Att lära sig att skapa ett betygsblad i Microsoft Excel är ett bra verktyg att använda. Det ger ett kalkylblad med data och formler som minimerar den tid och ansträngning som läggs på att registrera och beräkna betyg på gammaldags sätt. Följande är en ganska detaljerad beskrivning av stegen som kommer att lova att lära sig denna färdighet och anta ett verktyg som kommer att vara användbart i framtida uppgifter för analys av data. Du behöver bara grundläggande kunskaper om hur du använder Windows 7, XP eller Vista för att använda den här artikeln. Du behöver inte nödvändigtvis vara bekant med Microsoft Excel.
Steg
Steg 1. Öppna Microsoft Excel
Steg 2. Ange klassinformation på Excel -bladet
Steg 3. Välj en betygsbokslayout
Steg 4. Skapa formler
Metod 1 av 4: Öppna Microsoft Excel
Steg 1. Tryck på "Start" på startskärmen och gå sedan till "Alla program"
Steg 2. Vänsterklicka på "Alla program", Öppna Microsoft Excel
Steg 3. Hitta "Microsoft Office" från listan och vänsterklicka
Steg 4. Tryck på "Microsoft Excel"
För enklare åtkomst till Microsoft Excel, klicka och dra Excel -ikonen från steg 3 till skrivbordet
Metod 2 av 4: Ange klassinformation på Excel -bladet
För organisationssyfte bör du alltid namnge det blad du skapar och inkludera allmän information om klassen (dvs. instruktörens namn, klassens namn och/eller mötestider). Det här steget är viktigt när du behöver skriva ut dokumentet, göra kopior och dela dem. Det är till stor hjälp att identifiera betygsbokstabellen som presenteras korrekt och effektivt.
Steg 1. Namnge betygsboken
- Dubbelklicka på "Sheet1" längst ned i Excel -fönstret, "Sheet1" är nu markerat
- Skriv ett namn på arket, till exempel: Första timmars betyg
-
tryck enter
Steg 2. Infoga klassinformation
- Klicka på cell A1 för att markera den
- Skriv lärarens namn.
- Tryck på nedåtknappen för att välja cell A2
- Skriv klassnamnet, till exempel: Social Science Class
- Tryck på nedåtknappen för att välja cell A3
- Skriv klassmöte
- Tryck på nedåtknappen för att välja A4
- Ange termen, till exempel: Hösten 2012
- Tryck "Enter" två gånger för att gå till cell A6
- "Namnrutan" högst upp på arket visar vilken cell som är markerad.
Metod 3 av 4: Välj en betygsboklayout
Steg 1. Ange namnen på eleverna
- Det är viktigt att välja en layout som passar dig bäst. Att veta vilken typ av poster du ska göra hjälper dig att identifiera de olika kolumnerna du behöver. Du behöver en kolumn för varje uppgift som betygsätts, förutom en kolumn för elevernas namn, summan, genomsnittet och slutbetyget.
- För denna data behöver du tre kolumner: Förnamn, Efternamn och en kolumn för antalet elever.
-
Skapa en sekvenskolumn med siffror
- Med cell A6 väljs skriver du 1
- Tryck på nedåtknappen
- Skriv in siffran 2
- Håll muspekaren över cell A6 tills markören är formad som en
- Klicka och dra markören från cell A6 till A7, nu markeras båda cellerna med en ruta runt dem
- Håll muspekaren över det nedre högra hörnet av rutan tills markören blir ett plus +(detta kallas för fyllhandtag)
-
Klicka och dra tills ditt slutnummer har nåtts.
- Skriv kolumnernas namn: Välj cell B5, Skriv kolumnnamnet Förnamn, Tryck på fliken från tangentbordet, Skriv Efternamn, Ange elevernas namn i motsvarande kolumner.
Steg 2. Skapa återstående kolumner (följ stegen enligt ovan):
Skriv in resten av kolumnerna, t.ex. läxor 1, läxor 2, frågesport 1, frågesport 2, tentamen, totalt, genomsnitt och slutbetyg. Använd tabbtangenten för att flytta från en kolumncell till nästa.
Om du vill att namnen ska visas i alfabetisk ordning, klicka på ikonen "Sortera och filtrera" under fliken Hem och välj A till Ö
Metod 4 av 4: Skapa formler
Excel innehåller en lista över många funktioner som kan användas vid beräkning av betyg. Den första funktionen är summan. Vi använder summa -funktionen för att hitta summan av elevernas betyg. För det andra kommer vi att använda den genomsnittliga funktionen som översätter totalen till en procentsats.
Steg 1. Summan av elevernas betyg
- Markera cell I 6 (cellen direkt under cellen "Totalt")
- På menyn Formler väljer du Autosumma
- Klicka och dra cellerna D6 till H6 över raden.
- tryck enter
-
Om du vill kopiera formeln till hela kolumnen Totalt klickar du på och drar i fyllhandtaget tills du når cell I15. (detta kommer att kopiera funktionen till varje rad och beräkna de totala betygen för varje elev)
Skapa en betygsbok i Microsoft Excel Steg 14 Steg 2. Genomsnittet av betygen
För att hitta genomsnittet av betygen för varje elev, delar vi summan som finns i kolumnen "totalt" med den maximala totala summan.
(i det här exemplet antar vi att högsta möjliga totala betyg är 500)
- Välj cell J6 (cellen direkt under den "genomsnittliga" cellen)
- Klicka på formelfältet för att skriva
- Typ = 16/500
- tryck enter
- Från cell J6, klicka och dra påfyllningshandtaget till hela genomsnittskolumnen, tills cell J15
- Om du vill formatera genomsnittet i procentform väljer du kolumnen J6 till J15
- Högerklicka på den valda kolumnen
-
Välj Formatera celler, en dialogruta visas
Klicka på kategorin Procent på fliken Nummer
- Ändra antalet decimaler som du föredrar
-
Klicka på Ok.
Skapa en betygsbok i Microsoft Excel Steg 15 Steg 3. Översätt beräknade genomsnittliga betyg till slutbetyg
Excel tillåter oss att lägga till en funktion som automatiskt beräknar ett betyg baserat på sina genomsnitt i kolumn J. För att utföra denna funktion behöver vi en nyckel, som helt enkelt är en tabell med bokstäver och motsvarande siffror. Vi kommer att använda en provtabell från Excel.
- Skapa nyckeltabellen
-
Välj cell M7, vi börjar skriva tabellen här
- Skriv "Genomsnitt", det här är den första kolumnen
- Tryck på tab -knappen
- Skriv "betyg"
- Under "Genomsnitt" skriver du dina betygsskalor
-
Under kolumnen "Betyg" skriver du motsvarande bokstäver för varje poäng
Skapa en betygsbok i Microsoft Excel Steg 16 Steg 4. Skriv formeln
Funktionen som krävs för att returnera ett bokstäver är VLOOKUP -funktionen och kallas en kapslad funktion. Den följer formeln:
VLOOKUPlookup_value, table_array, column_index_number, [range_lookup])
- Välj cell K6
-
Börja skriva formeln = VLOOKUP (J6, $ M $ 18: $ N $ 22, 2, TRUE)
Förklaring: efter hakparenteserna skriver du in cellen som innehåller slutresultatet för eleven som finns i detta exempel cell J6. Den andra delen av formeln ingår automatiskt genom att välja nyckeltabellen; tryck på F4 från tangentbordet för att infoga dollartecknen som låser det valda intervallet. Den tredje delen är kolumnnumret från tabellen som innehåller bokstäverna. True står för ungefärlig matchning med kolumnens värden, falskt kommer att resultera i exakta matchningar
- tryck enter
- Kopiera formeln ner till hela kolumnen fram till cell K15 genom att klicka och dra fyllningshandtaget från cell K6.
-
Genom att upprepa denna process kan du beräkna betyg för andra klasser i framtiden.
Tips
- Ge alltid betygsboken en titel, genom att klicka på fliken "fil", välj "Spara som", i fönstret Spara som, välj en plats och skriv ett namn för ditt dokument. Tryck på "Spara" när du är redo att spara.
- Se Excel -omfattande "Hjälp" -meny vid behov. Det erbjuder verktyg för att skapa statistik över data.
- För att ta reda på vilket operativsystem din dator har, tryck på "Start", högerklicka på "Dator", rulla ner och klicka på "Egenskaper", en systemdialogruta visas med grundläggande information om din dator.
- För enklare åtkomst till Microsoft Excel, klicka och dra Excel -ikonen från steg 3 till skrivbordet.
- Namnrutan högst upp om arket visar vilken cell som är markerad.
Varningar
- Var noga med att bekräfta att ekvationerna du skapade för din betygsbok beräknas korrekt.
- Se till att du sparar dina framsteg hela tiden för att förhindra att du tappar information medan du arbetar.
- Spara alltid en säkerhetskopia av din betygsbok och underhåll papperskopior.
