Duplikatposter kan visas om du har flera personer som matar in data i en databas utan tillräckligt många skyddsåtgärder. Att slå samman flera databaser kan också orsaka dubbletter. Access ger ett sökverktyg för att hitta dubbletter i din databas. Du kan sedan ta bort eller slå ihop dem, vilket gör din databas lättare att läsa och mer effektiv.
Steg
Steg 1. Vet vad som gör att data "dupliceras"
Dubblett data betyder inte att alla fält är identiska. Till exempel kan en kund som skrevs in i databasen två gånger ha två olika ID och eventuellt olika stavningar. Å andra sidan, om namnet är vanligt kan det vara två olika kunder. Du måste jämföra tillgängliga data och kontrollera varje resultat noggrant för att avgöra vad som är duplicerat och inte.
Steg 2. Säkerhetskopiera din databas
Det rekommenderas att du skapar en ny säkerhetskopia innan du gör stora förändringar. På så sätt kan du återställa databasen om du av misstag raderar felaktiga poster.
- Klicka på Arkiv -menyn och välj "Spara som" eller "Spara och publicera".
- Klicka på "Säkerhetskopieringsdatabas" i avsnittet Avancerat. Följ anvisningarna för att säkerhetskopiera din databas.
Steg 3. Informera andra användare om att du ska göra ändringar
För att undvika datakonflikter, försök att se till att inga andra användare kommer att lägga till data till databasen. Detta krävs inte, men kan spara dig lite huvudvärk senare om det går fel.
Ställ din databas i Exklusivt läge om du kan. Detta förhindrar att andra användare gör ändringar. Klicka på Arkiv -menyn och välj "Alternativ", välj sedan "Klientinställningar". I avsnittet "Standardöppet läge" väljer du "Exklusivt". Om du inte har många som använder databasen behöver du i allmänhet inte oroa dig för detta
Steg 4. Öppna Frågeguiden
Frågeverktyget kan hitta poster som innehåller dubblettinnehåll. Processen för att starta guiden varierar beroende på vilken version av Access du använder:
- 2013/2010 - Klicka på fliken "Skapa" och klicka sedan på "Frågeguiden".
- 2007 - Klicka på fliken "Infoga" eller "Skapa" och välj "Frågeguiden".
- 2003 - Öppna databasfönstret och välj fliken "Frågor". Klicka på knappen "Ny".
Steg 5. Välj guiden Sök efter dubbletter
Denna fråga jämför fält för att hitta dubbletter.
Steg 6. Välj tabellen du vill söka efter
Alla tabeller i din databas kommer att listas. Välj tabellen du vill kontrollera om det finns dubbletter.
För de flesta dubbelkontrollerna vill du behålla vyn "Tabeller"
Steg 7. Välj de fält som du tror innehåller dubbletter
Markera alla fält som du vill jämföra för dubblettdata. Inkludera tillräckligt många fält för att döma. Dubbletter returneras endast om fälten matchar tecken för tecken. Du kan använda uttryck för att hitta delvisa matchningar.
- Undvik att använda allmänna fält. Undvik att använda fält som datum eller plats för att minska röran när du jämför poster.
- Utan tillräckligt många fält för att göra skillnad mellan poster eller med fält som är för generella får du många dubblettresultat.
Steg 8. Välj ytterligare fält att visa
Ett ytterligare fält eller två kan hjälpa dig att avgöra om data faktiskt är dubbletter. Till exempel kan ett order -ID -fält hjälpa dig att avgöra om samma namn två gånger är separata poster. Inkludera minst ett fält för att göra denna åtskillnad och förhindra oavsiktlig dataförlust.
Steg 9. Skapa frågan
Du uppmanas att ge frågan ett namn. Klicka på "Slutför" för att se resultaten.
Steg 10. Granska dina resultat noggrant
Eventuella dubbletter baserade på dina kriterier visas. Gå igenom vart och ett av resultaten och använd den kunskap du har om ditt företag för att avgöra om posten är en duplikat. Se till att en post är en kopia innan du tar bort den.
Om du inte kan bestämma, återskapa frågan med ett ytterligare fält för att hjälpa dig att fatta ditt beslut
Steg 11. Radera dubbletter
Högerklicka på den vänstra kolumnen och välj "Ta bort post" för att ta bort en kopia. Du kan välja flera poster för att radera dem alla samtidigt.
- Du kanske vill slå ihop några data från en av de dubblerade posterna till den post du planerar att behålla.
- Se till att du inte tar bort alla poster som visas i den dubblerade resultatlistan, annars har du inte en originalpost kvar.
