Denna wikiHow lär dig hur du rensar data i ett Excel -kalkylblad när du använder Windows eller macOS. Att köra stavningskontroll, ta bort dubblettdata, hitta och ersätta och byta till ett konsekvent fallformat kan alla förbättra kvaliteten på din arbetsbok.
Steg
Metod 1 av 4: Använda stavningskontroll
Steg 1. Öppna kalkylbladet i Excel
Du kan göra detta genom att dubbelklicka på filen på din dator.
Innan du gör ändringar i ett kalkylblad bör du alltid se till att du har en säkerhetskopia
Steg 2. Tryck på F7 -tangenten på tangentbordet
Detta öppnar stavningsfönstret, som visar det första möjliga misstaget i kalkylarket.
Steg 3. Korrigera ett misstag
Om felet är något du vill rätta till finns det flera sätt att göra det:
- Om du ser rätt korrigering i rutan "Förslag" markerar du den och klickar på Förändra.
- Om du vet rätt stavning kan du skriva in rättelsen i rutan högst upp i fönstret och klicka sedan på Förändra.
- Var försiktig med att använda Ändra alla, eftersom du kan sluta ändra något som inte behövde ändras. Till exempel, om du ändrade alla förekomster av "från" till "form", kan du förstöra en mening som behöver ordet "från".
Steg 4. Bestäm vad du ska göra med ett ord som faktiskt är korrekt
Excel kan stöta på ett ord som är ett substantiv, specialiserat eller slangord, eller något på ett annat språk som inte behöver korrigeras. Du har några alternativ för att hantera detta:
- Klick Ignorera för att hoppa till nästa fel, eller Ignorera alla att hoppa över alla förekomster av detta ord.
- Klick Lägg till i ordlista för att säkerställa att Excel anser att detta ord/stavning är korrekt i framtiden.
Metod 2 av 4: Ta bort dubblettvärden
Steg 1. Öppna kalkylbladet i Excel
Du kan göra detta genom att dubbelklicka på filen på din dator.
Innan du gör ändringar i ett kalkylblad bör du alltid se till att du har en säkerhetskopia
Steg 2. Klicka på fliken Data
Det ligger högst upp i Excel.
Steg 3. Klicka på Ta bort dubbletter
Det finns i gruppen "Dataverktyg" i menyfliksområdet högst upp i Excel. En dialogruta visas.
Steg 4. Välj kolumner du vill kontrollera
Markera rutan bredvid varje kolumnnamn för att kontrollera den kolumnen för dubblettvärden.
- För att snabbt välja alla kolumner samtidigt klickar du på rutan bredvid "Markera alla".
- Om du vill avmarkera alla kolumner klickar du på rutan bredvid "Avmarkera alla".
Steg 5. Klicka på OK
Du ser ett meddelande som visar hur många dubbletter som togs bort. Om det inte hittades några dubbletter ser du ett meddelande som säger att inga dubblettvärden har tagits bort.
Steg 6. Klicka på OK
Detta stänger fönstret.
Metod 3 av 4: Hitta och ersätta text
Steg 1. Öppna kalkylbladet i Excel
Du kan göra detta genom att dubbelklicka på filen på din dator.
- Använd den här metoden för att söka efter en textsträng och ersätta den med något annat.
- Innan du gör ändringar i ett kalkylblad bör du alltid se till att du har en säkerhetskopia.
Steg 2. Tryck på Ctrl+F (Windows) eller ⌘ Kommando+F (macOS).
Detta öppnar fönstret Sök och ersätt.
Steg 3. Klicka på fliken Ersätt
Det är den andra fliken högst upp i fönstret.
Steg 4. Skriv det du söker efter i rutan "Hitta vad"
Var noga med att inkludera blanksteg om tillämpligt. Undvik också främmande utrymmen före eller efter villkor.
- Du kan använda jokertecken som * och? i din sökning.
- Ex: Skriv s*d för att söka efter alla ord som börjar med “s” och slutar med “d” (t.ex. sorgligt, startat, hoppat över).
- Ex: Skriv s? D för att söka efter alla ord som börjar med "s", slutar med "d" och har en bokstav i mitten (t.ex. ledsen, sid, sod).
Steg 5. Skriv ersättningstexten i fältet”Ersätt med”
Samma regler gäller för ersättningstexten.
Steg 6. Klicka på Alternativ för att ställa in ytterligare filter
På den här skärmen kan du välja att bara söka efter vissa rader, kolumner eller blad i arbetsboken. Detta är valfritt.
Steg 7. Klicka på Sök nästa
Detta visar den första matchen, om det finns en.
Steg 8. Klicka på Ersätt för att ersätta söktermen med ersättningstexten
Om du föredrar kan du klicka Ersätt alla att ersätta alla instanser av den hittade texten med ersättningstexten.
Var försiktig med Ersätt alla, eftersom du av misstag kan korrigera något som inte behöver korrigeras.
Metod 4 av 4: Ändra textfall
Steg 1. Öppna kalkylbladet i Excel
Du kan göra detta genom att dubbelklicka på filen på din dator.
- Använd den här metoden om dina data innehåller stora bokstäver, till exempel alla stora bokstäver, alla små bokstäver eller någon annan felkonfiguration.
- Innan du gör ändringar i ett kalkylblad bör du alltid se till att du har en säkerhetskopia.
Steg 2. Gör en tillfällig kolumn bredvid de data du vill ändra
Om dina data innehåller kolumnrubriker, var noga med att skriva ett rubrik i den första cellen i den tillfälliga kolumnen.
Steg 3. Skriv formeln för fallfunktionen i den första cellen
Om det finns en kolumnrubrik skriver du formeln i cellen precis under den. Formeln varierar beroende på vad du vill göra:
- Skriv = PROPER (cell) för att ändra fallet för ett cellvärde till rätt fall (t.ex. namn, ras, adress). Ersätt "cell" med det första cellnumret du vill ändra (t.ex. B2).
- Skriv = UPPER (cell) för att ändra storleken på ett cellvärde till alla stora bokstäver (t.ex. NAMN, RAS, ADRESS). Ersätt "cell" med det första cellnumret du vill ändra (t.ex. B2).
- #* Type = LOWER (cell) för att ändra fallet för ett cellvärde till alla gemener (t.ex. namn, ras, adress). Ersätt "cell" med det första cellnumret du vill ändra (t.ex. B2).
Steg 4. Tryck på ↵ Enter eller ⏎ Återvänd.
Cellen som innehåller formeln innehåller nu det nya fallformatet för cellen.
Steg 5. Klicka på cellen
Cellen är nu markerad och omgiven av en låda.
Steg 6. Dra det nedre högra hörnet av rutan ner till slutet av kolumndata
Detta gäller formeln för alla andra celler i kolumnen.
