Oavsett om du är en ung piskare som aldrig har hört talas om ett fax tidigare, eller om du har varit runt kvarteret men bara har glömt det, måste du förmodligen veta hur du skickar ett fax någon gång. Tänk på att det finns ett antal variationer mellan faxmaskiner, så du bör läsa handboken eller instruktionerna för din personliga maskin om du har dem till hands. Att använda de flesta maskiner kräver att du sätter in ett personligt brev, ringer faxnumret och skickar ditt fax på väg.
Steg
Metod 1 av 2: Innan du skickar faxet
Steg 1. Skapa personligt brev
Faxmaskiner delas ofta av kontor eller flera personer på ett kontor. Eftersom alla kan se ett fax skickat till en faxmaskin är det en bra idé att inkludera ett personligt brev. Detta säkerställer att ditt fax kommer till rätt person.
Omslaget innehåller information som mottagarens namn, faxets innehåll och hur många sidor det innehåller. Det bör också innehålla avsändarens information, till exempel namn och faxnummer, så att mottagaren vet vem den kom från och kan svara om det behövs
Steg 2. Slå faxnumret
Därefter måste du slå faxnumret, precis som på en telefon. På de flesta nya faxapparater behöver du inte slå riktnummer för ett lokalt nummer men är fortfarande nödvändigt för långväga nummer. Vissa faxmaskiner kräver riktnummer oavsett plats. Kontrollera eller fråga om din maskin.
- Landskoden (nummer 1 för amerikanska telefoner och faxnummer) kommer också ibland att behöva slås före lokala nummer men bara när riktnummer också krävs. Landskoden är nästan alltid nödvändig för att slå långdistansnummer.
- Du kommer ofta också att behöva slå 9 innan du ringer långdistansnummer. Kontrollera specifikationerna för eller fråga om din individuella faxmaskin.
- Se till att numret du använder är faxnumret och inte telefonnumret till den du försöker nå. Ofta kommer siffrorna att listas bredvid varandra på visitkort och det är lätt att läsa fel eller titta på fel nummer.
Steg 3. Bestäm utfodringsmetoden
När du lägger in materialet som ska faxas i maskinen måste du placera dem i rätt riktning. Papperet kommer att skannas, så om papperet vänder åt fel håll skannas bara baksidan och faxet du skickar blir tomt. Se till att pappren vänder mot höger sida uppåt innan du skickar faxet.
-
Olika faxmaskiner matar på olika sätt. Till hjälp är alla faxmaskiner märkta med rätt riktning för att placera pappren. Någonstans nära området där du matar in papperet, leta efter en symbol för ett pappersark med ett hörn nedfält. Du kommer att se på denna symbol att den ena sidan av arket har linjer och den andra sidan är tom.
- Om det nedfällda hörnet har linjerna betyder det att arken måste matas in i faxmaskinen med den tomma sidan mot dig.
- Om det vikta hörnet är tomt betyder det att du måste mata maskinen med papperets framsida mot dig.
Steg 4. Faxa rätt material
Faxmaskiner fungerar bäst med papper i standardstorlek. Att skicka något i en icke-standardstorlek kanske inte fungerar eller att det kan fastna eller skada din faxmaskin. Om du behöver skicka något av en icke-standardstorlek, till exempel en kvittokopia, vill du först kopiera varan och faxa kopian istället.
Det vanligaste pappersformatet för faxmaskiner, som med skrivare, är A4 eller amerikansk brevpapper
Metod 2 av 2: Skicka faxet
Steg 1. Använd faxmaskinen för att skicka faxet
När du har gjort allt som anges ovan är du redo att skicka faxet. Med papperet rätt isatt och numret slaget är du redo att trycka på skicka. Denna knapp är vanligtvis stor och välmärkt. Det är allt! Du har skickat ditt fax!
Du kommer att märka att efter att du har tryckt på skicka kommer maskinen att avge en rad pip och virvlande ljud. Det här är normalt. Dessa ljud är hur faxmaskinerna kommunicerar med varandra. När ett fax har gått igenom hörs vanligtvis ett långt och tydligt pip efter några minuter. När ett fax stöter på ett problem och inte går igenom kommer du vanligtvis att höra att det gör en fruktansvärd sorts dödsintresse. Om du hör detta hemska ljud bör du kontrollera faxmaskinen för att bedöma problemet
Steg 2. Använd internet för att skicka ett fax
Det är också möjligt att använda internet för att skicka material till en faxmaskin. Det finns ett antal tjänster som kan användas, varav de flesta kostar pengar. Detta kan dock vara en klok investering om du inte skickar fax särskilt ofta och inte vill köpa en faxmaskin eller handla med tjänster som FedEx.
- PamFax är en utmärkt faxtjänst för Skype. Detta program tar dock en liten avgift.
- HelloFax är en tjänst som väl integrerar Google Drive, så att du enkelt kan faxa Google -dokument. Det inkluderar ett visst antal gratis fax och tar sedan ut en avgift.
Steg 3. Skicka ett fax med e -post
Beroende på vilket nummer du skickar faxet till kan det vara möjligt att helt enkelt e -posta filen till faxmaskinen utan kostnad. Du bör dock komma ihåg att den här metoden endast täcker ett begränsat antal faxnummer och bara kan skicka begränsad information.
- Du kan kontrollera om faxnumret täcks genom att titta online.
- Använd denna formel för att skapa adressen till vilken du kommer att skicka e-postmeddelandet: “remote-printer. [email protected]”
- Ta bort offerten, byt numren mot faxnumret (inklusive land- och riktnummer), och först och sist med namnet på personen du skickar det till.
- Observera att endast texten i textrutan visas på faxet. Du kan inte bifoga PDF -filer eller annat material med den här metoden.
Tips
- Ange alltid hela numret, inklusive riktnummer och nummer 1 för långdistans.
- De flesta faxmaskiner kommer att ha instruktioner av dem. Låt visdom hos dem som har kommit innan du vägleda dig på din resa …
