Arkivering är lagring eller bevarande av information. Organisationer konverterar pappersdokument till digitalt varje dag för att öka livslängden för dokument. Det, i kombination med den enorma mängden data som genereras av datorer idag, innebär att arkivering av dokument bara kommer att växa i betydelse. Om du vet hur du arkiverar dokument kan du frigöra utrymme så att din dator hanterar aktuella dokument mer effektivt.
Steg
Steg 1. Arkivera dokument i en zip -fil
Särskilt hjälpsamma med viktiga men sällan nödvändiga filer, zip -filer minskar det utrymme som dokument tar upp på din hårddisk.
- Markera helt enkelt filer som du vill konvertera till ett zip -format.
- Högerklicka med musen och välj sedan "Skicka till".
- Du vill skicka filerna till en "Komprimerad (zippad) mapp."
- Kontrollera att filerna verkligen finns där genom att dubbelklicka på zip-mappen. Om de är det kan du sedan radera originalfilerna.
Steg 2. Migrera dina dokument till ett separat lagringsmedium
Populära val för digital arkivering är externa band -enheter, externa hårddiskar eller tum -enheter.
Steg 3. Säkerhetskopiera dokument till en CD eller DVD om du har en CD- eller DVD -inspelare
Säkerhetskopior är ett annat sätt att arkivera, även om du förmodligen känner till den här metoden med ett annat namn - att bränna en skiva. Till exempel använder Windows ett Live File System och ett Mastered -format (bättre för kompatibilitet på andra enheter) för att kopiera filer till CD -skivor eller DVD -skivor.
- Sätt in en skrivbar CD eller DVD i datorns CD- eller DVD -inspelare för Live File System.
- När dialogrutan visas klickar du på "Bränn filer till dataskiva".
- Ge disken ett namn och klicka sedan på "Nästa".
- Vänta på en tom mapp för att skivan ska visas. Det betyder att skivan är formaterad och redo att kopiera filer.
- Öppna mappen med de dokument du vill arkivera och dra filerna till den tomma skivmappen.
- För Mastered -format, sätt in en skrivbar CD eller DVD i datorns CD- eller DVD -inspelare.
- När dialogrutan visas klickar du på "Bränn filer till dataskiva".
- Ge skivan ett namn och klicka på "Visa formateringsalternativ".
- Välj "Mastered" och klicka på "Next".
- Vänta på en tom mapp för att skivan ska visas. Det betyder att skivan är formaterad och redo att kopiera filer.
- Öppna mappen med dokument som du vill arkivera och dra dessa filer till den tomma skivmappen.
Steg 4. Skicka dokument till extern lagring
- Förutom att fungera som en plats för arkiverade filer, skyddar säkra lagringsplatser på plats data från katastrofer som brand och hårddiskfel.
- Eftersom så många företag erbjuder denna tjänst måste du kontakta ett företag direkt för att få detaljer om hur de fungerar och vilka garantier som ingår i arkivering av dokument utanför webbplatsen.
Steg 5. Använd programvara för digital arkivering
- En av de mest kända metoderna för att bevara utseendet på ett dokument är genom att skapa en PDF -fil. Denna programvara, som kallas Adobe Acrobat, erbjuds av Adobe och gör det enkelt att konvertera dokument till PDF -format från olika program. Det finns också flera gratisprogram som skapar dessa filer.
- Det faktum att specifikationerna är offentliga innebär att framtida versioner av Adobes programvara kommer att kunna läsa tidigare versioner av dokument.
- Dessutom är PDF -läsare lätt tillgängliga som en gratis nedladdning från Adobes webbplats.
Steg 6. Håll dig uppdaterad med teknik för att arkivera dokument
Med teknikens snabba utveckling kan det som är aktuellt idag vara föråldrat i morgon. Detta kan vara ett problem vid migrering av arkiverade filer till ett nytt system.
Tips
- Katalogiserade arkiverade filer så att du eller andra människor kommer att kunna hitta nödvändiga filer över tiden. Detta kan vara så enkelt som att namnge filer eller mappar med innehållsnamn och datum som filerna omfattar. Om du till exempel arkiverar företagsrekord kan du namnge en mapp "Företagsfiler första kvartalet 1997." I större system använder arkiv troligen metadata för katalogiseringsändamål.
- En annan anledning till att arkivera filer är att det ibland finns lagkrav som kräver att information sparas.
Varningar
- Multimediadata är ofta länkad till specifik hårdvara eller programvara och kanske inte är tillgängliga utanför egna system.
- En fara är risken för filkorruption. Se till att du använder ett väl testat system för att säkerhetskopiera din information.
- Att inte ha ett system för arkivering av dokument kan leda till oavsiktlig förlust av filer, särskilt om de raderas av misstag.
