Att använda Microsoft Excel AutoFilter -funktion är ett snabbt och enkelt sätt att sortera igenom större datamängder. Filter stöder en mängd olika kriterier för att sortera dina data. För att starta måste du generera en dataset. Sedan återstår bara att välja målet och aktivera AutoFilter genom att trycka på "Filter" -knappen på fliken "Data" och anpassa filtret som du vill. Denna process kan bemästras på några minuter, vilket i slutändan ökar din Excel -effektivitet.
Steg
Del 1 av 2: Komma igång med autofilter
Steg 1. Skapa en tabell
Se till att dina data har kolumnrubriker för att ange data nedanför den. Rubriken är där filtret kommer att placeras och kommer inte att inkluderas i den data som sorteras. Varje kolumn kan ha en unik datauppsättning (t.ex. datum, kvantitet, namn, etc.) och innehålla så många poster som du vill sortera igenom.
Du kan frysa dina rubriker på plats genom att välja den innehållande raden och gå till "Visa> Frys rutor". Detta hjälper dig att hålla reda på filtrerade kategorier på stora datamängder
Steg 2. Välj all data du vill filtrera
Klicka och dra för att markera alla celler du vill inkludera i filtret. Eftersom AutoFilter är, som namnet antyder, en automatisk process, kan du inte använda den för att filtrera icke-sammanhängande kolumner. Alla kolumner däremellan kommer att ställas in för att filtrera med dem.
Steg 3. Aktivera AutoFilter
Gå till fliken "Data" och tryck sedan på "Filter". När de har aktiverats har kolumnrubrikerna rullgardinsmenyer. Med dessa knappar kan du ställa in dina filteralternativ.
Steg 4. Välj filterkriterier
Filteralternativ kan variera beroende på typen av data i cellerna. Textceller filtreras efter textinnehållet, medan nummerceller kommer att ha matematiska filter. Det finns några filter som delas av båda. När ett filter är aktivt visas en liten filterikon i kolumnrubriken.
- Sortera stigande: sorterar data i stigande ordning baserat på data i den kolumnen; siffror sorteras 1, 2, 3, 4, 5, etc. och ord sorteras alfabetiskt med början på a, b, c, d, e, etc.
- Sortera fallande: sorterar data i fallande ordning baserat på data i den kolumnen; siffror sorteras i omvänd ordning 5, 4, 3, 2, 1, etc. och ord sorteras i omvänd alfabetisk ordning, e, d, c, b, a, etc.
- Topp 10: De första tio raderna med data i kalkylarket eller de första tio raderna med data från det filtrerade urvalet
- Specifika villkor: Vissa filterparametrar kan ställas in med hjälp av värdelogik, som filtreringsvärden som är större än, mindre än, lika med, före, efter, mellan, innehållande, etc. Efter att ha valt en av dessa kommer du att bli ombedd att ange parametergränserna (t.ex. Efter 1/1/2011 eller högre än 1000).
- Obs: den filtrerade informationen är dold från vyn, INTE raderad. Du kommer inte att förlora någon data genom att filtrera.
Del 2 av 2: Anpassa och inaktivera autofilter
Steg 1. Använd anpassat autofilter för mer komplex sortering
Ett anpassat filter gör att flera filter kan tillämpas med hjälp av "och/eller" logik. Alternativet "Anpassat filter …" visas längst ned i filtermenyn och öppnar ett separat fönster. Här kan du välja upp till två filteralternativ och sedan välja "Och" eller "Eller" -knappen för att göra filtret exklusivt eller inkluderande.
Till exempel: en kolumn som innehåller namn kan filtreras efter de som innehåller "A" eller "B", vilket innebär att Andrew och Bob båda skulle visas. Men ingen skulle visas i en filteruppsättning för de som innehåller både "A" och "B"
Steg 2. Rensa dina filter
Om du vill rensa ett enda filter väljer du rullgardinsmenyn för den filtrerade kolumnen och väljer "Rensa filter från [namn]". För att rensa alla filter, välj vilken cell som helst i tabellen och gå till fliken "Data" och tryck på "Rensa" (bredvid filterväxeln).
Steg 3. Inaktivera autofilter
Om du vill inaktivera filtren helt avmarkerar du alternativet AutoFilter medan tabellen är markerad.
Tips
- Du kan se vilka kolumnrubriker som har filter applicerade på dem genom att titta på rullgardinsmenyknappen. Om pilen på knappen är blå, har ett filter i den menyn tillämpats. Om pilen på knappen är svart, har inget filter i den menyn tillämpats.
- AutoFilter ordnar data vertikalt, vilket innebär att filteralternativ endast kan tillämpas på kolumnrubriker men inte på rader. Genom att ange kategorier för varje rad och sedan bara filtrera den kolumnen kan du få samma effekt.
- Filtret fungerar inte längre än några tomma celler om du lämnar några celler tomma.
- Säkerhetskopiera dina data innan du använder AutoFilter. Även om AutoFilter kan stängas av kan eventuella ändringar som görs i data skriva över din befintliga information.
Varningar
- Genom att filtrera dina data raderar du inte rader, du döljer dem. Dolda rader kan döljas genom att markera raden ovanför och under den dolda raden, högerklicka på dem och välja "Visa".
- Spara dina ändringar ofta om du inte har säkerhetskopierat dina data och inte planerar att skriva över dina data.
