Många människor - särskilt de med funktionshinder - använder speciell programvara och enheter, inklusive skärmläsare, för att komma åt datorer och läsmaterial. Oavsett om du skriver för affärs- eller akademiska ändamål är det en bra idé att se till att dina word -dokument är tillgängliga för denna publik. Det finns några enkla designprinciper och steg att vidta när man skriver word -dokument för att se till att alla kan komma åt dem.
Obs! Skärmdumparna och specifika menyer som beskrivs nedan är från Microsoft Word, men de allmänna principerna är tillämpliga för att skapa tillgängliga orddokument med valfri ordbehandlingsprogramvara.
Steg
Steg 1. Använd rubriker och dokumentstilar för att skapa en navigerbar struktur
Eftersom program för skärmläsning (inklusive köpta programvarualternativ för Windows -datorer samt Apples VoiceOver -funktion) läser upp allt som är synligt på skärmen, är det bra att använda stilar eftersom det ger din dokumentstruktur. Skärmläsningsprogram kommer att använda ljud för att berätta för användare om en viss del av texten är en titel, rubrik, underrubrik eller normal/brödtext. Detta gör att användarna kan logiskt förstå dokumentet och hoppa till vissa rubriker och ämnen. Men för att programvaran ska göra detta måste dokumentförfattaren göra dessa skillnader tydliga! Annars kommer hela dokumentet att läsas som en stor bit av “Normal” brödtext.
- Använd åtminstone de viktigaste stilalternativen: Titel, Rubrik (med numrerade nivåer) och Normal.
- Se till att du identifierar dina rubriker i rätt ordning. Detta hjälper till att skapa ett lättöverskådligt system för någon som navigerar i din text. Till exempel kan du tilldela din papperstitel Titel stil, använd Rubrik 1 stil för dina huvudsektionsrubriker, använd Rubrik 2 för dina underavdelningsrubriker och så vidare.
- Se till att du inte hoppar över rubriknivåer. Nest dina rubriker så att deras stilnummer motsvarar deras hierarki (dvs. gå inte från 1 till 3 eller använd 3 för din huvudtitel och 1 för dina undertexter; se till att 1 är den största rubriken, sedan 2, sedan 3, etc.).
- Kom ihåg att du kan anpassa hur dina stilar ser ut utan att påverka tillgängligheten. Ändra gärna teckensnitt, storlekar och färger. Se bara till att varje rubrik eller textbit är”märkt” med rätt Style -etikett så att skärmläsare kan identifiera den.
- För längre dokument, överväg att använda Words inbyggda innehållsförteckning. Detta använder automatiskt dina rubriker för att skapa en länkad innehållsförteckning som kan göra det lättare att navigera i ditt dokument för alla läsare.
Steg 2. Använd alt="Bild" -text
Personer med nedsatt syn, oavsett om de är blinda eller har delvis syn, kan tappa bort om du använder många bilder, diagram, former, fotografier eller clipart i dina dokument. Det betyder inte att du måste hoppa över dessa funktioner - du måste bara lägga till alternativ (eller "alt") text eller bildtexter för att förklara vad de är. Skärmläsningsprogram kommer att läsa alt="Bild" -text eller bildtexter högt för att säkerställa att användare med synskador inte missar.
-
För att lägga till alt="Bild" text, börja med att högerklicka på din bild. Gå till Formatera bild och då Alt text.
Skriv en enkel men fullständig beskrivning av bilden eller annan visuell funktion i rubriken och/eller beskrivningsrutan (beroende på dess längd) och klicka på OK.
Steg 3. Se till att tabellerna är tillgängliga
Tabeller är bra för att organisera data och information, men när de läses av en skärmläsare kan de vara förvirrande. Att hålla dessa principer i åtanke kan göra dem mer tillgängliga:
- Använd tydliga och avsedda kolumnrubriker. Precis som du använder Style -rubriker i hela din text, använd kolumnrubriker för att göra dina tabeller konsekventa och enkla att navigera. Se till att under Tabellalternativ, du väljer Header Row så att skärmläsare identifierar den översta raden som kolumnrubriker.
- Gör borden så enkla och logiska som möjligt. Om möjligt, undvik att ha slagit samman eller delat celler bara i vissa kolumner eller rader, eftersom det kommer att vara förvirrande när innehållet läses högt. Håll dig till ett vanligt, jämnt upplagt format.
- Försök att få dina tabeller att läsa logiskt från vänster till höger och uppifrån och ner (om du arbetar på engelska). För att få en bättre uppfattning om hur en skärmläsare kommer att navigera i ditt bord, använd tabulatortangenten på tangentbordet för att kontrollera ordningen som markören går igenom dina kolumner och rader.
- Att använda alt="Bild" -text för tabeller, liksom bilder och diagram kan också hjälpa.
Steg 4. Använd meningsfull hyperlänkstext
Om du bara kopierar och klistrar in en lång URL i ditt dokument kommer skärmläsaren att försöka läsa upp varje bokstav - vilket kan vara jobbigt. Ett bättre tillvägagångssätt innebär att man använder meningsfull hyperlänkstext.
- När du vill lägga till en hyperlänk högerklickar du på raden där du vill ha länken och väljer till Hyperlänk (eller gå till Föra in och då Hyperlänk).
- Kopiera eller skriv in webbadressen i adressen eller anknyta till textruta.
-
Inkludera en enkel men meningsfull beskrivning under visa eller text att visa.
Detta är det skrivande som faktiskt kommer att synas i ditt dokument, och när du klickar på det tar det läsaren till webbadressen till URL: en.
Steg 5. Undvik att använda tomma mellanslag eller rader för att skapa formatering eller blanksteg
Om du tenderar att slå "Tab" eller "Enter" om och om igen för att skapa den formatering du vill, försök att sparka vanan. Att höra en massa vitt utrymme (identifierad av en skärmläsare som "tomt") kan vara irriterande och kan ge användare med funktionshinder intrycket att dokumentet har slutat.
- Använd istället dokumentformatering. Lita på fördjupningar, radavstånd och stilar för att skapa den effekt du vill ha.
-
För att skapa extra utrymme efter rader utan att trycka på enter, högerklicka och gå till Paragraf.
Under Mellanrum, justera alternativen före, efter och radavstånd efter önskemål för att få den layout du vill ha.
-
Ett sätt att kontrollera hur ditt dokument kan se ut för en skärmläsare är att välja alternativet visa alla tecken som inte skrivs ut så att du kan se styckssymbolen som visas varje gång du trycker på enter -knappen och pricken som visas varje gång du trycker på mellanslagstangenten. Helst ska dessa bara visas när du verkligen stoppar ett gammalt ord eller stycke och startar ett nytt. De ska inte vara där när du bara vill skapa extra utrymme.
Steg 6. Undvik flytande föremål
Var försiktig när du lägger till bilder, diagram eller andra objekt. Om du använder flytande objekt kan skärmläsningsprogramvara ignorera dem helt eller läsa texten alt="Image" i fel ordning.
Använd istället alternativet "topp och botten" eller "i linje med text"
Steg 7. Var noga med att tillhandahålla alternativ för ljudinnehåll
Om du har ljudklipp eller videor som kan vara otillgängliga för döva, försök att tillhandahålla bildtexter eller avskrifter för att se till att de också har tillgång till innehållet.
Steg 8. Skriv och designa med alla typer av användare i åtanke, beroende på din publik
Vissa användare kan ha kognitiva funktionsnedsättningar och dra nytta av tydligt språk. Vissa kan ha färgblindhet eller andra synskador som gör text med låg kontrast svår att skilja från bakgrunden. Vissa användare som är beroende av skärmläsare måste lyssna på alla delar av ditt dokument, ibland om och om igen. Om du har onödigt innehåll, försök ta bort det. Var noggrann med ditt innehåll, men om möjligt, håll dig enkel i ditt tillvägagångssätt.
- Håll titlar korta, särskilt om de ofta visas.
- Om du använder färg, undvik att lägga mycket liknande färger ovanpå varandra. Kontrast gör texten lättare att läsa för alla, särskilt de med synskador.
- Lita inte på färgkodning ensam. För användare som inte kan uppfatta färg eller använder skärmläsare, se till att information överförs på flera sätt, inte bara genom textens färg. Undvik till exempel en lång lista med objekt där röd text betyder en sak och blå en annan.
Video - Genom att använda denna tjänst kan viss information delas med YouTube
Tips
- Tänk på din publik. Du kanske inte behöver slå alla dessa steg för att skapa ett dokument som fungerar för din publik, men att tillämpa dessa grundläggande principer kan hjälpa till att se till att ditt dokument blir tillgängligt för ett större antal människor.
- Om tillgänglighet är viktigt för ett visst projekt, be någon med funktionshinder eller med kunskap om skärmläsare och annan hjälpmedel att "testa" ditt dokument och ge dig feedback.
