Att skicka e -post är en del av livet för nästan alla yrkesverksamma, studenter och arbetande personer som lever idag. Även om vissa e -postmeddelanden kan bli lika kalla, kan andra vara uppenbart oförskämda och behöver adresseras. Du kan hantera sådana e -postmeddelanden genom att hålla dig sval, svara efter att du har gjort en plan och genom att gå vidare med din dag.
Steg
Del 1 av 3: Håll dig lugn och gör en plan
Steg 1. Fundera på om e -postmeddelandet är avsett att vara oförskämt
Det kan vara svårt att avgöra om någon är oförskämd över e -post eller inte, särskilt eftersom du inte kan se deras ansiktsuttryck eller höra tonen i rösten för att hjälpa dig att bestämma. Innan du reagerar på ett e -postmeddelande som verkar oförskämt för dig, överväg om oförskämdheten kan vara en felkommunikation.
Prova att fråga personen direkt vad han menade med att prata med honom ansikte mot ansikte eller över telefon. Detta kan hjälpa till att avhjälpa ett problem på grund av en enkel felkommunikation
Steg 2. Svara inte omedelbart
Även om det kan vara frestande att omedelbart börja slå ihop en massa elaka eller sårande ord som svar på detta mejl, undvik att göra det till varje pris. Du kommer troligtvis ångra det senare. Istället, gå bort från e -postmeddelandet, stäng din webbläsare och ta en stund att samla dina tankar.
- Ta en promenad i några minuter tills du känner dig lugn.
- Ta några djupa andetag och drick lite vatten.
Steg 3. Vent i ett utkast till e -post, men skicka det inte
Ett annat sätt att få ut lite negativ energi konstruktivt är att skriva ett mejl till personen, men skicka inte det. På så sätt kan du börja samla dina första tankar, oavsett hur intensiva de är, samtidigt som du ger dig tid att senare förfina, finslipa och lägga till dem.
- Dra upp ett separat e -postmeddelande och skriv ett svar utan att någonsin ha matat in en mottagare så att du inte av misstag skickar ut det. Eller så kan du ange din egen e -postadress som mottagare.
- Tänk på alla gånger som du har reagerat på något direkt och sedan ångrat alla de smarta eller tankeväckande saker du kunde ha sagt. Detta kommer att ge dig tid att utveckla sådana och förhindra ånger.
Steg 4. Ta ansvar vid behov
När du läste e -postmeddelandet kan du ha tolkat det som oförskämt eftersom en del av det är sant och sanningen kan göra ont. Även om detta inte befriar dem från deras skuld i situationen, ger det dig viss plats för självförbättring och ärlighet, både med dig själv och med e-postavsändaren.
Till exempel kanske din chef skickade ett oförskämt e -postmeddelande om att du var sen till jobbet. Även om formuleringen inte behövde vara oförskämd, bör du erkänna och rätta till din senhet
Steg 5. Efterlikna inte deras dåliga beteende
När någon är oförskämd mot dig kan det vara alltför frestande att återge tjänsten. Återigen, avstå från att svara negativt, men avstå också från passivt aggressivt eller oförskämt beteende om du skulle se dem personligen innan du svarar. Ge dem inte smutsiga blickar eller ignorera dem om de talar till dig.
- Istället öva vänlighet. Säg hej till dem och fortsätt gå.
- Tillbringa inte tid runt dem om det inte är nödvändigt men undvik dem heller inte aktivt.
Steg 6. Tänk på roten
Ibland har ett oförskämt mejl väldigt lite att göra med dig eller omständigheterna kring det. Att slå ut mot någon är aldrig okej, men ibland kan personen som skickade e -postmeddelandet gå igenom lite mer än de kan hantera och kunde ha skickat dig det av frustrationer som inte involverar dig. De kanske inte ens inser att de har varit oförskämda. Detta ursäktar dem inte, men att förstå en persons nuvarande tillstånd och motivationer kan hjälpa till att ta steg framåt.
- Om de till exempel har äktenskapsproblem eller om någon i familjen nyligen har dött kan detta förklara deras oförskämdhet.
- Det är också möjligt att de bara har en dålig dag.
Del 2 av 3: Svara på e -postmeddelandet
Steg 1. Ta hjälp av en vän
Vänner eller medarbetare kan vara särskilt hjälpsamma för att hjälpa dig att svara på ett oförskämt eller otäckt mejl, och de kan också ge en andra åsikt om situationen. Under denna tid, avstå från att be dina vänner som är hetsiga att hjälpa till; nå ut till dem som är lugna, smarta och lösningsfokuserade istället.
Om möjligt, be om att få se alla tidigare svar på oförskämda e -postmeddelanden som de har skickat
Steg 2. Erkänn deras oförskämdhet
När du skriver din e -post kommer det att vara nödvändigt för dig att erkänna hur oförskämda de var. Det kan vara så att de inte var medvetna om att deras ord skulle komma som otrevliga, men oavsett bör du uppmärksamma det.
- Säg ungefär "innan jag börjar med ett svar, vill jag erkänna den oförskämdhet som visas i ditt mejl, särskilt kring dina anklagande och förolämpande kommentarer."
- Att vara direkt är till hjälp för dig och för den andra personen och det kan hjälpa till att förhindra att samma situation upprepas.
Steg 3. Erkänn deras frustration
Även om deras e -post var oförskämt, kanske deras frustration kom från en riktigt plats. Erkänn i så fall den frustrationen och uttryck förståelsen, om än bara marginell. Detta kommer att göra det möjligt för dem att känna sig mindre av dig-mot-sig-mentalitet och flytta er båda mot potentiell fredsskapande.
- Säg något i stil med "Ditt mejl indikerade att du är frustrerad."
- Var noga med att fokusera på vad deras e -post sa och inte dem personligen.
Steg 4. Fråga varför
Ibland kan du dock vara helt utan aning om varför någon har bestämt sig för att skicka ett sådant mejl till dig efter mycket självreflektion och samråd med andra. I detta fall bör du fråga avsändaren ett enkelt "varför" så att du kan få förståelse och bättre ta itu med problemet.
Du kanske säger "Jag har tänkt noga på ditt e -postmeddelande och är fortfarande lite förvirrad över din motivering med att skicka det, så jag skulle vilja veta vad som föranledde det."
Steg 5. Erbjud en lösning eller förklaring
När du har tagit upp några av dina preliminära bekymmer och punkter i e -postmeddelandet bör du börja söka lösningar och svara på deras problem, om de finns. Låt dem veta vad du är villig att göra, utforska områden för kompromisser och uttryck din vilja att arbeta igenom detta.
- Att inrätta ett möte kan också vara till nytta. Människor tenderar att vara snällare personligen än när de gömmer sig bakom en datorskärm.
- Du kan säga något liknande”du uttryckte ilska över att jag kom tillbaka från lunch 15 minuter sent i går, men jag var tvungen att hämta min sjuka dotter från skolan. Även om jag verkligen kan försöka göra det tillbaka i tid i framtiden, kommer det att finnas tider som denna som är oundvikliga.”
Steg 6. Upprätta gränser
Efter att du framgångsrikt har erbjudit lösningar är det nu dags att fastställa några grundregler för varje fortsatt konversation. Låt dem veta att du inte kommer att tolerera sådan oförskämdhet i framtiden och att göra det kommer att göra det mycket svårt om inte omöjligt att fortsätta att arbeta tillsammans.
- Säg till dem att du inte kommer att acceptera förolämpningar eller olämpliga anklagelser.
- Be dem komma till dig med oro och vänlighet innan du hoppar på pistolen.
Steg 7. Radera den vid behov
Du kan upptäcka att du läser och läser om e -postmeddelandet om och om igen och fastnar i negativa känslor om det. Detta kommer dock inte att hjälpa dig att gå vidare och kommer sannolikt bara att göra dig mer arg och frustrerad. Om det är absolut nödvändigt, ta bort e -postmeddelandet från din inkorg så att du inte har tillgång till det.
Om du tror att du kan behöva e -postmeddelandet igen i framtiden, skicka det till någon du litar på men ta bort det från din egen inkorg
Del 3 av 3: Fortsätt med din dag
Steg 1. Fortsätt att vara produktiv
Även om det här e -postmeddelandet kan ha förstört din dag, gör allt du kan för att inte tillåta det. Fortsätt med din rutin, gör en att-göra-lista och slutför alla nödvändiga uppgifter. Låt inte en blipp spåra ur din dag eller dina framsteg.
Att hålla dig upptagen hjälper dig att hålla fokus på det som är viktigt för dig och undvika att idissla på ett e -postmeddelande
Steg 2. Sätt upp små mål för att behålla din fart
Genom att hålla din rutin, sätt upp små, uppnåbara mål som du kan begå den dagen. Att slutföra dem hjälper dig att känna dig mer fulländad och därefter mindre påverkad av det oförskämda e -postmeddelandet som du fick.
Överväg att sätta upp mål som "svara på alla andra mejl" eller "gå till gymmet"
Steg 3. Distrahera dig själv
Ibland behöver du lite distraktion för att gå vidare från något. Ta en paus för att lyssna på musik, äta lunch eller ring en vän för att chatta om något annat än e -postmeddelandet. Att få dig att tänka på saker kan ge dig en mycket nödvändig och katartisk paus.
Steg 4. Överväg att rapportera dem om det behövs
I slutet av dagen är ibland det bästa sättet att gå framåt att hantera problemet permanent. Om e -postmeddelandet innehåller några hot eller förolämpningar som kan betraktas som hatprat, rapportera den här personen till rätt personer, som kan vara HR -avdelningen på ditt jobb eller studentbeteende på din skola. Du kan också blockera dem från att skicka e -post till dig i framtiden.
- Rapportera dem till myndigheterna om de hotar mot dig.
- Försök att mejla din chef först så att de får veta vad som händer. Om de inte löser problemet, ta det till HR.
