Excel är ett superhjälpsamt program, men dess olika funktioner kan verka överväldigande! Oroa dig inte. Det finns massor av tips och tricks du kan använda för att hjälpa dig att slutföra ditt arbete snabbt. Du kan öka din skicklighet genom att lära dig en ny uppsättning knep. Du kan också lära dig att använda pivottabeller för att bättre analysera dina data. Slutligen, spendera lite tid på att utforska nya funktioner. Det finns många sätt att snabbt bli en excellmästare!
Steg
Metod 1 av 4: Inlärningstrick och tidsbesparingar
Steg 1. Använd kortkommandon för att navigera snabbare
Implementera kortkommandon och klipp ut den tid det tar att använda musen. Om du till exempel håller ned ctrl -tangenten medan du klickar på en pilknapp markerar du alla celler i slutet av kalkylarket. Kolla hur mycket snabbare du kan arbeta utan musen!
- Förvandla siffror till valuta genom att trycka på ctrl, shift och $ samtidigt.
- Konvertera siffror till datum genom att trycka på ctrl, shift och # samtidigt.
- Byt sidor snabbt genom att hålla nere ctrl medan du slår sidan uppåt eller nedåt, längst upp till höger på tangentbordet.
- Generellt har Excel för Mac uppdaterats så att det mycket liknar Excel för Windows. Om du stöter på problem med dessa genvägar kan du kontrollera instruktionerna för just ditt program.
Steg 2. Gå till menyn Sortera med en genväg:
kommando, skift, r. Excel erbjuder anpassade listor i menyn Sortera. Du kan välja att ordna dina produkter levererade efter vecka, månad eller prioritet, till exempel. När du har öppnat den här menyn kan du klicka på öppna rullgardinsmenyn "Sortera efter". Där kan du se ett brett utbud av alternativ baserat på ditt eget kalkylblad. Hur användbart är det?
Steg 3. Tryck på alt="Image" och nedåtpilen för att komma till filtermenyn
Denna genväg låter dig komma till filtermenyn ännu snabbare! Du kommer att se rullgardinsmenyer som låter dig välja och välja vad du vill markera i ditt kalkylblad. Du kan också använda flera andra kortkommandon för att använda filter ännu mer effektivt:
- Tryck på ctrl, shift, L för att slå på eller av filter.
- Tryck på ALT, nedåtpilen för att visa Filter -rullgardinsmenyn.
Steg 4. Leta reda på Snabbanalys i nedre hörnet
Du kan snabbare göra grundläggande analyser utan att behöva söka efter den funktion du vill ha. Snabbanalys har en liten meny längst ned till höger i kalkylarket. I den här menyn hittar du massor av verktyg som kan användas för att dra ihop olika delar av din data. Denna tidsbesparare hindrar dig från att behöva söka efter specifika funktioner-många av dem finns i den här menyn.
Steg 5. Gå till Infoga> Diagram för att hitta nya diagram
Diagram kan få din data att se mycket mer intressant ut! Fastna inte i en rutin för att använda samma gamla cirkeldiagram. Imponera på din chef och leva upp dina data med hjälp av hierarkiska diagram som trädkarta. Detta visar dina data som en kvadrat (hela din data) som består av mindre rektanglar som representerar de enskilda komponenterna i din data.
Ett annat nyare diagram är vattenfallet, som illustrerar hur delar av data bidrar till helheten. Du kan också hitta den här i diagram
Steg 6. Gör solida förutsägelser med ett-klicksprognoser
Detta verktyg får dig att känna dig som ett proffs. Välj de data du vill analysera. Gå till fliken Data och gå in i gruppen Prognos. Välj prognosblad och utforska alternativen i dialogrutan.
- Till exempel kan du välja att få din information att visas antingen som ett rad- eller stapeldiagram.
- Du kan också välja alternativ för prognoser beroende på säsong.
Metod 2 av 4: Använda pivottabeller
Steg 1. Gå till Data i Excel och välj Pivottabeller
Att behärska pivottabeller kan vara en riktig spelväxlare för Excel -användare. Pivottabeller hjälper dig att omorganisera dina data och titta på den på olika sätt. Excel fyller i dina data automatiskt, men du kan flytta runt det som du vill. När du har skapat bordet kan du välja hur du vill organisera det genom att välja ett av fyra alternativ:
- Rapportfilter, som låter dig bara titta på vissa rader.
- Kolumnetiketter, som kan fungera som dina rubriker.
- Radetiketter, som du kan använda för att namnge dina rader.
- Värde, som låter dig välja om du vill räkna eller summera dina data och erbjuder olika andra manipulationer.
Steg 2. Lägg till flera rader och kolumner samtidigt
När du tittar på ditt bord kan du välja vilka rader eller kolumner du vill lägga till. Markera raderna/kolumnerna du vill infoga, högerklicka och välj "Infoga". Detta sparar tid eftersom det är mycket snabbare än att lägga till enskilda kolumner eller rader.
Steg 3. Dela ner din data med filter
När du klickar på fliken Data i kalkylarket väljer du "Filter". Du kan sedan välja om du vill se dina kolumner i fallande eller stigande ordning genom att klicka på pilen bredvid kolumnrubriken. Du kan också göra detta för att välja vilka rader du vill visa.
Steg 4. Markera den kolumn du vill transponera
I vissa fall kanske du vill ändra din data från rader till kolumner, eller vice versa. Markera raden eller kolumnen som du vill ändra och högerklicka. Välj sedan "Kopiera". Markera cellen där du vill starta din nya rad eller kolumn. Högerklicka sedan och välj "Klistra in special". Ett nytt alternativ visas och du kan klicka på "Transponera".
Steg 5. Markera en rad eller kolumn för att ta bort dubbletter
Om du arbetar med en stor datamängd kan du ha mycket upprepning i dina data. Markera raden eller kolumnen som du vill förfina och markera den. På fliken Data, titta under "Verktyg" och välj "Ta bort dubbletter."
En popup kommer att be dig bekräfta vilken data du vill manipulera. Välj igen "Ta bort dubbletter."
Metod 3 av 4: Lägga till nya formler och funktioner till din repertoar
Steg 1. Använd verktyget Infoga formel
Var inte rädd för att prova några nya formler. Om du vill ange en funktion markerar du cellen som innehåller funktionen. Klicka sedan på fliken Formel i menyfliksområdet högst upp i kalkylarket och välj "Infoga funktion". Om du vet den exakta formeln du vill använda kan du skriva in den. Du kan också skriva sökord som "räkna celler". Excel kan hjälpa dig att hitta den formel du behöver, vilket är riktigt bra.
Steg 2. Öva på att använda SUMPRODUCT i Excel
Denna funktion används för att multiplicera matriser eller intervall och ge dig summan av produkten. Syntaxen är: = SUMPRODUCT (array1, [array 2], …)
Det finns olika funktioner inom SUMPRODUCT. Till exempel, om du behöver lägga till bottenvärdena för dina data, kan du välja funktionen LILLA inom funktionen SUMPRODUCT
Steg 3. Använd funktionen RÄTTA
Detta är användbart om du vill bestämma hur många gånger ett tal eller ord visas i kalkylarket. Formeln är = COUNTIF (intervall, kriterier).
Till exempel, om du ville veta hur ofta ordet "Kalifornien" visas, skulle du skriva = RÄNTA (B: B, "Kalifornien")
Steg 4. Använd VLOOKUP för att kombinera data
Du kan tänka dig att VLOOKUP liknar att använda en telefonbok för att använda en persons namn för att hitta deras telefonnummer. Med denna funktion kan du titta på en del information och hitta dess motsvarande värde i samma eller olika rad eller kolumn.
- Du kanske tycker att du vill kombinera två eller flera kalkylblad till 1. Kontrollera först att du har minst en kolumn som är helt identisk i båda kalkylarken. Formeln är: = VLOOKUP (uppslagsvärde, tabellmatris, kolumnnummer, [intervalluppslagning]).
-
Till exempel, när du matar in dina egna variabler kan det se ut så här:
- = VISNING (C2, Ark2! A: B, 2, FALSKT)
- Detta skulle vara till hjälp om du hade ett artikelnummer för en utrustning och behövde veta priset på delen.
Metod 4 av 4: Konsultera andra resurser för att lära dig mer
Steg 1. Vänd dig till Mr Excel för knepiga problem
Även en Excel -expert kan stöta på problem. Det är okej! Excel har så många funktioner, det skulle vara ganska svårt att känna dem alla. Om du befinner dig fast, gå bara till www.mrexcel.com. Först kan du försöka hitta svaret på din fråga på anslagstavlorna. Andra användningsområden kan verkligen hjälpa dig.
Om du behöver experthjälp kan du anmäla dig till konsult från Mr. Excel. Du kanske måste spendera lite pengar, men du kommer sannolikt att få en skräddarsydd lösning som verkligen kan hjälpa dig
Steg 2. Ta en gratis onlinehandledning
Oavsett om du letar efter nya genvägar eller bara vill förvånar din chef med nya färdigheter, kan en handledning verkligen hjälpa dig att få ett ben upp. GCF Learn Free erbjuder en riktigt grundlig kurs som hanterar en mängd olika Excel -frågor. Du kan lära dig hur du snabbare använder What-If-analys och se exempel på hur du använder många olika formler.
Steg 3. Gör en snabb internetsökning för att hitta en klass i ditt område
I din sökmotor skriver du bara "excel class" och var du bor. Du kan till exempel skriva "excel class in Chicago". Mot en avgift kan du registrera dig för personliga eller online klasser. Du kommer att kunna be en expertinstruktör visa dig de senaste knepen.
Tips
- Du kan gå kurser i Excel online eller personligen på din lokala community college.
- Du kanske också tycker att det är användbart att ladda ner några Excel -mallar och öva på att använda dina nya färdigheter.
