Ett bekräftelsemeddelande låter en annan person veta att du har fått ett meddelande eller en begäran, även om du inte kan ge ett fullständigt svar direkt. Även om du inte behöver skicka ett bekräftelse för varje personligt e -postmeddelande som du får, bör du svara i en professionell eller affärsmässig miljö när du blir tilltalad direkt. Om du bara behöver berätta för den andra personen att du har fått deras e -postmeddelande, skicka en kort bekräftelse för att meddela dem. Om personen begärde en tjänst eller beställde en produkt, ge mer information om när du kan förvänta dig svar eller hur du löser eventuella problem.
Steg
Metod 1 av 2: Bekräfta att du har fått ett e -postmeddelande
Steg 1. Svara om du är listad på raden Till: eller namngiven i meddelandet
Kontrollera överst i e -postmeddelandet för att se om avsändaren listade din e -postadress på raden "Till:". Om du inte är listad där, skanna igenom e -postmeddelandet för att se om ditt namn visas någonstans där. Om du ser ditt namn, var noga med att skicka ett bekräftelse eftersom du blev adresserad direkt.
Om din e -postadress bara finns med på "CC" -raden i e -postmeddelandet men du inte nämns i kroppen behöver du inte skicka ett bekräftelse eftersom meddelandet troligen skickades till en stor grupp människor
Varning:
Undvik att bekräfta skräppostmeddelanden eftersom de kan fortsätta att skicka e -post om du svarar.
Steg 2. Adressera avsändaren med namn i hälsningen
Börja din hälsning högst upp i ditt e -postmeddelande så att den andra personen ser det direkt när de öppnar det. Använd en formell hälsning, till exempel "Hej" eller "Kära", följt av deras namn. Om du svarar på en överordnad eller någon du inte känner till, använd deras titel följt av deras efternamn. Om du känner den andra personen väl kan du använda deras förnamn.
Till exempel kan du säga "Hej fru Davis" eller "Kära Jonathan" som din hälsning
Steg 3. Nämn kort att du har läst igenom e -postmeddelandet
Använd bara några meningar för att bekräfta så att det inte verkar för ordriktigt. Tacka personen för att du skickade e -postmeddelandet eller meddela att du fått sitt meddelande. Om det finns några specifika detaljer, ändra dem i dina inledande meningar för att visa att du har läst igenom deras meddelande.
- Du kan till exempel skriva "Tack för att du skickade mig ett meddelande om nästa veckas möte" eller "Jag har tagit emot och läst igenom ditt e -postmeddelande om vår nya potentiella klient."
- Om du inte hade tid att läsa igenom e -postmeddelandet kan du säga något liknande,”Tack för att du kontaktade mig. Jag har fått ditt meddelande och kommer att läsa igenom det så snart jag kan.”
Steg 4. Ge en uppskattad tid för ett svar om e -postmeddelandet har en förfrågan eller fråga
Om du har tid att svara fullständigt omedelbart, gör det så snart du kan för att visa att du är pålitlig och pålitlig. Ange annars en tidsram där den andra personen kan förvänta sig ett annat meddelande från dig så att de inte tror att du ignorerar dem. Var försiktig så att du inte överdriver om hur snabbt du kan svara om du tror att det kan ta längre tid.
- Du kan till exempel säga "jag kommer att få den informationen inom två dagar", eller "jag hör av mig igen senare idag för att diskutera frågan vidare."
- Om du inte vet hur lång tid det tar att svara, använd "Jag återkommer så snart som möjligt med frågor eller kommentarer."
- Om det inte finns en begäran eller ett problem du behöver ta upp i e -postmeddelandet behöver du inte svara med en tidsram.
Steg 5. Avsluta e -postmeddelandet med en avslutning och ditt namn innan du skickar det
Använd ett formellt avslut i din e -post, till exempel "Bästa" eller "Tack igen", för att hjälpa meddelandet att låta mer professionellt. Skriv ditt namn efter avslutningen för att avsluta ditt meddelande. Se till att allt är rätt stavat innan du klickar på knappen Skicka.
- Du kan till exempel skriva "Bästa, Beth" eller "Tack igen, Travis."
- Du kan också ange ett telefonnummer eller en alternativ e -postadress efter ditt namn om du vill ge den andra personen ett annat sätt att kontakta dig.
Steg 6. Följ upp med ett fullständigt svarsmeddelande så snart som möjligt
Om det ursprungliga e -postmeddelandet hade en förfrågan eller en fråga, ta dig tid att skriva ut ett fullständigt svar när du kan. Ta upp alla bekymmer eller frågor i meddelandet i sin helhet för att visa att du har tagit dig tid att överväga deras budskap. Behåll en artig och positiv ton under hela budskapet för att upprätthålla en bra repertoar med dem.
Om du behöver mer tid, som om du väntar på en rapport eller ett dokument, försök att skicka ett uppföljande e-postmeddelande med en uppdatering och en ny tidsram så att den andra personen inte tror att du har glömt bort dem
Metod 2 av 2: Svar på företagstjänster och order
Steg 1. Skriv namnet på den person du når ut överst i e -postmeddelandet
Börja med en formell hälsning, till exempel "Hej" eller "Kära", för att behålla en professionell ton i ditt meddelande. Om du inte känner personen väl, använd deras titel följt av deras efternamn för att förbli formell. Om du är mer bekant med personen eller de anger sitt förnamn, kan du ta itu med den istället.
Till exempel kan du skriva "Dear Mr. Christensan" eller "Hello Dana", som din hälsning
Steg 2. Tacka personen och nämn den produkt eller tjänst som de begärde
Uttryck äkta tacksamhet mot personen i den första meningen i ditt mejl. I samma mening, gör om produkten som personen beställde eller vilka frågor eller problem de nämnde i tidigare korrespondens. På så sätt kommer personen att inse att du tog dig tid att läsa eller bearbeta sina tidigare meddelanden.
Till exempel kan du säga "Tack för att du beställde de två kartonglådorna choklad från vår butik" eller "Vi uppskattar att du hör av dig när det gäller den öppnande du sökt."
Steg 3. Ge personen en tidsram för när han kan förvänta sig svar eller leverans
Nämn i nästa mening hur lång tid det kommer att ta för den andra personen att höra från dig så att de inte känner att du har glömt bort dem. Se till att den tidsram du anger är korrekt och ärlig, annars kan de bli upprörda om de inte hör av sig.
Du kan till exempel säga "Du kan förvänta dig ditt paket om tre arbetsdagar" eller "Vänligen tillåt 1-2 arbetsdagar för oss att svara."
Variation:
Om du inte vet hur lång tid det tar att svara, säg något i stil med "Vi kommer att kontakta dig så snart som möjligt för att ta itu med dina problem."
Steg 4. Ge förslag om det finns några problem som du inte kan lösa via e -post
Om du inte direkt kan lösa deras problem kan du prova att rekommendera andra alternativ som kan vara mer användbara. Behåll en artig och förstående ton under hela meddelandet så att det inte låter negativt eller verkar uppriktigt. Försök att ge så många detaljer som möjligt till personen så att de kan ta nästa steg för att lösa sina problem.
Du kan till exempel säga,”Jag är ledsen att höra att det finns ett problem med att överföra pengar till ditt bankkonto. Prova att titta igenom våra vanliga frågor för att se om ditt problem har åtgärdats. Annars kan du behöva besöka din bank och prata med din kontohanterare för att bekräfta dina transaktioner.”
Steg 5. Lämna kontaktinformation längst ner i e -postmeddelandet
Avsluta din e -post med ett formellt avslut, till exempel "Bästa" eller "Tack igen", så att du avslutar meddelandet på ett bra sätt. Var noga med att ange ditt namn efter avslutningen. Om du vill ge den andra personen alternativ för att kontakta dig kan du också lämna ett telefonnummer, alternativ e -postadress eller webbplats efter ditt namn.
