Att öppna din e -postinkorg kan vara som att öppna en Pandoras låda med otillräcklig grammatik, dålig stavning och dålig smak. Fundera över vilka intryck dina mejl gör på andra; det är alltid rätt tid att skilja dina e -postmeddelanden från paketet. Följ dessa steg och förbättra din e -postetikett.
Steg
Steg 1. Håll din e -post kort, konversativ och fokuserad
Det är svårare att läsa bokstäver på en datorskärm än på ett pappersark, så håll mejlen korta och sakliga. Även om det inte finns någon idealisk e-postlängd, håll meningarna korta, cirka 8-12 ord och lämna ett mellanrum mellan styckena.
I ett arbetsmeddelande kommer du direkt till sakfrågan: "Jag hoppas att du kommer …" "Jag tycker att vi borde …" etc. precis framåt, vilket gör fallet i följande rader. Många läser bara de första raderna innan de bestämmer sig för att svara eller spara till senare. Den raden bör ge tillräckligt med "köttet" för att möjliggöra ett välgrundat beslut. För personliga e -postmeddelanden är det ofta en trevlig idé att öppna med en kort personlig anteckning innan du går in på e -postens huvudpunkt
Steg 2. Undvik snygg formatering
Genom att ändra teckensnitt och färger, infoga punktlistor eller använda HTML kan ett e -postmeddelande se bisarrt ut eller göra det oläsligt för mottagaren, även om formateringen ser bra ut på din dator. Håll det enkelt.
Steg 3. Begränsa bilagor
Lägg inte till en bilaga om det verkligen är nödvändigt. Håll redskapen så små som möjligt. De flesta e -postprogram kan skicka och ta emot bilagor upp till 1 MB, men allt annat som kan vara krångligt för dig eller mottagaren, och även mindre filer kan ta lång tid att öppna om mottagarens e -postanslutning är långsam. Om du behöver skicka en större fil, komprimera eller zip den eller använda onlinetjänster som hjälper dig att skicka stora filer som YouSendIt.com. Om du behöver skicka flera sidor, till exempel mötesplaner eller stora textkorrigeringar, skicka ett fax eller en typ av sidor i ett brev.
- Zippa inte e -postbilagor om det inte behövs. Om inte en bilaga är för stor för att skicka annars riskerar du att slösa med mottagarens tid och eventuellt hindra dem från att komma åt dina bilagor. Många mobila enheter kan inte packa upp zip -filer. Dessutom är det överflödigt eftersom många vanliga filer som.xlsx,.docx,.pptx (MS Excel, Word och Powerpoint) redan finns i ett komprimerat format.
- Tänk på att många människor eller företag inte kommer att öppna bilagor från någon de inte känner, och vissa e -postkonton konfigureras för att automatiskt skicka e -postmeddelanden med bilagor till skräpposten, så om du till exempel söker ett jobb, till exempel, se till att du följer mottagarens instruktioner angående bilagor. Om inga instruktioner ges, skicka ett annat e -postmeddelande för att meddela mottagaren att du skickar ett e -postmeddelande med en bilaga.
Steg 4. Tänk efter innan du skickar
Skicka inte mejl när du är känslosam. Skriv gärna ämnet och texten i e -postmeddelandet och spara det sedan. Lägg bara till mottagarna och skicka den efter att du hunnit tänka på vad du skickar; du kan ändra åsikt och vara bättre på det.
E-post har också blivit ett verktyg för att fråga eller berätta för människor saker som du normalt aldrig skulle säga ansikte mot ansikte (någonsin undrat varför du blir en annan person instinktivt online?). Om du skickar någon något, läs om det och fråga dig själv om du skulle säga detta till dem om de var bredvid dig eller ansikte mot ansikte. Om det handlar om ett känsligt ämne, läs det två gånger.
Steg 5. Var försiktig med förkortningar och uttryckssymboler
Detta kan vara acceptabelt i ett informellt e-postmeddelande, till exempel med en vän. Men i ett formellt brev behöver du inte berätta för någon att du "skrattar högt", folk kan tycka att det är olämpligt och kan känna att du är lättsinnig.
Vissa förkortningar, till exempel "BTW" för "By the Way", används vanligtvis i e -postmeddelanden och är i allmänhet acceptabla utom i formella, professionella e -postmeddelanden
Metod 1 av 3: Skriva nya e-postmeddelanden
Steg 1. Använd mottagarfälten korrekt
Adressater i fältet "till" förväntas vidta åtgärder, och de på "CC" är för att hålla kollegor eller chefer informerade.
- Var försiktig med att begära HANDLING från mer än en person i fältet "Till:". Detta kan leda till flera ansträngningar för samma uppgift, eller ingen ansträngning eftersom det antas att någon annan hanterar begäran.
- Om du skickar ett e-postmeddelande till en lista över personer vars adresser du vill behålla privat, placera dem alla i BCC-fältet och skriv din egen adress i fältet "till".
- Om du vill fasa ut någon ur tråden (till exempel om de har introducerat dig för någon annan och nu utarbetar du och den personen några detaljer och du inte vill lägga ner inkorgen i introduktören) flytta personens adress från "till" eller CC -fältet till BCC -fältet.
Steg 2. Gör ämnesraden användbar
En bra ämnesrad ger en användbar sammanfattning av e -postens innehåll och förbereder läsaren snabbt. E -postinkorgar överbelastas ofta, så en bra ämnesrad hjälper mottagaren att bestämma prioriteten för ditt e -postmeddelande. Det hjälper också till att förhindra att ditt e -postmeddelande raderas innan det ens har lästs. Eftersom ämnet är det första din mottagare ser, behåll det felfritt, kortfattat och undvik generiska rader som "Hej", "Vad händer" eller mottagarens namn (det senare kan blockeras av anti-spamfilter).
Undvik att prioritera dina meddelanden för mottagaren. Gör dig vana att markera varje e -postmeddelande som "Brådskande!" eller "hög prioritet" eller dina e-postmeddelanden kommer att behandlas som pojken som grät varg och de kommer alla att ignoreras. Det är irriterande och förmätet att anta att din e-postförfrågan är högre i kön än någon annans, särskilt i vara en arbetskontext. Var nådig nog att ge mottagaren kredit för att han själv har bestämt sig för hur du ska prioritera ditt budskap
Metod 2 av 3: Svara på e-post
Steg 1. Var försiktig med vem du kopierar på svar
Om du svarar på ett meddelande och sedan CC: en tredje part som den ursprungliga avsändaren inte inkluderade, var säker på att den ursprungliga avsändaren inte kommer att bli upprörd över det. Denna information kan ha varit "endast för dina ögon". Detta är särskilt viktigt om den ursprungliga avsändaren är din arbetsledare. Var försiktig med att använda BCC:. Detta kan slå tillbaka om personen som BCC: 'd svarar tillbaka, utan att ha sett att deras kopia var en blind.
Steg 2. Bestäm till vem du ska svara
E -postmeddelanden som skickas till dig kräver vanligtvis att du bara svarar på avsändaren, men för e -postmeddelanden som skickas till flera personer kan du behöva välja alternativet "Svara alla" för att skicka ditt svar till alla. Var förnuftig; att använda "Svara alla" hela tiden skapar avkastning i överflöd och lämnar meddelanden som tappar i inboxarna hos många människor. Tänk på konsekvenserna av att få ett e -postmeddelande, slå på svar alla och det går ut till tjugo personer och sedan de tjugo personerna slå svar på alla; den kan snabbt sammanföras till hundratusentals mejl och alla känner sig tvungna att slå "svara alla" som ett sätt att hålla alla i ögonen eftersom ingen vet vem som ska läsa det och vem som inte är det.
Steg 3. Tänk två gånger innan du svarar för att bara säga tack
Vissa människor vill inte ha ett e -postmeddelande som säger "Tack". Detta tar ytterligare tid att öppna e -postmeddelandet och läsa det bara för att läsa det du redan vet. Vissa människor innehåller en rad som säger "NTN" - "Nej tack behövs."
Steg 4. Sammanfatta långa diskussioner
Bläddra igenom sidor med svar för att förstå en diskussion är irriterande. Istället för att fortsätta att vidarebefordra en meddelandesträng, ta en minut att sammanfatta den för dina läsare.
Steg 5. Var noga med att inkludera information som du svarar på
Många människor och företag skriver och svarar på hundratals mejl varje dag. Undvik att skicka ett otydligt e -postmeddelande som bara säger "Ja". Inkludera frågan som mottagaren ställde så att de vet vad du svarar på. Undvik att få mottagaren att rulla ner mer än ett enda meddelande i historiken.
Steg 6. Svara snabbt
Om du behöver göra en undersökning eller fundera innan du svarar på ett e -postmeddelande, eller om du är för upptagen för att skriva ett fullständigt svar omedelbart, skicka ett kort svar så att avsändaren får veta att du har fått e -postmeddelandet och meddelar när du kommer att svara.
Steg 7. Var proaktiv
När du svarar på ett e -postmeddelande kan du spara alla tid genom att förutse eventuella frågor eller funderingar som ditt svar kan väcka. Ta itu med dessa i ditt svar innan någon måste skicka ett nytt e -postmeddelande för att fråga om dem.
Metod 3 av 3: Några grundläggande Don'ts
Steg 1. Vidarebefordra inte e -postmeddelanden som är privata
Undvik till exempel att vidarebefordra ett e-postmeddelande som innehåller en hemlighet, särskilt om personen du e-postar inte vill att du ska. Om du gör det kan det leda till att mottagaren tappar förtroendet för dig, och du kan eventuellt få din relation förstörd. Du vill verkligen inte att det ska hända.
Steg 2. Sprid inte rykten om människor
Om du känner dig frestad att göra det, sätt dig själv i den andras skor och tänk på hur du skulle känna om den personen sprider rykten om dig. Till exempel, om din vän har rykte om sig att vara elak och bossig, tänk på hur du skulle känna om din vän berättade för dina andra vänner om en av dina finurligheter. Du skulle inte vara särskilt glad, eller hur?
Steg 3. Undvik att diskutera människors privata företag
Undvik till exempel att låta din vän veta att hennes vän gjorde slut med en ex-pojkvän. E -post är inte helt privat, så det är möjligt att personen vars verksamhet du diskuterar kan se e -postmeddelandena och bli arg på dig och/eller generad, och detta kan förstöra ditt förhållande till personen.
Steg 4. Undvik att flamma
Lågor är i grunden förolämpningar som skickas online för att kränka dig, så det är viktigt att inte skicka lågor till andra människor eller starta flammekrig. Detta kan göra den andra personen arg, och du kan också stänga av ditt konto för detta.
Steg 5. Undvik att dela andras personliga information utan tillstånd
Detta kan vara allt från en persons ålder till namnet på skolan som han eller hon går på. Sätt dig i den andra personens skor - hur skulle du känna om någon gav din vän adressen till ditt hus? Du skulle inte vara särskilt glad, så var noga med att få tillstånd innan du delar någons personliga information med andra via e -post, eller gör det inte alls.
Steg 6. Skicka inte ett mejl när du är arg
Det kommer att visa att du är arg och du kan göra personen upprörd. Till exempel, om du är arg på någon på jobbet och du e -postar den personen med ett stort rant i alla mössor, kan det orsaka att personen du mailade blir irriterad. Detta är samma sak med att svara på e -post; om du är arg på någon för att du har skickat ett visst meddelande, vänta med att svara tills du har lugnat ner dig.
Exempel på mejl
Exempel på påminnelse om telefonkonferens
Stöd för wikiHow och låsa upp alla prover.
Exempel på e -post med ny policy
Stöd för wikiHow och låsa upp alla prover.
Exempel på e -postprofessor Om en fråga
Stöd för wikiHow och låsa upp alla prover.
Video - Genom att använda denna tjänst kan viss information delas med YouTube
Tips
- Standardteckensnitt gör det lättare att läsa. Till exempel Arial, Cambria och Narrow. Håll teckensnittet normalt, vanligtvis inte mer än 15. Om du behöver fånga uppmärksamhet på ett speciellt eller eftertryckligt sätt, använd fetstil eller kursiv typsnitt. Detta är oändligt mycket bättre än att skrika genom alla huvudstäder.
- Om du får en låga, ta bort den omedelbart för att undvika att starta ett lågakrig.
- Kom ihåg att din ton inte kan höras i e-post. Har du någonsin försökt sarkasm i ett e-postmeddelande, och mottagaren tog det på fel sätt? E-postmeddelanden misslyckas med att förmedla nyanser av verbal kommunikation. I ett försök att härleda tonton använder vissa människor uttryckssymboler, men använder dem sparsamt så att du inte verkar oprofessionell.
Anta inte heller att användningen av en smiley -emotikon kommer att tämja ett svårt meddelande.
- Undvik att använda e-post som ett sätt att undvika personlig kontakt. "We'll I sent you a email" kan ofta vara den mest irriterande meningen för någon. E-post bör inte undvika tanken på ansikte mot ansikte eller till och med telefonsamtal. Avstå också från att använda e-post för att undvika en obekväm situation som att be om ursäkt eller för att dölja ett misstag.
- Avsluta din e -post artigt. Avsluta med ett uttalande som "Bästa hälsningar", "Lycka till" eller "Tack på förhand för din hjälp", kan mjuka upp även en hård e -post och kan ge ett mer gynnsamt svar.
- Var försiktig med att söka kvitton. Även om det finns vissa tillfällen då kvitto krävs kan behövas för journalföring eller kvittensbevis, är det oftast irriterande och tvingar läsaren att utföra ytterligare åtgärder för att hantera din e -post. Om något verkligen är brådskande, eller om du verkligen måste se till att mottagaren har ditt meddelande, ta upp telefonen och använd den istället.
- Om du skickas något som gör dig obekväm, till exempel ett vidarebefordrat rykte, ta bort det. Du borde inte vilja vara en del av detta.
Varningar
- Undvik nätmobbning. Det är olagligt, och det kan enormt drabba andra människor, särskilt tonåringar (det kan till exempel orsaka självmord).
- Använd inte alla lock. Detta är en onödig praxis och det kan irritera din mottagare och ge dig ett flambrev i gengäld. Alla huvudstäder anses motsvara "skrik".
- Avstå från att vidarebefordra kedjepost. Det skulle vara väldigt få människor som tycker om att få ständiga onödiga meddelanden. Dessa typer av e-postmeddelanden har varit ökända för att smitta farliga och skadliga virus som kan överföras till och från datorer. Sikta på att bara vidarebefordra meddelanden som du har mottagit direkt från mottagare.
- Använd inte din arbetssignatur för personliga e -postmeddelanden - det får dig att verka ovänlig.
