Även om du kan skydda enskilda PDF -filer med lösenord kan det bli onödigt komplicerat om du skickar massor av filer. Med Adobe Acrobat kan du skapa det som kallas ett säkerhetskuvert. Detta är en PDF -fil som kan innehålla en mängd olika filer som bilagor. Alla dessa bilagor skyddas av ett enda lösenord.
Steg
Steg 1. Öppna verktyget Säkerhetskuvert i Acrobat Pro
Processen för detta varierar lite beroende på vilken version du använder. Du kan inte skapa säkerhetskuvert i den kostnadsfria Acrobat Reader.
- XI och DC - Klicka på Verktyg -menyn till höger i fönstret och välj "Skydd" → "Fler alternativ"/"Mer skydd" → "Skapa säkerhetskuvert".
- X och äldre - Klicka på knappen "Säker" i verktygsfältet och välj "Skapa säkerhetskuvert". Om du inte ser knappen "Säker" öppnar du menyn Avancerat och väljer "Säkerhet" → "Skapa säkerhetskuvert".
Steg 2. Lägg till filer som ska skickas i kuvertet
Din för närvarande öppna PDF-fil läggs till automatiskt och du kan lägga till andra filer du vill ha. Filerna som du lägger till behöver inte vara PDF -filer; du kan lägga till Word -dokument, Excel -kalkylblad och andra typer av filer.
Klicka på knappen "Lägg till fil att skicka" och bläddra efter de filer som du vill lägga till. Fler filer kommer att öka storleken på säkerhetskuvertfilen
Steg 3. Välj en kuvertmall
Acrobat levereras med tre olika kuvertmallar som du kan välja mellan, och du kan ladda ner mer online. Om du använder en Mac kanske du inte har några mallar att välja mellan. Utför följande steg i så fall:
- Öppna mappen Program och högerklicka på Adobe Acrobat.app.
- Välj "Visa paketinnehåll" och navigera sedan till/Applications/Adobe Acrobat DC/Adobe Acrobat.app/Contents/Resources/en.lproj/DocTemplates.
- Kopiera mallarna till en enklare plats, till exempel mappen Dokument.
- Tillbaka i fönstret Skapa säkerhetskuvert, klicka på "Bläddra" och välj din nya mallplats.
Steg 4. Välj hur du vill skicka kuvertet
Du kan välja att skicka den direkt, vilket öppnar din e -postklient efter att kuvertet har skapats. Om du väljer att skicka den senare skapar Acrobat kuvertfilen i PDF -format, så att du kan skicka den hur du vill.
Det är i allmänhet bäst att välja att skicka filen senare
Steg 5. Markera rutan "Visa alla policyer" och välj "Kryptera med lösenord
" Detta gör att du kan lägga till ett lösenord i kuvertet. Du uppmanas inte att skapa lösenordet förrän processen är klar.
Du kan välja att säkra med certifikat, men det här är en mer komplex process som kräver att du skapar krypterade certifikat för både dig och mottagaren. Detta är säkrare än ett lösenord, eftersom endast certifikatinnehavaren kan öppna filen, men kommer att förvirra de flesta du försöker skicka filen till. Håll dig till lösenord om du inte är under mycket strikta säkerhets- eller sekretessåtgärder
Steg 6. Ange din avsändarinformation
Du uppmanas att ange din avsändarinformation, som Acrobat använder för att fylla i mallen. Du kan markera "Visa inte igen" efter att du fyllt i detta för att spara det för framtida kuvert.
Steg 7. Granska dina inställningar och klicka på "Slutför
" Detta öppnar fönstret Lösenordsinställningar.
Steg 8. Markera rutan "Kräv ett lösenord för att öppna dokumentet"
Detta gör att du kan ange ditt lösenord.
Steg 9. Skapa ett lösenord för kuvertet
Nyare versioner av Acrobat kommer att betygsätta din lösenordsstyrka när du skriver den. Du uppmanas att ange det igen för att bekräfta det.
Steg 10. Välj din kompatibilitet (tillval)
De flesta användare kan lämna detta på "Acrobat 7.0" för maximal kompatibilitet. Om du vet att din mottagare använder Acrobat 6.0 kan du välja det istället. Om du vet att de använder XI eller nyare kan du välja det för ökad lösenordskryptering.
Säkerhetskuvert är inte kompatibla med 5.0 eller tidigare
Steg 11. Avsluta skapandeprocessen
Du kommer att varnas för att inställningarna inte träder i kraft förrän du har sparat filen.
Steg 12. Lägg sista handen på kuvertet
När du har slutfört skapandeprocessen ser du ditt säkerhetskuvert. Du kan gå igenom och göra ändringar i fälten och fylla i lämplig information. Du kan inkludera instruktioner för mottagaren i rutan "Till", men se till att du inte anger lösenordet här.
Steg 13. Spara filen
När du är klar sparar du filen på din dator. Den sparas som en vanlig PDF -fil. När filen har sparats kan du skicka den till vem som helst som en e -postbilaga eller ladda upp den till en molnlagringstjänst, och de behöver lösenordet för att öppna den.
