Du kan använda resurskonton för att schemalägga och boka utrustning, rum och tjänster genom att bjuda in dem till evenemang via e -post i Microsoft Outlook. Resurskonton gör reserveringsverktyg på arbetsplatsen till en enkel och organiserad process. Om en specifik resurs redan är bokad för en viss tid kan kontot konfigureras för att automatiskt acceptera eller avvisa schemaläggningsförfrågningar. Här är några steg om hur du skapar ett resurskonto i Microsoft Outlook.
Steg
Metod 1 av 3: Skapa ett e -postkonto för resursen. Ge din resurs ett e -postkonto och ett beskrivande namn på resursen. till exempel "TV" eller "North Conference Room"
Metod 2 av 3: Skapa ett resurskonto i Microsoft Outlook 97
Steg 1. Från menyn "Verktyg" klickar du på "Alternativ"
Steg 2. Klicka på fliken "E -post"
Under "Inställningar för automatisk behandling av e -post" väljer du "Behandla förfrågningar och svar vid ankomst" och klickar sedan på "OK"
Steg 3. Klicka på "Avancerad schemaläggning" på fliken "Kalender"
- Välj önskade alternativ i avsnittet "Bearbetning av mötesförfrågningar".
- Klicka på "OK" för att stänga dialogrutan.
Steg 4. Klicka på fliken "Delegater"
Klicka på "Lägg till" och skriv in namnet på delegatkontot.
- Klicka på "Editor i kalenderlistan" i rutan "Delegattillstånd" och välj "Delegat tar emot kopior av mötesrelaterade meddelanden som skickats till mig" och klicka sedan på "OK".
- Klicka på "Skicka mötesförfrågningar och svar endast till min ombud, inte till mig" och klicka sedan på "OK".
Metod 3 av 3: Skapa ett resurskonto i Microsoft Outlook 98 och 2010
Steg 1. Gå till menyn "Verktyg"
Klicka på "Alternativ".
Steg 2. Klicka på "Kalenderalternativ" och klicka sedan på "Resursplanering
- Välj önskade alternativ i avsnittet "Behandla mötesförfrågningar" och klicka sedan på "OK".
- Ta bort bocken bredvid "Standardpåminnelse" i början av kalenderavsnittet.
Steg 3. Gå till fliken "Delegater"
Klicka på "Lägg till" och skriv in namnet på delegatkontot.
- Klicka på "Editor i kalenderlistan" i rutan Delegattillstånd och välj "Delegat tar emot kopior av mötesrelaterade meddelanden som skickats till mig" och klicka sedan på "OK".
- Klicka för att välja "Skicka mötesförfrågningar och svar endast till min ombud, inte till mig" och klicka sedan på "OK".
Tips
- När du har skapat en resurs kan det ta några minuter att uppdatera beroende på bearbetningshastigheten för din Microsoft Exchange -server. Låt din lokala dator stå inaktiv i minst 30 sekunder för att bearbetningen ska ske.
- Innan du kan skapa en ny resurs i Outlook måste du redan ha ett e -postkonto konfigurerat för ombudet. Du kan antingen använda ett befintligt e -postkonto eller skapa ett särskilt konto för ombudet.
- Du kan konfigurera resurskonton för att svara på mötesförfrågningar automatiskt. Detta kan göras på fliken "Kalender" under "Avancerad schemaläggning".
- För att förenkla hanteringen av flera resurser kan du konfigurera en dedikerad dator som är inloggad på delegatkontot i Microsoft Outlook. På så sätt kan du enkelt hantera bokningar av flera olika resurser samtidigt.
