Ett kunskapsdelande e -postmeddelande är ett e -postmeddelande som är utformat för att dela information, särskilt på arbetsplatsen eller i en annan professionell miljö. Kunskapsdelning är ett bra sätt att visa dina kollegor att du bryr dig om dem och vill dela det du vet med dem, i hopp om att det kan hjälpa dem i framtiden. Det kan också hjälpa till att stärka dina professionella kontakter. Försök att göra din kunskapsdelande e -post så tydlig och lättsmält som möjligt. Detta kommer att göra dem enkla för andra att förstå och absorbera.
Steg
Metod 1 av 2: Skapa din e -post
Steg 1. Ange syftet med din e -post tydligt och kortfattat i ämnesraden
Skriv en ämnesrad som ger din publik en tydlig förhandsvisning av vad du kan förvänta dig när de öppnar din e -post. Försök att hålla längden på ämnesraden till cirka 7 ord.
- Om du till exempel vill dela med dig av den kunskap du fick när du deltog i en kodningskonferens, kan du göra ämnesraden till något liknande:”Key Takeaways from Miami Coders Conference 2020.”
- Det är mycket mindre troligt att mejl med vaga eller alltför långa ämnesrader öppnas. Undvik korta ämnesrader med bara 1-2 ord som inte effektivt anger vad e-postmeddelandet handlar om.
Dricks: Om du vill att folk ska läsa din kunskapsdelande e -post inom en viss tidsram, inkludera ett datum i ämnesraden. Du kan till exempel sätta”Industrifrämjanden att diskutera under mötet den 2 augusti”.
Steg 2. Börja mejlet med en hälsning riktad till din specifika publik
Tänk på den publik du planerar att skicka din kunskapsdelande e -post till och välj en hälsning med en lämplig formalitet. Gör hälsningen inkluderande för alla som kommer att få e -postmeddelandet.
- Om du till exempel skickar ut e -postmeddelandet till ett litet team av programmerare som du arbetar nära och känner väl, kan du börja mejlen med något superavslappnat och vänligt som: "God eftermiddag, mina andra kodande ninjor."
- Om du skickar ett kunskapsdelande -e -postmeddelande till högre personer eller någon form av grupp som innehåller personer som du inte känner personligen kan du välja en mer formell hälsning enligt följande: "Kära ledamöter i direktionen" eller " God morgon, marknadsföringsteam.”
- Om du delar kunskap med bara 1 eller 2 personer kan du adressera dem med namn i din e -posthälsning.
- Om du är osäker kan du bara använda något generiskt som: "Hej alla" eller "God eftermiddag."
Steg 3. Skriv en kort bakgrund eller sammanhang i början av e -postmeddelandet
Börja med ett kort stycke, precis under din hälsning, som förklarar vad du kommer att dela i ditt e -postmeddelande. Detta kommer att ge läsarna mer sammanhang för vad de ska läsa än ämnesraden.
Om du till exempel delar med dig av lärdomar från en kodningskonferens kan du skriva något i stil med:”Förra veckan hade jag turen att delta i 2020 -upplagan av Miami Coders Conference. Jag skulle vilja dela med mig av några av de viktigaste taeawaysna från den 2-dagars konferensen, under vilken vi lärde oss om artificiell intelligens och kodningstrender för 2021. Jag hoppas att denna kunskap kommer att vara lika användbar och intressant för dig som den är för mig.”
Steg 4. Dela upp e -postens kropp i delar
Dela de viktigaste punkterna du vill dela i sammanhängande avsnitt, så det är lättare att följa och smälta. Sätt rubriker i början av varje avsnitt av information för att göra det klart vad texten nedan handlar om. Dela upp långa avsnitt i flera kortare stycken för att dela upp informationen, istället för att bara dumpa en massa information i ett långt textblock.
- Se till att var och en av dina stycken innehåller relaterade punkter. Om du börjar en ny tanke, börja skriva ett nytt stycke.
- Om du till exempel vill dela med dig av vad du lärt dig om artificiell intelligens och kodningstrender vid en konferens du nyligen deltog i, kan du strukturera din e -post så här: en avsnittsrubrik där det står "Artificiell intelligensindustrins uppdateringar" och sedan skriva några stycken om ämnet, följt av en annan avsnittsrubrik som säger "Kodningstrender för 2021", följt av några fler stycken.
Steg 5. Avsluta mejlens brödtext med ett sammanfattande stycke
Skriv ett kort stycke innan du loggar ut som upprepar en del av den viktigaste informationen som din e -post innehöll. Låt dina läsare veta vad du hoppas att de tjänar på den delade kunskapen och inkludera eventuella relevanta åtgärder.
- Till exempel kan du säga något som:”Som du kan se finns det många spännande nya utvecklingar inom AI när det gäller marknadsföring och det finns några intressanta nya programmeringstrender att se upp för 2021. Jag hoppas att du kommer att tillämpa denna information till våra utvecklingsprojekt och fundera på hur vi kan förbättra våra produkter under nästa år.”
- Ett exempel på en åtgärd skulle vara något liknande:”Låt oss planera att dela några av våra tankar om all denna information i mötet på fredag. Kom förberedd med minst en poäng att diskutera.”
Steg 6. Avsluta din e -post med en logga av följt av ditt namn och titel
Välj en skylt som är kort och vänlig med en lämplig formalitet för din publik. Inkludera ditt namn och din titel i slutet, så att folk vet exakt vem e -postmeddelandet de just läst är från, vilket är särskilt viktigt om du inte personligen känner till alla i din publik.
- Exempel på tillfälliga avregistreringar som fungerar för nästan alla e -postmeddelanden är: "Tack", "Hälsningar" och "Allt gott."
- Några mer formella avregistreringar är: "Med vänliga hälsningar" och "Med respekt med dina."
- Några idéer för ännu mer avslappnade avskrivningar som du kan använda för ett e -postmeddelande till människor att arbeta med eller se varje dag är: "Vi ses alla imorgon" och "Skål".
- Om du delar kunskap utanför din organisation, inkludera också organisationens namn efter ditt namn och titel så att folk vet var du skriver dem från.
Metod 2 av 2: Gör din e-post läsarvänlig
Steg 1. Håll din e -post så kort som möjligt
Försök att inkludera all information du vill dela med så få ord som möjligt. Ju längre din e -post är, desto mindre sannolikt är det att de människor du vill dela din kunskap med kommer att läsa hela saken.
- Om du skriver om ett särskilt komplext ämne kan du alltid inkludera länkar till externa källor eller bilagor för att ge mer detaljerad information. På så sätt kan de som är intresserade av det du delar dyka in djupare i ämnet.
- Det finns ingen regel om hur länge ett e-postmeddelande om kunskapsdelning ska vara, och det beror mycket på vilken typ av information du delar och ämnets komplexitet. En bra tumregel är att inte skriva ett mejl längre än du själv vill läsa.
Steg 2. Markera viktig information med punktpunkter eller numrerade listor
Upprepa viktiga delar av dina textstycken i punktpunkter eller numrerade listor. Detta hjälper dig att upprepa den kunskap du delar och ger läsare något att snabbt titta på för att få några av huvudpunkterna i ditt e -postmeddelande.
Till exempel kan du göra en lista med en titel som "Topp 5 marknadsföringstrender för 2021" och skriva ut trenderna från 1-5 i en numrerad lista under den. Läsarna kan enkelt se vad trenderna är och sedan läsa texten i ditt mejl om de vill ha mer ingående information
Steg 3. Använd så enkelt som möjligt enkelt, lättförståeligt språk
Undvik att använda stora ord och jargong för att förklara dina poäng om du inte absolut behöver det. Detta kommer att göra din e -post mycket lättare att läsa och förstå av en bredare publik som förmodligen inte är lika bekanta med ämnet du skriver om som du är.
Tänk också på din publik när du väljer vilket språk du vill använda. Om du till exempel skriver till en liten grupp programmerare kan du förmodligen komma undan med att använda mer kodningsjargong i din e -post än om du skriver till en varierad publik
Dricks: Om du absolut behöver använda ett ord som folk kanske inte känner för att förklara en punkt, ge en definition första gången du använder ordet i innehållet i din e -post.
Steg 4. Skriv i en professionell ton
Var artig, använd korrekt grammatik och skiljetecken, och välj dina ord noggrant. Undvik att skriva i en vardaglig ton och använd inte slang eller oprofessionellt språk. Detta hjälper dig att bli professionell och kunnig inom ämnet som du delar information om.
- Till exempel, skriv inte ord med alla versaler och använd utropstecken sparsamt, så att du inte stöter på att du skriker till din publik.
- Använd inte slangord eller fraser som "jo", "vad händer" eller "alla" för att nämna några.
Steg 5. Håll dig till standardteckensnitt, tecken och e -postformatering
Använd inga teckensnitt eller specialtecken som vissa system inte har. Använd ett vanligt systemteckensnitt som är inbyggt i din e-postserver, håll dig till att använda tecken som finns på ett vanligt tangentbord och röra inte med standardformateringen av din e-post.
Detta kommer att säkerställa att nästan alla som tar emot ditt e -postmeddelande på en annan dator eller via en annan e -postserver kommer att se exakt vad du såg när du skrev ditt e -postmeddelande
Tips
- Tänk alltid på din publik när du skriver ett kunskapsdelande e -postmeddelande. Detta hjälper dig att bestämma nivån på formalitet, ton och vilket språk du ska använda.
- Se till att du skickar ett e -postmeddelande för kunskapsdelning till de personer som kommer att dra mest nytta av det. Till exempel kanske en programmerare inte är intresserad av trender och utveckling inom marknadsföringsbranschen, men någon i kundtjänst kanske.
- Innan du skriver ett e -postmeddelande om kunskapsdelning, fråga dig själv om det är det bästa sättet att dela informationen. I vissa fall kan du bestämma att ett personligt möte eller en videokonferenspresentation skulle vara mer effektivt.
- Skapa en översikt över vad du vill dela innan du skriver din e -post. Om du till exempel vill dela med dig av några marknadsföringstekniker som du lärde dig i ett webbinarium du gick på kan du skriva ner huvudpunkter som "nya SEO -tekniker", "e -postmarknadsföringsstrategier" och "bästa metoder för innehållsmarknadsföring."
Varningar
- Se till att språket du använder i din e -post kommer att förstås av alla i din publik. Till exempel, använd inte en massa programmeringsjargong om du skriver till hela ditt företag.
- Korrekturläs och stava alltid dina e -postmeddelanden innan du skickar ut dem. Om ditt e -postmeddelande innehåller fel kommer du inte att framstå som en tillförlitlig källa till kunskap.
