Om du måste lämna kontoret en stund, eller om du planerar att åka iväg på semester, kanske du vill låta de som skickar e -post till dig veta att du är borta. Om du har ett Exchange-konto kommer Outlook med den inbyggda funktionen. Om du inte har ett Exchange -konto kan du fortfarande svara automatiskt på e -postmeddelanden genom att skapa några regler. Följ den här guiden för att konfigurera dina automatiska svar, oavsett om du har ett Exchange -konto eller inte.
Steg
Metod 1 av 4: Outlook 2010/2013
Steg 1. Slå på automatiska svar
Välj en Exchange -mapp. Välj mappen från din meddelandebutik. Du måste ha en Exchange -mapp vald för att kunna se alternativet Automatiska svar. Öppna menyn Automatiska svar (Out of Office). Du hittar detta genom att klicka på fliken Arkiv och sedan välja fliken Info.
Steg 2. Konfigurera dina svar
Markera rutan Skicka automatiska svar på menyn Automatiska svar. Du kan justera tiden som assistenten är aktiv genom att markera rutan och ställa in tid och datumintervall.
Steg 3. Skriv dina svar
För e -postmeddelanden som skickas från din utbyteserver använder du fliken Inuti min organisation. Om du vill ha svar på e -postmeddelanden från någon annan använder du fliken Utanför min organisation. När du är nöjd med dina svar klickar du på OK.
Steg 4. Inaktivera automatiska svar
Om du anger ett datumintervall för dina automatiska svar slutar assistenten automatiskt när datumintervallet är över. Om du inte ställde in ett intervall fortsätter det tills du öppnar menyn Automatiska svar och väljer "Skicka inte automatiska svar."
Metod 2 av 4: Outlook 2007
Steg 1. Slå på Office Assistant
Klicka på fliken Verktyg. På menyn Verktyg väljer du Out of Office Assistant. Markera kryssrutan "Skicka från kontoret automatiska svar." Du kan justera tiden som assistenten är aktiv genom att markera rutan och ställa in tid och datumintervall.
Steg 2. Skriv dina svar
För e -postmeddelanden som skickas från din utbyteserver använder du fliken Inuti min organisation. Om du vill ha svar på e -postmeddelanden från någon annan använder du fliken Utanför min organisation. När du är nöjd med dina svar klickar du på OK.
Steg 3. Inaktivera Out of Office Assistant
Om du anger ett datumintervall för dina automatiska svar slutar assistenten automatiskt när datumintervallet är över. Om du inte ställde in ett intervall fortsätter det tills du öppnar menyn Automatiska svar och väljer "Skicka inte out-of-auto-svar".
Metod 3 av 4: Outlook 2003
Steg 1. Slå på Office Assistant
På menyn Verktyg väljer du Out of Office Assistant. Markera rutan "Jag är för närvarande ute av kontoret."
Steg 2. Skriv dina svar
I rutan "Autosvar endast en gång till varje avsändare med följande text:" anger du det svar som du vill svara med.
Steg 3. Lägg till regler
Du kan lägga till regler i din assistent, till exempel att vidarebefordra meddelanden från vissa avsändare till en annan mottagare. Klicka på knappen Lägg till regel … för att konfigurera en anpassad regel. Du kan till exempel skapa en regel som vidarebefordrar e -post från en specifik klient till din partner så att de viktiga e -postmeddelandena inte missas när du är borta.
Steg 4. Inaktivera Out of Office Assistant
Out of Office Assistant fortsätter tills du öppnar menyn Automatiska svar och väljer "Skicka inte out-of-auto-svar".
Metod 4 av 4: Skicka ett autosvar utan ett Exchange-konto
Steg 1. Skapa din mall
Utan ett Exchange -konto är alternativen för automatiska svar inte tillgängliga. Det är fortfarande möjligt att skapa ett automatiserat svar med hjälp av en mall och några regler. Börja med att skapa ett nytt e -postmeddelande. Detta är mallen för ditt automatiska svar.
- Välj ett ämne som kortfattat förklarar situationen. Till exempel "Från kontoret till". Du kan också skriva orden”autosvar” i ämnet för att omedelbart meddela mottagaren att svaret är automatiserat.
- Skriv ett kort meddelande. Skriv i e -postmeddelandet ett allmänt meddelande som kan gälla alla som tar emot det. Låt mottagaren veta hur man når dig eller vem du ska kontakta.
Steg 2. Spara din mall
När du är nöjd med meddelandet klickar du på Spara som … I rullgardinsmenyn "Spara som typ" väljer du Outlook -mall. Detta sparar filen som en mall som laddas in i Outlook.
Steg 3. Skapa reglerna
För att autosvaret ska fungera korrekt måste du definiera några regler för att automatisera processen. I Office 2003/2007 klickar du på Verktyg -menyn och väljer Regler och varningar. I Office 2010/2013 klickar du på fliken Arkiv, väljer Info och klickar sedan på Regler och varningar. Detta öppnar menyn för e-postregler.
- Klicka på knappen Ny regel. Du kommer att bli ombedd att välja en mall. I avsnittet "Starta från en tom regel" väljer du "Kontrollera meddelanden när de kommer." Klicka på Nästa.
- Definiera vilka meddelanden som ska besvaras. Om du vill svara på alla meddelanden som du får i din inkorg markerar du rutan "där mitt namn finns i rutan Till". Du kan begränsa det genom att ange specifika sändningar eller e -postmeddelanden med specifika ord i ämnet eller kroppen. Klicka på Nästa när du har gjort dina val
- Ladda din mall. Markera rutan "svara med en specifik mall" i nästa fönster för att ladda meddelandet som du skapade tidigare. Klicka på länken i rutans beskrivning för "en specifik mall". Detta öppnar en dialogruta där du frågar var du ska leta efter mallar. Välj "Användarmallar i filsystemet". Öppna meddelandet som du skapade tidigare.
- Ställ in dina undantag. När mallen har laddats kan du definiera instanser när du inte vill att svaret ska skickas, till exempel till en specifik mottagare eller för specifika typer av meddelanden. Klicka på Nästa när du har gjort dina val.
- Namnge din regel. Innan du kan slutföra måste du ange ett namn för din regel. Användare något som är lätt att komma ihåg så att du snabbt kan inaktivera regeln i framtiden. Markera rutan "Slå på denna regel" för att aktivera regeln och klicka sedan på Slutför.
Steg 4. Inaktivera regeln
När du har återvänt till kontoret kan du inaktivera regeln genom att öppna menyn Regler och varningar igen. Välj Out -Office -regeln som du skapade från din lista med aktiva regler och klicka sedan på knappen Ta bort.
Video - Genom att använda denna tjänst kan viss information delas med YouTube
Tips
- Organisation definieras vanligtvis som ditt företag och inkluderar personer som har ett Exchange Server-konto i ditt e-postsystem.
- Verktygsmenyn visas i huvudfönstret i Outlook. Huvudfönstret är samma fönster som visas när du startar Outlook och innehåller menyerna Arkiv, Redigera, Visa, Gå, Verktyg, Åtgärder och Hjälp. Det finns ingen verktygsmeny i fönster där du skapar eller visar objekt som e-postmeddelanden, kontakter eller uppgifter.
- När kryssrutan Autosvar till personer utanför min organisation är markerad visas fliken Utanför min organisation (På) bredvid fliknamnet.
- Kontakten måste finnas i mappen Exchange Server -kontakter. Om kontakten bara finns i en mapp som är en del av en personlig mappfil (.pst) skickas inte autosvarmeddelandet.
