Det låter enkelt, men är det? Gör du rätt steg? Det finns ett sätt att hantera e -post med Microsoft Outlook Mail Folders, men det är inte alltid självklart hur man gör det effektivt.
Steg
Steg 1. Identifiera individer eller grupper av människor som du regelbundet får e -post från
Steg 2. Skapa nya regler för varje enskild grupp eller person som du regelbundet får e -postmeddelanden från Outlook Mail, åtgärder, regler och varningar i Outlook Mail och dirigera att dessa e -postmeddelanden ska flyttas till en specifik mapp under mappen Inkorg
Steg 3. Bestäm om du vill A) varnas när du får ett speciellt meddelande från den här personen eller gruppen och/eller B) markera det som läst omedelbart
Granska de andra åtgärdsalternativen för att se om de kan hjälpa dig ytterligare.
Steg 4. Skapa nya regler för varje enskild grupp eller person som du regelbundet skickar e -post till och beordra att dessa e -postmeddelanden ska flyttas som en kopia av e -postmeddelandet du skickar till en specifik mapp under mappen Skickad
Steg 5. Basera på prioritet, bestäm när och i vilken ordning du vill sluta behandla en regel
Detta är särskilt viktigt när du arbetar med regler som hanterar dig e -post skicka - annars sparar du flera kopior av samma mejl.
Steg 6. Ha en skickad regel längst ner i alla de skickade reglerna med Stoppa bearbetning
Denna regel kommer att fånga alla e -postmeddelanden som inte placerades i enskilda undermappar.
Steg 7. Utvärdera löpande de skickade e -postmeddelandena som går till mappen Skickade som inte flyttas till en annan undermapp
Antalet meddelanden i Skickat mapp kan indikera när det är dags att skapa nya underkategorier för skickat e -postmeddelande.
Steg 8. Utvärdera löpande e -postmeddelanden från inkorgen som går till inkorgen och inte flyttas till en annan underkategori
Antalet meddelanden i huvudsak Inkorg mappen kan avgöra när det är dags att skapa nya underkategorier för mottaget e -postmeddelande.
Video - Genom att använda denna tjänst kan viss information delas med YouTube
Tips
- Nyckeln till att hantera e -post med Microsoft Outlook är att lära sig att skapa e -postkategorier och prioritera dina e -postmeddelanden - se det som att beskära och rensa din e -postträdgård - så att du kan dra nytta av den mängd information du har tillgänglig.
- Överväg att ändra mappens egenskaper för att visa det totala antalet objekt snarare än det totala antalet olästa objekt, särskilt om du redan får varningar om viktiga nya meddelanden som tas emot.
- För de mappar du skapar för Skickat e -post, justera vyn (högerklicka på mappens visnings-/sorteringsfält, Anpassa aktuell vy, fält, etc.) för att ta bort Från och Mottagen och lägg till Till och Skickat fält.
- När Skickat och Mottagen e -postmeddelanden är kategoriserade, är det lättare att se var "e -posttillväxt" kommer ifrån och bestämma var man ska beskära och skapa nya grenar.
- Till exempel kan reklammejl vara värt att granska när de kommer först, men de blir snart inaktuella och kan tas bort. Bankmeddelanden och kvitton som du kanske vill behålla längre.
- Du kanske också vill lägga till andra användbara fält i mappens vy. Storlek låter dig se och sortera efter meddelandets storlek. Du kan besluta att ta bort dina e -postmappar med större e -postmeddelanden och hantera dem utanför e -postmeddelandet (dvs. spara viktiga bilagor eller spara ett helt e -postmeddelande på plats utanför Outlook).
- Behöver du hjälp med spam i Outlook? spambayes. Det är snabbt. Det är lätt. Det är gratis.
Varningar
- När antalet meddelanden i en mapp närmar sig ett visst antal (50? 100? 200?) Är det dags att utvärdera ogräs, beskärning, underkategorisera dina e-postmeddelanden i den mappen.
- Du bör göra din hemversion av Outlook till ditt testfall för att skapa e -postregler för Outlook innan du gör ändringar i din arbetsversion av Outlook (eller vice versa, beroende på vilket du bryr dig mer om).
