E -post är ett snabbt och enkelt sätt att komma i kontakt med kollegor och andra affärspartners och är ett effektivt verktyg för att schemalägga alla typer av möten. Oavsett om du försöker boka ett möte med en kollega, överordnad eller helt främling, måste du först formatera e -postmeddelandet med en tydlig ämnesrad och brödtext. När du har loggat av din e-post och skickat meddelandet, vänta 3-5 dagar innan du skickar ett uppföljande svar.
Steg
Metod 1 av 2: Formatera e -postmeddelandet
Steg 1. Nämn i ämnesraden som du vill träffa
Ange ditt syfte tydligt i e -postens ämnesrad, så mottagaren vet direkt att du skulle vilja träffa dem. Undvik att använda vagt språk som "Möte" eller "Möjlig mötestid". Använd istället specifika datum och tidsramar i ämnesraden så att din mottagare vet vad han kan förvänta sig direkt.
Skriv till exempel något så här: "Mötesbegäran den 17/5 kl. 11.00."
Steg 2. Använd en riktig hälsning för att starta din e -post
Prova att använda en vanlig, formell hälsning när du börjar skriva ditt meddelande. Om du kontaktar en offentlig tjänsteman eller annan framstående person som du aldrig har träffat, använd deras fullständiga titel i rubriken. Om du kontaktar en kollega eller överordnad, använd en hedersbetygelse som "Mr.", "Mrs.", "Mx." Eller "Miss". Som en tumregel, försök att använda hälsningar som "Dear", "Hello" och "Hi" för att starta din e -post.
- Om du vänder dig till ett allmänt kontor eller en grupp istället för en individ, använd istället "Till vem det kan gälla".
-
Om du till exempel nådde ut till din överordnade, försök att formulera hälsningen så här:
”Kära herr Jackson, Jag hoppas att detta mejl hittar dig bra! Jag ville kontakta dig om ett eventuellt möte.”
Steg 3. Presentera dig själv om du möter en helt främling
Avsätt ditt första stycke till en kort introduktion om du skriver till en tjänsteman eller annan person som du aldrig har träffat tidigare. Fokusera på ditt namn, din position och din professionella koppling så att mottagaren vet vem du är och varför du når dem. Om du kontaktar någon du redan känner, som en chef eller kollega, känner du dig inte skyldig att inkludera ett inledande stycke.
- Din introduktion bör inte ta lång tid att läsa.
-
Prova att skriva något så här:
Kära fru Atkins, Jag heter Sarah Clement och jobbar på Jones County Animal Shelter.
Steg 4. Beskriv anledningen till mötet och dess övergripande betydelse
I början av e -postmeddelandet (efter din introduktion, om du väljer att inkludera ett), ange vilken typ av möte du vill ha med mottagaren och om det kommer att bli en formell eller tillfällig affär. När du har förklarat vad mötet är till för, berätta varför mötet är viktigt för den uppgift du försöker slutföra. Försök att hålla din förklaring kort, eftersom din mottagare kanske inte har mycket tid att gå igenom din e -post.
Prova till exempel att skriva något så här:”Kan du träffa mig nästa vecka för att diskutera den kommande adoptionsdriften? Eftersom du är den nuvarande ekonomiska rådgivaren för djurskyddet tror jag att du kan ge mycket inblick i organisationens arbetsbudget för evenemanget.”
Steg 5. Föreslå en möjlig plats och tid för ditt möte
Prova att tänka på en plats som är välkänd och lättillgänglig för mottagaren. Om du arbetar i samma byggnad eller allmänna plats som personen du mailar, se om du kan träffas under en lunchrast. Om du och mottagaren inte bor eller arbetar i närheten kan du föreslå en restaurang eller ett annat offentligt område där du kan träffas. Dessutom, ange ett antal gånger som fungerar för dig, så att mottagaren lättare kan berätta om deras tillgänglighet.
- Om ni båda har upptagna scheman, överväg att boka in ett telefon- eller videokonferensmöte.
- Till exempel, skriv något så här:”Skulle du kunna svänga förbi djurskyddet någon gång den här veckan? Jag kommer att vara i receptionen varje dag från 9 till 5.”
Steg 6. Be att mottagaren svarar på ditt meddelande
Eftersom du tekniskt planerar en händelse, be artigt att mottagaren svarar med sin tillgänglighet. Om du kontaktar en särskilt upptagen person, kom ihåg att det kan ta en dag eller två att svara. tillbaka.
Säg till exempel något så här: "Om du kunde meddela mig om din tillgänglighet nästa vecka, skulle jag verkligen uppskatta det!"
Steg 7. Använd ett hjärtligt stängningsspråk när du avslutar e -postmeddelandet
Utarbeta en avslutande mening som omformulerar syftet med ditt e -postmeddelande, så att mottagaren tydligt förstår syftet med mötet. Använd en vänlig ton för att logga av din e -post med fraser som "Med vänlig hälsning", "Tack" eller "Bästa hälsningar". Efter att du har skrivit av loggen, lämna en signatur under ditt namn, som återställer din position eller nuvarande karriär.
- Ge ditt språk till mottagaren. Om du pratar med en kollega skulle en avbokning som "Vi ses snart" vara mer meningsfull än "respektfullt din." Om du kontaktar en överordnad skulle "Med vänliga hälsningar" eller "Bästa hälsningar" vara mer lämpligt än en tillfällig registrering som "Vi ses".
-
Skriv till exempel något så här:
Jag ser fram emot att träffa dig snart, eftersom jag vill att denna adoptionsdrift ska bli så framgångsrik som möjligt.
Vänliga hälsningar, Sarah Clement
Aktivitetskoordinator, Jones County Animal Shelter
Steg 8. Inkludera alla relevanta bilagor som rör mötet
Bifoga alla dokument, kalkylblad eller andra relevanta filer som kan hjälpa till att förbereda mottagaren för mötet. Om du når någon om ett komplext ämne, inkludera alla broschyrer eller datablad som behövs för att hjälpa mottagaren att förstå ämnet för mötet.
Om du till exempel diskuterar budgetändringar för en kommande händelse, kanske du vill inkludera ett kalkylblad med föregående års budget
Steg 9. Använd professionellt språk och korrekt grammatik i hela e -postmeddelandet
Korrekturläs ditt meddelande för uppenbara grammatiska fel och stavfel, så ditt sista utkast ser så polerat och rent ut som möjligt. Ta också bort alla förkortningar eller slangar som gör att meddelandet verkar mer tillfälligt eller svårare att förstå. Om ditt slutliga utkast inte ser ut och låter professionellt, kan det hända att mottagaren inte tar din förfrågan på allvar.
Även om emojis kan vara roliga att använda i texter och informella e -postmeddelanden, bör du inte använda dem för att begära ett möte
Metod 2 av 2: Uppföljning med mottagaren
Steg 1. Skapa ett uppföljande e-postmeddelande om mottagaren inte återkommer till dig om 3-5 dagar
Ge mottagaren några dagar på sig att läsa och svara på din begäran. Om du inte hör av dig inom en arbetsvecka, skicka personen ett snabbt mejl för att påminna honom om att du väntar på svar. Betona att du är tacksam för möjligheten att träffa dem och att du är tacksam för deras tid.
- Uppföljningssamtal är också ett effektivt sätt att checka in med den du försöker träffa.
- Skriv till exempel något så här:”Jag ville bara följa upp med dig när det gäller min mötesbegäran. När du har en ledig stund, kan du berätta om du är tillgänglig för ett möte någon gång nästa vecka?”
Steg 2. Stryk ut mötesdetaljerna i ett extra e -postmeddelande
Förhandla med en annan persons schema när de svarar. Notera den andra personens tillgänglighet och bekräfta en mötestid på ett datum då ni båda är tillgängliga. Försök att bekräfta datum och tid inom 1-2 e-postmeddelanden för att undvika förvirring och skräp i din inkorg.
- Försök att vara så flexibel som möjligt. Om du når en upptagen person kanske de inte kan träffa dig direkt.
- Planera inte ett möte i sista minuten. Om mottagaren är upptagen kanske du inte kan komma överens om ett datum för att träffas.
Steg 3. Skicka en påminnelse eller bekräftelse några dagar före mötet
Om du vill vara extra förberedd före det schemalagda mötet, försök skicka ett bekräftelsemail till mottagaren som en påminnelse. Gör inte det här e-postmeddelandet för långt i stället, ange dag, tid och plats som du planerar att träffa för att dubbelkolla att mötet fortfarande är som planerat.
-
Skriv till exempel så här:
Jag ville bara bekräfta att vi fortfarande träffas den 17 maj klockan 11 på Jones County Animal Shelter.
