Om du har slut på utrymme i din IBM Notes -e -post, men inte är redo att ta bort e -postmeddelanden, överväg att arkivera dem. Att arkivera e -postmeddelanden innebär att du kopierar meddelanden till en annan plats på din dator. Lär dig hur du arkiverar IBM Notes för att frigöra utrymme på ditt konto samtidigt som du sparar de ursprungliga e -postmeddelandena. Det hjälper också din dator och programvara att köra med högsta prestanda.
Steg
Steg 1. Begränsa din e -postfilstorlek
Behåll din e -postfilstorlek mindre än 500 MB. (Vissa organisationer kan kräva en striktare begränsning, till exempel 200 MB.)
- Kontrollera din datastorlek genom att gå till Arkiv, Databas, Egenskaper. I Lotus 8, gå till Arkiv, Program, Egenskaper.
- Klicka på fliken "i". Siffran efter "Diskutrymme" är hur mycket data du för närvarande har på IBM Notes.
Steg 2. Lär dig organisationens förutbestämda inställningar
Om du använder IBM Notes för skolan eller jobbet kan det redan finnas arkivinställningar. Detta hjälper organisationer att kontrollera mängden e -postmeddelanden per användare, liksom den allmänna prestandan för datorer inom organisationen. Om arkivinställningar redan är etablerade, prata med din tekniska systempersonal för att se om de kan ändras.
Steg 3. Bestäm dina önskade arkivinställningar
Du kan arkivera alla IBM Notes -e -postmeddelanden eller välja specifika. Du måste också bestämma hur ofta du vill att IBM Notes ska arkiveras.
- Öppna lämplig applikation (Mail).
- Gå till Åtgärder, Arkiv, Inställningar.
- Gå till fliken Kriterier och se till att "Standard för senast ändrad" är valt.
- Klicka på "ok" för att spara ändringarna.
- Se till att kriterierna är aktiverade.
Steg 4. Schemalägg automatiska arkiv
Schemaläggning av automatiska arkiv säkerställer att du arkiverar regelbundet och konsekvent. Det sparar dig också tid.
- Öppna lämplig applikation (Mail).
- Gå till Åtgärder, Arkiv, Inställningar.
- Gå till fliken Schema. Se till att "Schemalägg arkivering" är markerat.
- Välj lämplig tid och dag när din dator ska arkivera dina filer.
Steg 5. Arkivera IBM Notes manuellt
Även om du planerar automatisk arkivering kan du fortfarande arkivera manuellt när som helst.
- Öppna lämplig applikation (Mail).
- Öppna posten eller mappen som du vill arkivera.
- Gå till Åtgärder, Arkiv, Arkivera nu.
- Klicka på Ja för att arkivera enligt dina förutbestämda inställningar.
Steg 6. Arkivera med drag -och -släpp -metoden
Detta är helt enkelt ett annat sätt att manuellt arkivera IBM Notes.
- Öppna lämplig applikation (Mail).
- Öppna posten eller mappen som du vill arkivera.
- Välj lämpliga meddelanden.
- Dra meddelandena till önskat arkiv i navigeringsfönstret.
Steg 7. Visa arkiverade meddelanden
Även om du har arkiverat ett e -postmeddelande kan du fortfarande behöva komma åt det då och då. Arkivfilen kommer att efterlikna mapparna som du har konfigurerat i ditt IBM Notes -konto. Allt kommer att förbli organiserat som du har utformat det till.
- Öppna lämplig applikation (Mail).
- Klicka på Arkivera i navigeringsfönstret.
- Välj lämpligt arkiv (dvs. Standard för senast ändrad).
Tips
- Säkerhetskopiera viktiga mejl. Om du har viktiga e -postmeddelanden i IBM Notes ska du kopiera dem till en annan plats, till exempel en CD eller DVD. Detta ger dig en extra kopia om något händer med servern eller kopian som lagras på din dator.
- Ta bort gamla och onödiga meddelanden, särskilt om de innehåller bilagor. Detta hjälper också till att minska din datastorlek och hjälpa datorns prestanda.
