Om du har jobbat ett tag vet du förmodligen hur viktiga e -postmeddelanden är. Eftersom det inte finns något sätt att förmedla ton eller kroppsspråk över internet, är det lätt att misstolka någons budskap när du ser det på en skärm. Fortsätt läsa för att lära dig hur du kan skriva e -postmeddelanden som är tydliga, koncisa och effektiva i en professionell miljö.
Steg
Metod 1 av 10: Skriv mejl när du kan fokusera
Steg 1. Om du är distraherad kanske din e-postadress inte är lika bra
När du har ett e -postmeddelande att skriva, försök att sitta oavbrutet när du inte tänker på en miljon andra saker. Ditt skrivande blir tydligare och du kommer att kunna fokusera på din grammatik, ton och övergripande budskap.
- Detta är särskilt viktigt om din e -postmeddelande går ut till flera personer.
- Skriv mejl i ett tyst rum och lägg undan din telefon och andra störningar.
Metod 2 av 10: Ställ in tonen med dina första ord
Steg 1. Din inledningsfras kan ha stor inverkan
Om du vill att din ton ska vara lätt och avslappnad, öppna upp med något som: "Hej Jessica! Hoppas du haft en bra helg.” Om du vill hålla det lite mer professionellt, säg bara något som "Hej David."
Försök att undvika allt för täppt, som "Dear Robert." Det verkar lite opersonligt
Metod 3 av 10: Håll dina mejl korta
Steg 1. Långvariga meddelanden tenderar att förvirra din mottagare
Försök att vara kort och koncis, om möjligt. Håll dina meningar korta och lägg inte till för mycket detaljer-om du skriver mer än 1 eller 2 stycken bör du förmodligen ge människor informationen via videochatt eller personligen.
- Försök att komma till saken snabbt och undvik att skriva massor av trevligheter.
- Människor tenderar att läsa e -postmeddelanden i korta skurar. Om du lägger till för mycket information är chansen stor att en del av den går vilse.
- Håll dina mejl korta, men försök att undvika trubbiga meningar eller svar på ett ord. De kan verka lite oförskämda, särskilt över en datorskärm.
Metod 4 av 10: Ange vad du behöver tydligt
Steg 1. Om du begär något, se till att det är förståeligt
Slå inte runt bush-state vad du behöver tydligt och direkt så det finns inget missförstånd. Om det finns en tidslinje, var noga med att inkludera det också. Var dock noga med att hålla din ton ljus. Till exempel:
- "Jag behöver den månatliga lägesrapporten i min inkorg senast måndag kväll."
- "Om du kunde få det teamets feedbackformulär till mig i slutet av veckan, skulle det vara bra."
Metod 5 av 10: Organisera dina tankar med stycken
Steg 1. Det hjälper människor att enkelt läsa informationen
När du flyttar till ett nytt ämne, separera det med ett nytt stycke så att din e -post kan skimmas. Det hjälper din läsare att snabbt skanna meddelandet för att hitta de delar som är mest relevanta för dem.
Använd ord som "också", "nästa" och "slutligen" för att börja dina stycken
Metod 6 av 10: Lägg till en specifik ämnesrad
Steg 1. Låt folk veta vad exakt e -postmeddelandet handlar om
Se till att ditt ämne är specifikt; till exempel, istället för att skriva "Rapport", prova något liknande "Månadsplaneringsrapport: juni 2021". Dina kollegor kommer mer sannolikt att öppna den och läsa den om de vet att det är viktigt och relevant för dem.
Detta hjälper också till att hålla dina e -postmeddelanden borta från skräpposten
Metod 7 av 10: Korrekturläsning för stavfel
Steg 1. Fel kan verkligen kasta bort ditt budskap
Medan de flesta stavningskontrollanter kommer att få felstavade ord, kommer de inte att kunna få fel ordval eller någons felstavade namn. Du bör också läsa igenom saknade skiljetecken eller grammatiska fel, eftersom de kan få läsaren att tro att du inte bryr dig. Använd 2 till 3 minuter på att läsa ditt e -postmeddelande innan du skickar det för att se till att det inte finns några uppenbart uppenbara fel.
I en professionell miljö är det mycket viktigt att stava någons namn korrekt. Ta en minut att dubbelkolla att du har det rätt innan du skickar det för att undvika besvär i framtiden
Metod 8 av 10: Läs om dina e-postmeddelanden för ton
Steg 1. Tänk på hur dina mottagare kommer att läsa ditt meddelande
Något som "Låt oss prata senare" kan tyckas oskyldigt för dig, men din kollega som läser det kan tro att de har problem eller att du är arg. Ändra det till något i stil med "Har du tid att chatta senare om kommande ändringar i rapporten?" för att vara lite tydligare.
- Använd aldrig alla kepsar i dina mejl! Att skriva en mening i caps lock brukar ses som att man skriker åt någon genom en datorskärm.
- Istället för något som: "Skicka in dina ändringar senast i morgon bitti." prova något liknande,”Eftersom tidsfristen är i morgon eftermiddag, behöver jag dina ändringar senast i morgon bitti. Låt mig veta om den tidslinjen fungerar för dig.”
Metod 9 av 10: Pausa innan du svarar på ett inflammatoriskt e -postmeddelande
Steg 1. Om du får ett mejl som får dig att känna dig arg, ta en sekund för att andas
Räkna till 10 (eller 1 000) tills du känner dig lugn istället för att skapa ett skärande svar. Läs sedan om e-postmeddelandet för att se om det faktiskt är kränkande eller inte. Chansen är stor att du kanske har missuppfattat meddelandet lite, och det är faktiskt inte så illa.
Om du fortfarande känner att du behöver skapa ett ilsket svar, vänta i 24 timmar innan du skickar det. Besök sedan ditt svar efter en dag för att se om du fortfarande vill skicka det eller inte
Metod 10 av 10: Ge människor nytta av tvivel
Steg 1. Det är svårt att förmedla en positiv ton i ett mejl
Om du läser något en kollega skickade dig och du blir direkt förolämpad, ta ett steg tillbaka och läs om vad de skrev. Försök att fråga dig själv om det finns något annat sätt att tonen kan tolkas-är detta mejl faktiskt oförskämt, eller är de bara trubbiga?
Till exempel kan någon skriva, "Jag behöver den rapporten senast ikväll." Vid första anblicken verkar detta lite kallt och känslosamt. Det är dock inte nödvändigtvis oförskämt, det är bara sakligt och kort
Tips
E-postmeddelanden ses ofta som icke-brådskande. Om du behöver ett svar direkt, försök prata med din kollega personligen eller via videochatt istället
Varningar
- Även om emojis och uttryckssymboler anger ton, använd dem inte för ett professionellt e -postmeddelande.
- Skicka inte förolämpande eller upprörande mejl, särskilt inte till en person som du inte känner särskilt väl.
