E -post, liksom andra kommunikationsformer, har sin egen etikett och sociala protokoll. Om du behöver skriva ett e -postmeddelande som ber om feedback på jobbet eller i skolan, eller på ett skriftligt manuskript, bör du överväga formulering, tidpunkt och struktur när du skapar din e -post för att göra det så effektivt som möjligt. Att vara artig, punktlig och specifik i dina e -postmeddelanden kan hjälpa dig att få den feedback du behöver.
Steg
Metod 1 av 4: Be om feedback på jobbet
Steg 1. Tilltala den person som är bäst kvalificerad att kommentera ditt arbete
Ofta är detta chefen direkt ovanför dig. Du bör i alla fall börja med dem, eller med en högre kollega eller medarbetare. De kommer att ha erfarenhet av att hjälpa dig och ge dig den feedback du behöver.
Steg 2. Var artig och ödmjuk i e -postmeddelandet
Du bör följa normerna på ditt kontor för e -post. Ödmjukhet går långt i att be om feedback, men var inte så ödmjuk att din chef eller chef tror att du inte vet något om ditt jobb. Rama snarare in frågorna på ett sätt som visar dina framsteg i ett projekt eller en uppgift. Detta kommer att låta chefen veta att du inte bara sitter på händerna och väntar på feedback. Tänk också på följande tips.
- Du kan säga, "Jag arbetade med presentationen för imorgon när jag stötte på ett snag med formatet-jag är inte säker på om jag följer företagets standard. Jag har bifogat presentationen. Har du några förslag på formatet? Tack för din hjälp med detta.”
- Glöm inte att tacka dem i mejlet.
Steg 3. Var specifik i din feedbackförfrågan
Detta kan hjälpa dig att undvika alltför bred feedback som osannolikt hjälper dig på ditt jobb. Undvik ja eller nej frågor, om det inte behövs. Fokusera istället på specifika delar av ett projekt som behöver arbete. Försök att inte bomba din chef eller medarbetare med alla möjliga frågor du kan ha om ditt jobb på en gång.
- Du kan till exempel säga”Jag var inte säker på hur jag skulle gå vidare med Eastman -filen. Klienten har inte svarat på mina e-postmeddelanden, och eftersom det är ett högprioriterat uppdrag tyckte jag att det var bäst att maila dig för att se vad jag ska göra.”
- Om du letar efter mer allmän feedback i form av en granskning eller rapport, begär det specifikt. Att vara artig, koncis och så specifik som du kan hjälper. Till exempel kan du be om en rapport om din effektivitet eller kreativitet. Om du ber om feedback från dem som rapporterar till dig kan du behöva göra en anonym undersökning.
EXPERTTIPS
Alyson Garrido, PCC
Workplace Coach Alyson Garrido is an International Coach Federation accredited Professional Certified Coach (PCC), Facilitator, and Speaker. Using a strengths-based approach, she supports her clients with job search and career advancement. Alyson provides coaching for career direction, interview preparation, salary negotiation, and performance reviews as well as customized communication and leadership strategies. She is a Founding Partner of the Systemic Coach Academy of New Zealand.
Alyson Garrido, PCC
Workplace Coach
Prova KISS -metoden när du begär allmän feedback.
KISS -modellen är ett bra sätt att hjälpa människor att ge dig lämplig, användbar feedback. Fråga personen,"
ha kvar? Vad borde jag förbättra? Vad borde jag Start? Och vad ska jag sluta?"
Steg 4. Skicka ett tackmeddelande när de har svarat
Om feedbacken föreslog att du behöver mycket förbättring eller att ditt arbete inte är i nivå, se till att inkludera ett kort uttalande om hur du åtgärdar det. Ge dig själv tid att bearbeta känslorna innan du omedelbart svarar.
Se till att du svarar inom 1-2 dagar
Metod 2 av 4: Be om feedback i skolan
Steg 1. Identifiera dig själv
Din lärare kan ha hundratals studenter, särskilt om de är högskoleprofessor. Du måste inkludera ditt namn (första och sista), din klass och sektion. Om du fortfarande går i gymnasiet kan det innebära din period eller tid. På så sätt slösar du inte bort lärarens tid med att få dem att ta reda på vem du är, och de kommer att lägga mer tid på den feedback du behöver.
Steg 2. Håll det formellt
Ibland kämpar eleverna med detta när de först skickar e -post till lärare. Du kan säga "Hej Dr Smith" eller "Kära fru Turner." Om din lärare har mailat dig, var inte mindre formell än de har varit. Håll tonen professionell. Säg istället”Hej, vad tycker du om mitt papper? Det är inte det största”, säg,” jag är inte säker på att jag förstår uppdraget. Jag hade några specifika frågor om tidningen.”
Steg 3. Håll det kort
Oroa dig inte för att förklara alla sammanhang i dina frågor om inte sammanhanget är nödvändigt för dessa frågor. Om du till exempel begär feedback om en eventuell förlängning kan din lärare behöva kontext, men om du bara försöker ställa en fråga om ett uppdrag, berätta inte historien om hur din hund fick dig att springa sent och varför du skickar ett e -postmeddelande nu (om det inte är mycket nära uppdragstiden) eller något annat som kan vara irrelevant för den aktuella uppgiften.
Steg 4. Vänta inte med att be om feedback till kvällen före tentamen eller förfallodatum
Inte nog med att din lärare inte kommer att ge dig feedback så nära ett förfallodatum, de kommer sannolikt att bli irriterade över att du har väntat till sista minuten med att be dem om feedback. Om du måste skicka sista minuten -frågor, var kort, specifik och ursäktande. Det kommer att göra läraren mer sannolik att svara, förutsatt att de ser e -postmeddelandet i tid.
Steg 5. Använd filformat som din lärare har begärt
Ofta kommer läraren att berätta på kursplanen vilka filformat de kommer att acceptera för uppdrag eller i e -postmeddelanden. Om din lärare till exempel anger en.doc -fil, skicka inte en.pdf- eller.pages -fil. Om du är osäker kan du skicka en.rtf- eller.pdf -fil eller helt enkelt fråga.
Steg 6. Be om feedback på en uppsats eller tentamen du redan har skickat in
Du behöver helt enkelt maila professorn och vara artig. Om professorn har kontorstid kan du besöka dem eller boka tid. Du kan säga, "Kära professor Smith, jag klarade mig inte så bra på min tentamen som jag förväntade mig. Kan du hjälpa mig att hantera några av de misstag jag gjorde så att jag kan göra det bättre vid nästa tentamen?" Din professor bör normalt svara positivt på en sådan begäran.
Metod 3 av 4: Be om feedback på ett manuskript
Steg 1. Mejla någon du känner först
Om du vill ha uppmärksam feedback är den bästa personen att ge den någon du känner, helst en vän eller en kollega. När du skickar e -post till någon du känner för feedback, se till att du e -postar dem som du brukar. Om du brukar ringa dem, borde du förmodligen göra det istället. Skicka inte manuskriptet i det första e -postmeddelandet, såvida du inte vet att de sannolikt kommer att säga ja (någon som du har läst ett manuskript för, eller någon som har erbjudits att läsa ditt).
Du kan inkludera en kort beskrivning eller ett abstract, beroende på om personen du mailar är en vän eller en kollega
Steg 2. Maila en expert
Om du verkligen behöver expertråd, skicka ett mejl till en expert du känner till och förklara ditt projekt och varför du behöver feedback. Var inte påträngande, utan tacka dem vänligt för deras omtanke och säg "jag förstår om du inte har tid att ge mig feedback." Du kanske till och med vill fråga om de känner någon med tid och expertis som kan hjälpa dig om de inte kan.
Steg 3. Skicka inte ett e-postmeddelande till någon ett manuskript
Detta kommer sannolikt att bli obesvarat, om du inte specifikt säger till dem att du kommer att betala för deras hjälp. Om de är en berömd författare är det osannolikt att de svarar på ett sådant mejl eftersom de får massor av sådana mejl. Fråga istället dina vänner, kollegor, professorer osv. Först. De är mer benägna att kunna hjälpa dig, och mer sannolikt att de vill hjälpa dig.
Steg 4. Var specifik om vad du vill ha av deras feedback
Om du bara vill ha positiv feedback, berätta för dem. Berätta om du har detaljerad feedback, lokal eller global feedback och om du vill ha estetisk, grammatisk eller strukturell feedback. Detta kan hjälpa din läsare att veta vad du vill ha av dem.
- Positiv feedback behöver inte vara okonstruktiv. Om de förklarar varför de gillar vad de gillar kan du lära dig mycket om ditt manuskript.
- Om du får negativ feedback, ge dig själv tid att svara. Om de är din vän vill de sannolikt bara hjälpa till. Om de är en professor, oavsett hur arg eller upprörd du känner dig, ska du inte svara på det sättet. Tacka dem istället för deras hjälp och gå vidare. Efter en tid kan du tycka att feedbacken var till hjälp, även om det inte levererades.
Steg 5. Ge din läsare tid att svara
Om du har bett om detaljerad feedback på ett nytt manuskript, förvänta dig inte feedback inom en dag eller till och med en vecka. Det tar tid att redigera ett manuskript av den längden. Om du har en deadline som du arbetar mot, låt din läsare veta detta. Du kan också helt enkelt fråga dem om de kan få redigeringarna gjorda till ett visst datum. Kom ihåg att de har sitt eget liv och sina skyldigheter.
Steg 6. Tacka dem för deras hjälp
Om det är en vän kanske du vill köpa en present till dem som en chokladask, eller helt enkelt lämna tillbaka tjänsten i tid. Om det är en professor kan du skriva ett tackmeddelande för att låta dem veta att du uppskattar deras arbete och tid. Om du glömmer att tacka din läsare kan de känna sig använda och/eller ovärderade och kan göra dem mindre benägna att hjälpa dig i framtiden.
Metod 4 av 4: Be om feedback från kunder
Steg 1. Ställ inte för många frågor
Kunder är överväldigade av undersökningar från i stort sett alla företag där ute. Om du vill se till att en kund automatiskt raderar ditt e -postmeddelande när du läser det, fyll det med massor av frågor. Om du vill behålla kunden intresserad, ställ en eller två frågor och låt det vara kvar.
Steg 2. Ställ öppna frågor
Ställ hellre ja/nej -frågor, ställ frågor som ger mer fullständiga svar. Istället för att fråga "Skulle du rekommendera oss till en vän?", Fråga "Hur skulle du beskriva oss för en vän?" Den här typen av frågor ger dig mer information i svaren än en enkel ja/nej -fråga.
Steg 3. Låt kunden veta att du snabbt kommer tillbaka till dem
Detta får kunden att känna att deras åsikt inte bara går till någon gigantisk inkorg, där den kan läsas eller beaktas. Du kommer sannolikt också att få mer uppriktig feedback, om de vet att du kommer att svara.
Var uppriktig och professionell när du svarar. I dagens virala internetkultur kan du förstöra ett företags rykte på en sekund om du svarar med annat än professionalism och uppriktighet
Steg 4. Inkludera inte blixt eller andra långsamma funktioner
Om en kund har en långsam anslutning kommer de troligen att ta bort e -postmeddelandet omedelbart när de ser att det inte går att ladda. Kom ihåg att feedback ofta är viktigare för dig än dem.
Steg 5. Använd väl utformat teckensnitt och format
Du vill att din e -post ska se ren och professionell ut. Ett e -postmeddelande med snuskig grafik eller komiskt sans -teckensnitt kommer sannolikt inte att imponera på dina kunder. Använd istället vanliga teckensnitt som Times New Roman eller Arial om du är osäker på ett teckensnitt och håll överflödig grafik till ett minimum.
Steg 6. Se till att e-postmeddelandet är enhetsvänligt
Ett enkelkolumnformat är mer flexibelt än flerkolumndesigner. Du vill också se till att dina teckensnitt inte är för små. Du vill att e -postmeddelandet ska visas med fördel på bärbara datorer, telefoner och surfplattor. Med så många människor som kontrollerar sin e -post på sina telefoner, är det absolut nödvändigt att du formaterar dina e -postmeddelanden därefter.
Hjälp till e-post
Saker att inkludera i ett e -postmeddelande som ber om feedback
Saker att undvika i ett e -postmeddelande som ber om feedback
Kommenterad e -post som ber om feedback
Video - Genom att använda denna tjänst kan viss information delas med YouTube
Tips
- Gör inte grävlingar för feedback.
- Behåll korrekt e -postetikett för situationen.
- Lite ödmjukhet räcker långt.
