Att skapa ett effektivt e -postmeddelande som kräver bidrag kräver en ton som skapar spänning om din organisation. Användningen av e -post som ett medel för insamling ökar eftersom kostnaden är mindre än e -post eller telefon efterfrågningar, och kommunikationen är omedelbar. Det finns sätt att skapa engagerande, användbara e -postmeddelanden så att du får de resultat du vill ha: massor av donationer.
Steg
Exempel på mejl
Exempel på e -post till skolans donation
Exempel på e -post för företagsdonation
Exempel på donation till välgörenhetsdonation
Del 1 av 3: Strukturera din e -post
Steg 1. Skriv en stark rubrik
En rubrik är den första raden i ett e -postmeddelande och fungerar som en titel. Endast cirka 15% av e -postmeddelandena öppnas någonsin, så att skriva en bra rubrik är extremt viktigt för att behålla uppmärksamheten hos de 15% och tvinga dem att fortsätta läsa. Faktum är att i de flesta e -postkonton kan du läsa den första raden i ett e -postmeddelande i fältet bredvid ämnet, så rubriker är inte bara en anledning att fortsätta läsa ett e -postmeddelande, det är en anledning att öppna ett i första hand.
- Använd aktiva verb och substantiv för att fånga uppmärksamhet, samt fetstil, centrering och ett större teckensnitt.
- Gör rubriken kort och saklig, så att syftet med ditt e-postmeddelande är klart från början. Tvinga läsaren att tro att läsning av det här e -postmeddelandet kommer att vara användbart, aktuellt och mycket relevant för deras liv.
- Svara på frågan läsaren vill veta: Vad har jag för det?
- Din ämnesrad kan reta läsaren, vara en uppmaning till handling, vara ett aktuellt händelseämne eller handla om en lokal plats eller händelse om din organisation är strikt samhällsbaserad.
- Ett bra exempel är "New York City utmanar statliga naturgasbestämmelser i domstol"
Steg 2. Berätta allt i första stycket
Kom till punkten direkt från fladdermusen. Läsarna vill inte undra vad din e -post handlar om halvvägs, vilket är en anledning till att de kan ta bort e -postmeddelandet utan att donera. Var mycket tydlig i detta stycke vad du vill att läsaren ska göra och varför du skickar det här e -postmeddelandet.
- I det här första stycket bör du be läsaren om deras donation. Även om du personligen kanske vill dela det försiktigt med dem att du vill ha pengar, kräver e -post din "fråga" direkt i början. Gör denna begäran lätt att se, till exempel med fet stil eller större teckensnitt.
- I din "fråga", berätta för läsarna vad deras pengar kommer att göra. Om en liten mängd kommer att göra något om inte allt, berätta för dem. Till exempel, om $ 50 kommer att mata 100 barn, kan du få fler svar än att säga att du behöver $ 1 000 för att bygga en hydda.
- Berätta för dem att det är ok att säga nej. Statistik visar att fler ger när de känner frihet att göra valet om att ge, snarare än att känna sig pressade att göra det.
- Förklara och beskriv din orsak i det här första stycket så att det är klart att du vill ha pengar för att göra något, inte bara få pengar för att ha pengar.
Steg 3. Använd ditt mikroinnehåll klokt
Microcontent är alla de korta fraserna och underrubrikerna som dekorerar ett e -postmeddelande. Du vill använda ditt mikroinnehåll för att markera dina huvudpunkter så att läsare som gillar att skanna igenom e -postmeddelandet innan de läser känner sig tvungna att läsa texten.
- Mikroinnehållet innehåller rubriker, underrubriker, ämnesraden och länkar och knappar.
- Använd aktiva verb, beskrivande adverb och substantiv. Ditt mål är att få dem att läsa själva texten.
- En bra rubrik kan se ut så här: "Donera $ 50 för att spara en delfin"
- Gör dem fet eller större text så att de sticker ut. De tenderar att visas i början av stycken eller nya avsnitt.
- Skriv enkla underrubriker. Du kanske har underrubriker eller inte, men de är användbara att ta med när du tycker att en rubrik är för kort. Följ samma principer-kort, användbar, djärv.
Steg 4. Berätta en historia
Att berätta en historia med ditt mejl är mer engagerande för läsarna. Brödtexten i ditt mejl innehåller denna berättelse. Kom ihåg att berättelser har en början, en mitt och ett slut. Du kanske vill använda en känsloladdad berättelse för att tvinga läsare att gå ekonomiskt med i din sak, en som faktiskt har hänt inom din organisation eller som ett resultat av din aktivitet.
Steg 5. Skriv korta stycken
Skapa brödtexten i ditt e-postmeddelande i korta, sakliga stycken. Detta beror på att läsarna slits av den stora mängden e -postmeddelanden de får. Att begränsa längden på din e -post får dig att sticka ut.
- Ta bara med en eller två huvudpunkter.
- Var mycket kortfattad, oavsett hur många redigeringar och revisioner e -postmeddelandet behöver gå igenom för att uppnå detta.
- Ta inte med historien om varför du ber om pengar. De användningsområden som du ger i det inledande stycket och din berättelse i kroppsavsnitten är tillräckliga för att förklara varför du behöver pengar.
Steg 6. Ange länkar och knappar - men fortsätt med meddelandet
Det kan vara frestande att lägga till massor av länkar till din e -post, men det kan bli en distraktion och enkelt spåra av läsaren från ditt huvudbudskap - att få en donation. Ett enkelt sätt att ge den nyfikna läsaren information utan att lägga till många distraherande länkar är att ha all relevant information på din webbplats och sedan bara inkludera en länk till din webbplats. Till exempel, om det finns forskning som visar att dina påståenden är sanna, i stället för att länka direkt till en lång, komplicerad studie för läsaren att gå vilse i, ha en länk till den studien på din webbplats (och se till att alternativet att donera är framträdande på din webbplats).
Steg 7. Lägg till bilder noggrant
Du kanske vill lägga till en eller två bilder för att understryka din poäng, men det är inte nödvändigt. Faktum är att färger och bilder kan få e -postmeddelanden att kännas som skräppost. Försök bara att infoga bilder högst upp eller längst ner och begränsa deras användning till när du tycker att en bild är absolut nödvändig för att kommunicera din poäng eller för att framkalla sympati.
- En användbar bild kan vara ett föremål för din välgörenhet som upplever effekterna av donationer, som att en fattig liten tjej får nya kläder för första gången.
- Att infoga din logotyp på en diskret plats, som ett nedre hörn, kan vara ett undantag från denna regel, eftersom det ger omedelbar läsarigenkänning.
Steg 8. Skriv ett direkt nästa steg/uppmaning till handling
Den sista delen av ett e -postmeddelande är uppmaningen till handling, och att få det att sticka ut gör det möjligt för läsare att skanna det innan de läser alla anledningar till varför de ska donera. Detta tjänar till att informera läsarna varför du skickar e -post till dem så att de förblir engagerade. Var tydlig med hur du donerar.
- Om en läsare inte vet varför de läser ett e -postmeddelande är det mycket mer troligt att de slänger ett e -postmeddelande.
- Se till att denna sista "fråga" sticker ut från resten av e -postmeddelandet och var mycket tydlig med vad du ber om. Gör det till ett eget stycke, ha fetstil eller större/annorlunda teckensnitt, och innehålla en färgstark länk eller donera-knapp.
- Om läsarna måste klicka på knappen eller länken, berätta för dem att göra det. Om de måste svara på e -postmeddelandet för ytterligare instruktioner, säg till dem att göra detta utan några osäkra termer: "Klicka på knappen för att spara en apa just nu!" eller "Tryck på din svarsknapp just nu och skriv frasen" donationsinformation "i kroppen."
- Det är mer meningsfullt för läsarna att kunna klicka på en länk just då, och du kommer sannolikt att få fler donationer på det här sättet, så försök att ge en länk eller knapp till din organisation.
- Skapa en webbplats eller donationssida online så att läsarna kan bidra online. Det är i alla fall vad läsarna förväntar sig av ett donationsmeddelande.
Steg 9. Håll det kort
Om din e -post är lång är det inte lätt att skanna. Att hålla stycken och rubriker korta kommer att säkerställa att din e -post får en ordentlig genomsökning innan läsaren bestämmer sig för att fortsätta läsa eller inte.
Del 2 av 3: Håll din publik i åtanke
Steg 1. Håll tonen mer avslappnad än en bokstav
Ett formellt brev som skickas i posten från en organisation till en individ är ofta formellt och avlägset på grund av kommunikationssättet. Ett mejl, som en blogg, är dock mindre formellt i sin ton.
- Använd andra person”du” när du vänder dig till läsaren.
- Använd bekanta uttryck för att hjälpa läsaren att relatera till dig, till exempel "Det kostade en arm och ett ben" eller "Han var knähög för en gräshoppa."
- Använd direkt, ärligt, öppet språk när du vänder dig till läsaren så att de känner sig anslutna och ser dig som äkta.
Steg 2. Gör ord lättlästa
Använd grundläggande typsnitt och effektivisera e -postens visuella överklagande. Försök inte att använda ett snyggt, kursivt teckensnitt-bara ett grundläggande serifontsnitt kommer att göra. Och använd inte två olika teckensnitt för rubriker och text. Helt enkelt fetstil eller att göra en text större än andra kommer att betona poäng bra.
Ditt e -postmeddelande ska också vara lätt att läsa ur språklig synvinkel - ditt skrivande ska vara på läsnivå i åttonde klass. Bli inte för ordrik eller komplicerad. Ditt skrivande ska vara tydligt, felfritt (inga grammatik- eller stavfel) och lättläst
Steg 3. Registrera dig för en e -posttjänst
Om du vill se till att dina e -postmeddelanden öppnas eller bestämmer vilken typ av människor som läser dina mejl mer än andra behöver du inte vänta på svar eller donationer. Om du registrerar dig för en e -posttjänst som MailChimp kan du mäta en hel lista med olika mätvärden varje gång du skickar ett e -postmeddelande för att skräddarsy dina e -postmeddelanden till dina faktiska läsare.
- Du kan granska mätvärden som klickfrekvens, öppna hastigheter och läsa rapporter.
- Öppna priser är särskilt användbara för att avgöra vilka ämnesrader som är populära, vilket ökar hur många som läser dina e -postmeddelanden.
- En annan anledning till att en e -posttjänst är till hjälp är att om du regelbundet skickar massmeddelanden som ber om donationer kan din e -postleverantör bli misstänksam, till och med stänga av dig som en misstänkt spam. Det tar också mycket tid att sammanställa listor, bryta ner din skicka-till-lista för att passa kraven i ditt e-postkonto (de flesta e-postleverantörer anger en gräns på cirka 50 mottagare per e-post), svara på individer och hantera e-postmeddelanden som komma tillbaka från inaktiva e -postadresser.
Steg 4. Se till att din lista bryr sig om din orsak
Granska din e -postlista regelbundet för att se till att du skickar den till personer som är mer benägna att läsa den, särskilt för att se till att personer som har uttryckt intresse är med. Dina mätvärden kommer att förbättras på detta sätt, och du kommer att slösa mindre tid.
Steg 5. Anpassa genom att segmentera
Använd en annan ton med olika grupper av givare. Om du till exempel har en grupp människor som regelbundet svarar på dina e -postmeddelanden, skicka dem ett e -postmeddelande med en personlig ton. Skapa en annan lista med läsare du känner brukar inte öppna dina mejl med en mindre formell ton. Och ha ett mejl med en förklarande ton för första gången.
Med en e -postleverantör kan du också anpassa enskilda e -postmeddelanden med namnen på dina adressater, till exempel "Dear Henry."
Steg 6. Inkludera data som stöder din insamling
För att hålla din publik engagerad kanske du vill ge dem uppmuntrande data som visar dem hur deras pengar fungerade eller kommer att fungera. Denna information kan finnas i det inledande stycket eller uppmaningen till handling, eller båda. Folk gillar att ge när de vet att de redan gör bra saker.
Steg 7. Säg tack efter att du fått en donation
Glöm inte att skicka personliga tack till givare efter att du fått en donation. Detta är en enkel handling som kan garantera en återkommande donation i framtiden. Du vill skicka det här e -postmeddelandet så snabbt som möjligt. se det som en typ av kvitto.
Om du får en stor mängd givare varje månad kan du överväga att skapa en mall så att du kan klistra in den i ett e -postutkast och snabbt anpassa den
Del 3 av 3: Skapa en e -postlista
Steg 1. Köp inte en e -postlista
Att sälja och köpa en lista med e-postadresser för potentiella givare är olagligt enligt CAN SPAM Act från 2003. Det finns företag som låter dig "hyra" en lista för engångsbruk, men det kan bli väldigt dyrt, eftersom du kommer sannolikt att behöva köpa tusentals e -postadresser för att se även små avkastningar. Det är förmodligen bättre att lägga pengarna mot något annat och leta efter mer solida sätt att bygga din e -postlista.
Steg 2. Samla namn vid evenemang
När som helst din ideella värd eller är involverad i ett evenemang, se till att du ger ett sätt för människor att registrera sig för din e -postlista. Lägg ut en penna, ett urklipp och några pappersark med plats för intresserade att skriva sitt namn och e -postadress. Se till att papperet anger att de registrerar dig för din e -postlista.
Prova en utlottning eller tävling för att få fler namn. På evenemanget kan du prova att arrangera en utlottning eller tävling för dem som registrerar dig på din e -postlista
Steg 3. Använd sociala nätverk
Se till att din ideella organisation har en stark närvaro i sociala medier - från Twitter till Facebook till Instagram. Det är lätt att nå människor via sociala medier, och om du har övertygande innehåll kan folk börja dela dina inlägg eller efterlysa donationer. Be dina följare att registrera dig för din e -postlista så att de aldrig missar ett viktigt meddelande.
Steg 4. Gör det enkelt
Din webbplats bör ge besökare möjlighet att registrera sig för din e -postlista. Det behöver inte vara prickigt, men det ska vara lätt att hitta och registrera sig.
Video - Genom att använda denna tjänst kan viss information delas med YouTube
Tips
- Granska tidigare insamlingsbrev eller e -postmeddelanden. Använd liknande frasering och stil om bokstäverna var effektiva. Många organisationer använder sina tidigare insamlingsbrev som mallar för nya.
- Inkludera din logotyp i ditt e -postbrev för omedelbar erkännande. Läsare associerar ofta organisationer eller företag med sina logotyper.
- Använd en e -postleverantör för att bygga mer visuellt tilltalande e -postmeddelanden och för att generera mätvärden som förbättrar dina framtida e -postmeddelanden. MailChimp är bra.
- Se till att din e -post är vitmärkt innan du skickar ut den. Om du använder en online insamlingsplattform som Fundraise.com gör den detta automatiskt åt dig.
