Om du inte är så bekant med Microsoft Excel kan det verka som ett skrämmande program att använda. Lyckligtvis är det lätt att komma igång. Du kan skriva in data, kopiera och klistra in dem från andra dokument och formatera dem med bara några klick. Med lite övning kan du snabbt ange, redigera och hantera data i Microsoft Excel.
Steg
Del 1 av 3: Ange och välja data
Steg 1. Starta Microsoft Excel
Du kan hitta Excel genom att klicka på "Start" -menyn, välja "Alla program", välja "Microsoft Office" och sedan välja "Microsoft Excel". Excel levereras med Microsoft Office -paketet med produkter som vanligtvis förpackas med Windows -datorer och bärbara datorer.
Mac -användare som har köpt Excel för Mac hittar programmet i sin Dock eller bland genom att öppna "Finder" och sedan välja "Program"
Steg 2. Öppna ett kalkylblad
En tom "arbetsbok" kan automatiskt visas när Excel öppnas. Annars ser du ett "Mallgalleri" där du antingen kan välja en ny tom arbetsbok eller en speciellt formaterad mall.
Du kan alltid öppna ett nytt kalkylark medan du arbetar med en annan arbetsbok i Excel. Klicka bara på "Arkiv" i menyraden och välj alternativet "Ny arbetsbok"
Steg 3. Ange data i önskade celler
Du kan skriva siffror, ord, ekvationer, formler eller funktioner i valfri cell efter att ha markerat och klickat på den.
- När du är klar med en given cell trycker du på ↵ Enter eller Tab ↹ för att automatiskt gå till nästa cell horisontellt.
- Du kan också skapa en ny rad i en cell där du kan lägga till mer text. Ange bara en "radbrytning" genom att trycka på Alt+↵ Enter.
Steg 4. Skapa rubriker för dina kolumner
Ange text i rad 1 för att skapa kolumnrubriker för dina data. Skriv till exempel "Namn" i cell A1 och "Datum" i cell B1 och låt dessa fungera som dina kolumnrubriker för spårning av namn och datuminformation.
Steg 5. Skapa en sekvenserad dataserie
Excel kan lära sig mönster som ligger till grund för dina data och sedan fylla i data baserat på detta mönster för att spara tid och energi. Börja med att skapa ett mönster i på varandra följande celler (t.ex. att skriva "januari" i en cell och "februari" i nästa). Markera sedan de befolkade cellerna och klicka och dra i det nedre högra hörnet av din valda rektangel för att expandera mönstret till nya celler. Excel känner automatiskt igen ditt etablerade mönster och fyller i efterföljande celler med "mars", "april" och så vidare.
Excel kan känna igen många vanliga mönster som veckodagar, datum med jämnt mellanrum, nummer i följd och många andra
Steg 6. Välj ett cellområde
Om du vill markera ett cellintervall med musen (för att formatera eller redigera större datamängder) klickar du bara på början eller slutet av ett dataområde och drar markören i önskad riktning för att markera lämplig text. Det finns också ett antal användbara tangentbordsgenvägar som anges nedan.
- Genom att trycka på Ctrl och blanksteget utvidgas ett urval i kolumnen där den ursprungliga cellen finns.
- Genom att trycka på ⇧ Skift och mellanslagstangenten förlängs ett urval i raden där den ursprungliga cellen finns.
- Genom att trycka på Ctrl+⇧ Skift och mellanslagstangenten eller Ctrl+A markeras hela kalkylbladet.
Steg 7. Sätt in rad (er)
Börja med att klicka på ett radnummer (detta markerar hela raden). Välj raden som du vill att din nya rad ska gå över. Högerklicka (Ctrl+klicka på Mac) och välj "Infoga" från menyn som visas.
- Denna funktion är också tillgänglig från fliken "Hem" genom att välja "Infoga" från "Celler" och sedan "Infoga bladrader".
- Om du sätter in flera rader måste du välja flera rader ovanför platsen där du vill placera nya rader. Välj helt enkelt samma antal rader som du vill infoga nedan.
Steg 8. Infoga kolumner
Börja med att klicka på en kolumnbokstav (detta markerar hela kolumnen). Välj den kolumn som du vill att din nya kolumn ska gå till vänster om. Högerklicka (Ctrl+klicka på Mac) och välj "Infoga" från menyn som visas.
- Denna funktion är också tillgänglig från fliken "Hem" genom att välja "Infoga" från "Celler" och sedan "Infoga bladrader".
- Om du infogar flera kolumner måste du välja flera kolumner till höger om platsen där du vill placera nya kolumner. Välj helt enkelt samma antal kolumner som du vill infoga till vänster.
Del 2 av 3: Redigera data
Steg 1. Kopiera en eller flera celler
När du har markerat den eller de celler du vill kopiera högerklickar du och väljer "Kopiera" från menyn som visas. Alternativt kan du trycka på Ctrl+C (eller ⌘ Command+C för Mac -användare). Detta kommer att lägga till vald data till ditt urklipp.
Steg 2. Klipp en eller flera celler
Efter att ha markerat den eller de celler du vill klippa, högerklickar du och väljer "Klipp" från menyn som visas. Alternativt kan du trycka på Ctrl+X (eller ⌘ Kommando+X för Mac -användare). Detta kommer att lägga till vald data till ditt urklipp.
Steg 3. Klistra in en eller flera celler
Efter att ha markerat den eller de celler där du vill klistra in dina data högerklickar du och väljer "Klistra in" från menyn som visas. Alternativt kan du trycka på Ctrl+V (eller ⌘ Kommando+V för Mac -användare). Detta klistrar in innehållet i den eller de kopierade cellerna.
Om din cell innehåller en formel klistrar "Klistra in" formeln ej beräknat värde på formeln. För att "Klistra in" cellvärden, använd "Klistra in special"
Steg 4. Klistra in cellvärden istället för formler
Börja med att välja "Redigera" på fliken "Hem" och klicka på "Klistra in special". Välj "Värden" från listan över attribut att klistra in.
Beroende på din version av Excel kan andra alternativ i "Klistra in special" innehålla "Kommentarer" (textkommentarer som kan läggas till i enskilda celler), "Formater" (alla textformateringsval) eller "Alla" för att klistra in allt på en gång
Steg 5. Radera cellinnehåll
Välj helt enkelt cell (erna) där du vill radera text och tryck på Del eller högerklicka och välj "Ta bort" från menyn som visas.
Steg 6. Flytta celler, rader eller kolumner
Markera dina valda celler och aktivera "flyttpekaren" (visas som fyra riktningspilar för Windows -användare eller som en handikon för Mac -användare). Dra till önskad plats för att ersätta befintlig data där med cellerna du har bestämt dig för att flytta
Steg 7. Använd en formel
Excel använder "formler" för att göra beräkningar i en cell och kan referera till andra celler som en del av den beräkningen. Klicka på cellen där du vill ange formeln och börja sedan med att skriva "=". Skriv nu in en matematisk formel och klicka på "Enter". Excel visar resultaten (inte själva formeln).
Du kan också lära dig mer om hur du skriver formler i Microsoft Excel
Steg 8. Referensvärden från andra celler
Formler kan referera till andra celler och deras värden. När du skriver en formel klickar du bara på en enda cell eller ett cellintervall och Excel fyller automatiskt i cellens namn (t.ex. B2, D5) i din formel. Nu refererar din formel till den specifika cellen och kommer att dra ett värde från den kontinuerligt. Om värdet i den refererade cellen ändras kommer resultaten av din formel också.
Du kan också referera till värden från andra kalkylblad. Börja med att markera cellen som du vill referera till ett värde i, skriv an "= 'i formelfältet och skriv sedan in önskad formel omedelbart efter" =. "När du har skrivit in formeln klickar du helt enkelt på fliken för kalkylbladet du önskar referera och välj sedan önskat dataintervall som du vill skriva in i formeln
Steg 9. Spåra dina ändringar
Du kan spåra ändringar genom att välja "Verktyg" i menyraden och sedan klicka på "Spåra ändringar". Slutligen väljer du "Markera ändringar".
Om det här alternativet inte är tillgängligt har du ett skrivskyddat format. Under Spåra ändringar markerar du alternativet bredvid Spåra ändringar under redigering. Detta delar också din arbetsbok. När det här alternativet har valts kan du göra ändringar och se dessa ändringar genom att markera det här alternativet igen och markera rutan bredvid "Markera ändringar"
Steg 10. Lägg till kommentarer
Detta kan vara ett användbart sätt att diskutera redigeringar som gjorts i ett Excel -kalkylblad. Börja med att markera den eller de celler som du vill kommentera. Välj sedan "Infoga" från menyraden och klicka på "Infoga kommentar" från menyn som visas. En textruta visas på önskad plats och låter dig lämna en kommentar.
Steg 11. Spara dina ändringar
Välj "Arkiv" i menyraden och klicka på "Spara". Välj sedan rullgardinsmenyn "Spara i" och välj önskad mapp. Om du försöker avsluta Excel innan du sparar dina senaste ändringar visas en dialogruta som frågar om du vill spara dina ändringar. Du kan antingen klicka på "Spara" eller "Spara inte" beroende på vad du föredrar.
Del 3 av 3: Formatera data
Steg 1. Visa "Format" -bandet
Se till att "Format" -bandet är synligt så att du enkelt och snabbt kan komma åt olika formateringsalternativ. Klicka helt enkelt på den nedåtpekande pilen till höger om "Format" -bandet för att expandera det. Detta gör att du kan justera teckensnitt och storlek samtidigt som du gör texten kursiv, fet eller understruken. Det ger dig också genvägsåtkomst till flera av de funktioner som diskuteras i formateringsstegen som beskrivs nedan.
Ett högerklick på en cell eller cellgrupp ger också formateringsalternativ. Efter att högerklicka på cellerna väljer du "Formatera celler". Detta ger dig ett antal alternativ när det gäller nummer (stil), anpassning, teckensnitt, kant, mönster och skydd
Steg 2. Slå in din text
Detta kommer att få texten att lindas runt och förbli synlig i en cell i stället för att slita av och bli skymd av nästa cell. Börja med att markera cellerna du vill justera. Titta sedan på fliken "Hem" på knapparna "Justering" och välj alternativet "Wrap Text".
Du kan också justera din text så att den passar celler så att kolumner och rader automatiskt justerar deras bredd eller höjd (respektive) för att rymma innehållet i en cell. Under fliken "Hem", titta på "Celler" -knapparna och klicka på "Format". På menyn "Format" väljer du "Cellstorlek" och klickar antingen på "AutoFit -kolumnbredd" eller "AutoFit -radhöjd"
Steg 3. Justera din text
Detta gör att din text blir motiverad till vänster, höger eller mitt i cellerna. Börja med att markera cellerna du vill justera. Välj sedan lämplig inriktning under fliken "Hem". Du kommer att se tre knappar med linjer orienterade för att visa sidan av cellen (erna) där texten börjar.
Steg 4. Ändra den numeriska stilen för data
Du hittar flera grundläggande numreringsstilar i själva "Format" verktygsfältet. Välj helt enkelt den eller de celler du vill formatera och klicka sedan på lämplig numerisk stil som finns i verktygsfältet. För att komma åt ytterligare stilar, högerklicka på de markerade cellerna, klicka på "Formatera celler" och välj sedan fliken "Nummer". Du kommer att se en mängd olika alternativ under "Kategori".
Steg 5. Ändra din textfärg
Markera den eller de celler som du vill justera textfärgen för. Klicka sedan på pilen nedåt bredvid "Teckensnittsfärg" från verktygsfältet "Format". Detta är alternativet som ser ut som en bokstav "A" med en färgad linje under den. Klicka på pilen med en meny med en mängd olika färgalternativ.
Steg 6. Ändra din bakgrundsfärg
Välj den eller de celler som du vill justera bakgrundsfärgen för. Klicka sedan på den nedåtpekande pilen bredvid "Fyllningsfärg" från verktygsfältet "Format". Detta är alternativet som ser ut som en bokstavsfärgburk med en färgad linje under. Klicka på pilen med en meny med en mängd olika färgalternativ.
Tips
- Genom att trycka på Ctrl+⇧ Skift och lämplig riktningspil förlängs ett urval till den sista befolkade cellen i samma kolumn eller rad som den ursprungliga cellen.
- Genom att trycka på Ctrl+⇧ Skift+⇱ Hem utökas ett urval till början av kalkylbladet.
- Genom att trycka på Ctrl+⇧ Skift+⇟ PgDn förlängs ett urval genom det aktuella arket och nästa blad som kommer efter det.
- Genom att trycka på Ctrl+⇧ Skift+⇞ PgUp förlängs ett urval genom det aktuella arket och föregående blad som kommer före det.
- Du kan också manuellt justera bredden på kolumner och cellhöjd. Klicka bara på raden som skiljer två celler och håll den tills två motsatta pilar visas. Dra sedan dessa pilar i önskad riktning för att krympa eller expandera en rad eller kolumn.
- Du kan också skapa villkorlig formatering för specifika celler (eller kategorier av celler). Under fliken "Hem" väljer du "Villkorlig formatering" i gruppen "Stilar".
