Även om människor faxar dokument med mindre frekvens än de en gång gjorde, kan du fortfarande behöva skicka ett fax då och då. Det finns fortfarande många bra skäl att skicka ett fax, särskilt om du skickar kontrakt eller om din mottagare inte har den teknik eller utrustning som behövs för att överföra papper på något annat sätt. Lyckligtvis kan du faxa dokument med hjälp av en faxmaskin, en dator eller till och med en smart telefon.
Steg
Metod 1 av 3: Använda en faxmaskin
Steg 1. Ställ in din fax
För att kunna skicka och ta emot fax med en faxmaskin måste du se till att din fax är ansluten till din fasta telefonanslutning.
- En särskild linje rekommenderas om du planerar att faxa ofta eftersom du inte kommer att kunna använda faxmaskinen och telefonen samtidigt.
- Du bör också se till att din faxmaskin har toner och papper om du planerar att ta emot fax.
- Om du inte har en faxmaskin hemma eller på jobbet kan du skicka en gratis från ditt lokala offentliga bibliotek. Du kan också gå till en butik som Kinko's eller UPS Store för att faxa dina dokument mot en avgift. Dessa alternativ fungerar bäst om du inte förväntar dig att skicka fax ofta.
Steg 2. Justera dina inställningar
Alla faxmaskiner är olika, men du har vanligtvis möjlighet att justera vissa inställningar. Läs din bruksanvisning för att lära dig mer om de specifika funktioner som finns tillgängliga på din maskin.
- Om du vill veta säkert att ditt fax överfördes, aktivera inställningen för bekräftelsessidan. När den här funktionen är aktiverad kommer maskinen att skriva ut en sida efter att du har skickat ett fax, vilket meddelar dig om den har överförts eller inte.
- Du kan också ställa in en faxrubrik, som är en textrad som visas högst upp i varje dokument du skickar. Den innehåller vanligtvis grundläggande information om vem faxet kommer från.
- Om du också planerar att ta emot fax kan du välja mellan automatiskt mottagningsläge eller manuellt mottagningsläge, vilket kräver att du accepterar varje inkommande fax.
Steg 3. Samla dina dokument
Genom att använda originaldokumenten istället för kopior får mottagaren ett dokument som är renare och lättare att läsa.
Använd ett försättsblad ovanpå sidorna som du kommer att faxa. Omslaget ska innehålla information som avsändarens namn och faxnummer, mottagarens namn och faxnummer, datum och antalet sidor som ingår i faxet
Steg 4. Lägg dina dokument i maskinen
Många maskiner har både en pappersmatare och en plattskärm. Om du bara har en sida kan du använda båda funktionerna. Om du har flera sidor fungerar pappersmataren vanligtvis bättre.
- När du använder pappersmataren kan du infoga alla dina sidor samtidigt. Faxmaskinen ska ha en ikon som anger vilken riktning papperet ska vända i pappersmataren. Vissa faxmaskiner erbjuder också möjlighet att skanna och faxa båda sidor av ett dokument, så kolla i din bruksanvisning om detta är möjligt på din maskin.
- När du använder plattskärmen lyfter du locket på maskinens ovansida och placerar dokumentet med framsidan nedåt på glasskärmen. Se till att du kantar ditt dokument med markeringarna på skärmen och stänger locket innan du fortsätter.
Steg 5. Ange faxnumret
När du anger numret, se till att inkludera riktnummer, landskod och alla nummer som du behöver ringa ut. Du bör ange numret precis som du skulle göra om du skulle ringa numret med en telefon.
Steg 6. Tryck på skicka -knappen
Efter några sekunder hör du att maskinen börjar sända faxet och papperet börjar matas in i faxmaskinen.
Knappen på din maskin kan säga "gå" eller "faxa" istället för "skicka"
Steg 7. Leta efter ett bekräftelsemeddelande
Vissa datorer visar ett meddelande på skärmen för att meddela dig om ditt fax har skickats. Om du har konfigurerat dina inställningar för att få utskrivna bekräftelser kommer din maskin att skriva ut en sida som beskriver faxets status.
Metod 2 av 3: Faxa med en dator
Steg 1. Välj ett program
När du skickar ett fax från en dator har du möjlighet att använda programvara som är installerad på din dator eller en onlinetjänst.
- Vissa operativsystem har program som låter dig skicka fax. Windows 7 har till exempel ett verktyg som heter Fax och skanning, vilket gör att du kan skicka ett fax utan en faxmaskin.
- För att kunna använda datorprogramvara måste du ansluta datorn till en telefonlinje. Om detta inte är möjligt, försök istället använda en onlinetjänst.
- Det finns flera onlinetjänster tillgängliga, inklusive MyFax, eFax och FaxZero. Vissa är gratis, vissa kräver ett abonnemang eller medlemskap, och vissa tjänster kommer att be dig att betala per fax.
Steg 2. Öppna programmet och skapa ett nytt fax
Varje program är unikt, men du bör se ett alternativ som heter "skapa nytt fax" eller något liknande.
Steg 3. Bifoga dina dokument
För att faxa dokument med en dator måste du ladda upp dem till ditt meddelande. Du bör se en knapp som säger "ladda upp dokument" eller något liknande.
- Om du har elektroniska dokument kan du söka efter dem på din dator och bifoga dem till ditt meddelande.
- Om du har pappersdokument måste du använda en skanner för att digitalisera dem. Om du inte har en skanner kan du också ta en bild av dokumenten och antingen skicka den till dig själv eller ladda upp bilden direkt till din dator.
Steg 4. Ange faxnummer och ett meddelande
Skriv ett kort meddelande till din mottagare i det utrymme som finns på skärmen, precis som om du skulle skicka ett e -postmeddelande. Detta kommer att fungera som ditt omslag, så det finns ingen anledning att bifoga ett separat omslag. Du måste också ange mottagarens faxnummer i fältet TILL.
Du kan också bli ombedd att skriva in en bekräftelsekod för att bevisa att du inte är en robot
Steg 5. Tryck på skicka
När du har bifogat dina dokument, skrivit ditt meddelande och angett mottagarens faxnummer trycker du på skicka -knappen och du är klar.
Metod 3 av 3: Använda en mobiltelefon eller surfplatta
Steg 1. Ladda ner en app
Det finns en mängd olika mobilappar tillgängliga för telefoner och surfplattor som gör att du kan skicka fax precis som du skulle från din dator. Vissa appar är gratis, medan andra kan ta ut en avgift. Populära appar inkluderar Files Anywhere, Fax Burner och JotNot Fax.
Vissa appar ger dig ett tillfälligt faxnummer, vilket kanske inte är idealiskt om du planerar att skicka och ta emot ofta
Steg 2. Öppna appen och välj ditt dokument
När du öppnar appen på din mobila enhet uppmanas du att skapa ett nytt fax. Det första du behöver göra är att välja det dokument som du vill faxa.
- Om ditt dokument sparas lokalt på din enhet, i din e -post eller i en molnlagringstjänst som DropBox, bör du kunna söka efter och ladda upp ditt dokument från appen.
- Om du har ett pappersdokument kan du använda din telefon eller surfplatta för att ta en bild av ditt dokument och bifoga det till ditt meddelande.
Steg 3. Ange faxnummer och ett meddelande
Skriv ett meddelande till din mottagare, precis som om du skulle skicka faxet från en dator. Var noga med att ange mottagarens faxnummer i TO -fältet i ditt meddelande.
Steg 4. Tryck på skicka
När du har bifogat dina dokument, skrivit ditt meddelande och angett mottagarens faxnummer trycker du på skicka -knappen och faxet skickas.
Tips
- Uppgradera till en allt-i-ett-skrivare om du vill kunna faxa hemifrån eller på kontoret utan att ladda ner programvara, ladda upp dokument till en webbplats eller köpa en separat faxmaskin. Du behöver fortfarande en telefonanslutning.
- Om du har ett konto med en online -faxtjänst som RingCentral eller eFax kan du använda ditt konto för att skicka fax direkt från Gmail. Allt du behöver göra är att ange faxnumret du vill skicka till följt av @domainname.com i fältet TILL. Om du till exempel använder eFax anger du [email protected].
- Faxmaskiner fastnar ibland och sidor fastnar ibland. Om detta händer måste du skicka ditt dokument igen.
