Denna wikiHow lär dig hur du använder Microsoft Word för att skapa en faktureringsfaktura. En faktura är en specificerad lista över sålda produkter eller tjänster som du kan använda för att fakturera dina kunder. Det enklaste sättet att komma igång är att använda en av Microsofts kostnadsfria fakturamallar, men du kan också skapa en från ett tomt dokument.
Steg
Metod 1 av 2: Ladda ner en gratis mall
Steg 1. Öppna Microsoft Word för Windows eller macOS
Du hittar det i Start -menyn under Microsoft Office på en dator och i Ansökningar mapp på en Mac.
- Använd den här metoden för att snabbt och enkelt bygga en faktura från en färdiggjord mall. Mallar sparar dig besväret med att behöva ta reda på vad du ska inkludera, men kan anpassas efter dina behov.
- Du kan också ladda ner gratis Word -mallar från Microsoft Office -mallens webbplats. Det är bäst att inte ladda ner mallar från andra webbplatser, eftersom vissa kan innehålla virus.
Steg 2. Leta reda på mallens sökfält och välj Ny
Om du öppnar Word ska skärmen "Ny" visas automatiskt. På skärmen står "Nytt" högst upp och en sökfält visas med texten "Sök efter onlinemallar" inuti. Om du inte ser det här sökfältet klickar du på Fil -menyn längst upp till vänster och välj sedan Ny att ta upp det.
Steg 3. Skriv in fakturan i sökfältet och tryck på ↵ Enter
En lista med matchande resultat visas.
Steg 4. Klicka på en faktura för att se en förhandsvisning
En större version av fakturan visas tillsammans med en kort beskrivning.
- Om du bestämmer dig för att inte använda mallen klickar du på X högst upp i fönstret för att återgå till listan.
- Några fina, enkla alternativ är Faktura (tidlös) och den som precis heter Faktura.
Steg 5. Klicka på Skapa för att använda mallen
Det finns i mallens förhandsgranskningsfönster. Detta hämtar mallen och öppnar den automatiskt.
Steg 6. Ersätt den förfyllda informationen med din egen
Varje fält innehåller vanligtvis text som är avsedd att vägleda dig genom att fylla i fakturan. Du kan bara klicka på musen innan lite information, trycka på ← Backspace eller Delete för att bli av med vad som finns och skriva din egen information.
Förutom att fylla i ämnena kan du också lägga till fler detaljer på fakturan, till exempel en logotyp, extra fält eller speciella rader och färger
Steg 7. Spara din färdiga faktura
För att göra det, klicka på Fil välj Spara somoch spara sedan filen till önskad plats på din dator. När du har skapat fakturan kan du skriva ut eller skicka den till dina klienter.
Metod 2 av 2: Skapa en faktura från Scratch
Steg 1. Öppna Microsoft Word för Windows eller macOS
Du hittar det i Start -menyn under Microsoft Office på en dator och i Ansökningar mapp på en Mac.
- Använd den här metoden om du vill designa en faktura från grunden. Denna metod är bäst för dem som är skickliga i att använda Word -funktioner, inklusive att skapa rubriker och tabeller.
- Innan du skapar din egen mall, kolla in några exempel på fakturor online innan du börjar. Om din faktura är specifik för ditt företag, försök att söka efter din typ av företag och orden "provfaktura" för specifika exempel (t.ex. exempel doktorfaktura, frilansskrivare fakturaprov).
Steg 2. Klicka på Tomt dokument på skärmen "Nytt"
Om du inte ser skärmen "Ny" klickar du på Fil menyn och välj Ny nu.
Steg 3. Skapa en fakturahuvud
En rubrik som innehåller ditt företagsnamn, kontaktinformation och ordet "Faktura" ska visas någonstans nära dokumentets överkant. Du kan designa och stilisera denna information hur du vill, men försök att hålla den enkel och konsekvent med dina andra affärsmaterial.
Steg 4. Visa fakturadatum
Utfärdande och förfallodatum (om tillämpligt) bör vara synligt nära dokumentets överkant, helst mycket nära ordet "Faktura".
Om du vill infoga dagens datum snabbt klickar du på FÖRA IN fliken högst upp i Word, klicka på Datum Tid, och välj sedan ett datumformat. Var noga med att ta bort bocken från rutan "Uppdatera automatiskt" så att datumet inte ändras varje gång någon öppnar filen.
Steg 5. Nummerera fakturan
Varje faktura ska innehålla ett unikt nummer (i en sekvens) för dina poster. Sekvensen kan vara global (för alla klienter) eller per klient. Du kan lägga till detta i rubriken om du vill, men det kan verkligen placeras var som helst.
Om varje klient har sin egen faktureringsnummersekvens kan du inkludera klientens namn som en del av numret (t.ex. wikiHow1, wikiHow2 om klienten är wikiHow)
Steg 6. Lägg till klientens adress eller kontaktinformation
Inled detta med ordet "Till" (eller något liknande) som gör det uppenbart vem som åtalas.
Du kanske vill rikta fakturan direkt till en specifik person på ett företag eller till kundavdelningen
Steg 7. Skapa en detaljerad lista över sålda produkter eller tjänster
Det bästa sättet att göra detta är genom att skapa en tabell med flera rader och namngivna kolumner. Se hur du skapar en enkel tabell i Microsoft Word för att komma igång med tabeller.
Skapa kolumner för antal, artikel/tjänstnamn eller beskrivning, enhetspris/pris och totalpris för den inköpta kvantiteten. Se till att märka dessa kolumner med rubriker så att klienten förstår avgifterna
Steg 8. Visa det totala fakturabeloppet
Detta bör visas precis under listan över specificerade avgifter, helst med fet stil, så det är lätt att se.
- Om du tar ut försäljningsskatt bör du visa en delsumma av de specificerade avgifterna, med skatten listad under, med procentsatsen till vänster om skattebeloppet, sedan den justerade summan under det.
- Dubbelkolla din matte för att se till att den är korrekt.
Steg 9. Inkludera betalningsvillkoren
Du kan visa betalningsvillkoren antingen ovanför eller under faktureringsinformationen. Vanliga betalningsvillkor är "Förfaller vid mottagande", "Förfaller inom 14 dagar", "Förfaller inom 30 dagar" eller "Förfaller inom 60 dagar".
Du kanske också vill inkludera ett memo längst ner som täcker betalningsmetoder, allmän information eller bara ett tack till kunden för att du använder dina tjänster
Steg 10. Spara din färdiga faktura
För att göra det, klicka på Fil välj Spara somoch spara sedan filen till önskad plats på din dator. När du har skapat fakturan kan du skriva ut eller skicka den till dina klienter.
Tips
- När du har sparat ett fakturadokument kan du använda det som en mall för att skapa andra fakturor med alternativet "Nytt från befintligt" när du skapar en ny faktura. Du kan också spara dokumentet som en.dot- eller.dotx -mall för framtida mallanvändning.
- Ett annat sätt att visa fakturerings- och totalinformation är att ställa in den i en Microsoft Excel -arbetsbok och sedan klistra in en länk till den i din Word -faktura. När du uppdaterar kalkylarket högerklickar du på det inbäddade kalkylarket och väljer "Uppdatera länk" för att se ändringarna.
