Det är alltid frustrerande när du måste vänta på svar, oavsett om det är för en anställningsintervju, ett affärsförslag eller bara planerar med en vän. Att skicka ett uppföljande e-postmeddelande kan vara mycket effektivt för att få det svaret, särskilt om du gör din begäran efter en rimlig väntan och skriver det tydligt, koncist och respektfullt. För att ytterligare förbättra dina chanser att lyckas, gör så mycket av "benarbetet" som du kan för att göra det lättare för din mottagare.
Steg
Metod 1 av 3: Välja när och var du vill skicka uppföljningar
Steg 1. Vänta minst tre arbetsdagar med att skicka en uppföljning
Det finns ingen universell regel för hur länge du ska vänta innan du skickar ett uppföljande e-postmeddelande. En bra tumregel är tre arbetsdagar, såvida inte din kontaktperson angav ett specifikt datum när de skulle svara. Vänta i så fall minst en arbetsdag efter det datumet.
- Till exempel, om personen sa att de skulle svara före eller på tisdag den 19, vänta till minst onsdag den 20 för att svara.
- För uppföljning av anställningsintervjuer är det vanligtvis bättre att vänta minst fem arbetsdagar.
- Det är inte nödvändigt att bara räkna arbetsdagar (det vill säga hoppa över helger och helgdagar) när du följer upp personligen.
- Antag inte det värsta att du inte fick jobbet eller att de inte är intresserade av ditt affärsförslag-bara för att du inte fick ett snabbt svar. Din kontaktperson kan bara vara riktigt upptagen!
Steg 2. Adressera e -postmeddelandet direkt till din kontaktperson
Detta är naturligtvis alltid fallet för personliga mejl och vanligtvis den bästa strategin för affärsuppföljningar. Om personen gav dig sin kontaktinformation eller bjöd in dig att följa upp dem, skicka alltid meddelandet direkt till dem (och bara dem).
- Om personen inte gav dig sina kontaktuppgifter eller uppmanade dig att följa upp dem, skicka ditt e-postmeddelande till din kontaktperson (till exempel en administrativ assistent eller rekryteringskoordinator). Begär i ämnesraden att meddelandet ska riktas till den person du behandlat tidigare.
- Om du tidigare har kontaktat personen via e -post, använd samma "till" och "från" e -postadresser som tidigare.
Steg 3. Skicka inte mer än 2 uppföljande mejl totalt
Det är svårt nog att veta när man ska skicka en uppföljning, så vad sägs om en uppföljning till en uppföljning? Om din första uppföljning blir obesvarad, vänta minst 1-2 arbetsdagar med att skicka den andra uppföljningen. Om det andra meddelandet blir obesvarat, antingen sluta följa upp eller kontakta någon annan inom verksamheten.
- Även om du kan skapa ett nytt uppföljningsmeddelande om du vill, är det också okej att skicka samma meddelande som din ursprungliga uppföljning, men lägg till en anteckning högst upp som följande:”(Tom: Jag skickade den här uppföljningen på tisdag och jag är ivrig efter att höra från dig angående affärsmöjligheterna som vi diskuterade i torsdags. Tack, Jan)”
- Som en tumregel, oroa dig inte alls (om du inte får jobbet etc.) om du måste skicka 1 uppföljning. Oroa dig bara lite om du måste skicka 2 uppföljningar. Börja oroa dig lite mer om du inte hör av dig efter den andra uppföljningen!
Steg 4. Förhandsvis behovet av en uppföljning med ett tackmeddelande
Det är alltid artigt att skicka ett tack-e-postmeddelande dagen efter ett affärsmöte-särskilt, men inte bara, en arbetsintervju-liksom efter många personliga kontaktscenarier. Om du fäller in ett uppföljande omnämnande i detta tack kan du kanske uppmuntra till ett svar utan att behöva skicka en separat uppföljning några dagar senare.
- Tack-e-postmeddelandet kan använda nästan samma format och innehåll som ett uppföljande e-postmeddelande, bara med lite mer utrymme för att tacka personen och lite mindre tid att begära ett svar.
- Detta räknas dock inte som en "officiell" uppföljning, så du kan fortfarande skicka upp till 2 "riktiga" uppföljningar om det behövs!
Metod 2 av 3: Formatera uppföljande e-postmeddelanden
Steg 1. Se direkt till din tidigare kontakt i ämnesraden
Om ämnesraden är vag eller irrelevant kan din uppföljning hamna oläst eller i papperskorgen. Välj dina ord noggrant så att ämnesraden omedelbart och uttryckligen ansluter till din interaktion med mottagaren.
- En strategi är att lägga till "RE:" i en beskrivning av din tidigare interaktion så att den läser som en fortsättning av den händelsen: "RE: Intervju fredag 23/9 kl. 11.00."
- Ett annat alternativ är att inkludera ditt namn, en kort och direkt beskrivning och anledningen till din e-post: "Terry Regula 9/23 intervjuuppföljning."
- Antag aldrig att personen känner igen din e -postadress och öppnar meddelandet. Använd ämnesraden till din fördel.
Steg 2. Namnge mottagaren i din hälsning och tacka dem i ditt avslutande
Även om du kan vara lämpligt informell för ett personligt uppföljande e-postmeddelande, bör en affärsuppföljning balansera respektfull formalitet och den förtrogenhet som skapats av din tidigare interaktion. I de flesta fall kan du till exempel hälsa personen med förnamnet-så länge de presenterade sig som "Joe Selmon" eller sa "kalla mig Barb".
- Din hälsning kan vanligtvis se ut så här: "Dear Joe" eller "Dear Barb", om du inte tycker att mer formalitet är lämpligt: "Dear Mr. Selmon" eller "Dear Dr. Bennet."
- För avslutningen, tacka dem en sista gång och använd ditt för- och efternamn: "Tack, Steve Caraway."
Steg 3. Använd inte mer än 3-4 stycken, var och en 2-3 meningar lång
När det gäller att skriva uppföljningar, kom till saken och kom dit snabbt! Detta betyder inte att du bara skriver en enda mening, men det betyder att du skapar ett strömlinjeformat e -postmeddelande utan överflödigt innehåll. Skapa magra, rena stycken enligt följande linjer (eller liknande):
- Hälsning
- Punkt 1: ett tack och ett tydligt uttalande om att du följer upp.
- Punkt 2: en snabb sammanfattning av informationen om din kontakt.
- Punkt 3: en snabb bekräftelse av ditt intresse eller iver.
- Punkt 4: ett uttalande om att du "ser fram emot" en uppdatering eller att det "skulle uppskattas".
- Stängning
Steg 4. Ange all relevant information som mottagaren behöver
Se till att den andra personen måste göra så lite som möjligt för att ge dig en uppföljning. Den enda anledningen till att de inte har fått tillbaka dig än är förmodligen för att de har haft fullt upp. Så om de måste titta tillbaka genom sina anteckningar eller filer för att få information om din tidigare interaktion, är det mer troligt att de bestämmer att det inte är värt sin tid att återkomma till dig nu heller.
- Om du hade en intervju, ange det specifika datumet och klockslaget, namnet på tjänsten och antingen en mycket snabb sammanfattning av intervjun eller en utvald anekdot eller episod från den. Till exempel:”Jag skriver för att följa upp vår intervju i måndags den 23: e vid middagstid. Du kommer säkert ihåg att jag var så ivrig att prata om försäljningschefspositionen att jag nästan spillde mitt kaffe på ditt skrivbord!”
- Se till att ge tydlig information för varje kontaktform du vill att de ska ha möjlighet att använda: e -post, telefon/text, post, etc.
Metod 3 av 3: Att vara tydlig, koncis och respektfull
Steg 1. Tacka mottagaren och meddela att du följer upp direkt i början
Begrava inte det faktum att du skriver en uppföljning mitt i e-postmeddelandet. Låt i stället personen veta omedelbart varför du når dem-och visa dem lite uppskattning medan du håller på!
Prova ungefär så här:”Tack igen för att du tog dig tid att träffa mig i torsdags. Jag skriver för att följa upp det mötet och dina tankar om mitt förslag.”
Steg 2. Återskapa din interaktion och bekräfta ditt intresse snabbt
Ge personen en uppdatering av din tidigare kontakt, särskilt i ett affärsscenario när du vet att den andra personen har hanterat många intervjuer, möten och så vidare. Se till att de omedelbart kommer ihåg vem du är och vad du diskuterade.
Till exempel: "Det var ett nöje att presentera min plan för att effektivisera din faktureringsverksamhet, och jag hoppas att du delar min entusiasm för att arbeta tillsammans för att genomföra den."
Steg 3. Var direkt och artig, inte påträngande, ursäktande eller passivt-aggressiv
Skäms inte för att följa upp! Det är bra att bekräfta ditt intresse och din önskan att veta var du står, så länge du gör det artigt och respektfullt. Kom ihåg att du inte är skyldig att svara på dina villkor, men gör en begäran, inte ett krav.
- Använd en ton som denna: "Jag ser fram emot att höra var jag står när det gäller samhällets uppsökande ställning."
- Var inte påträngande: "Du lovade ett svar senast igår, och jag måste höra av dig så snart som möjligt."
- Var inte heller passiv-aggressiv: "Jag antar att jag inte fick jobbet eftersom du aldrig kom tillbaka till mig, men jag skulle vilja bekräfta det."
Steg 4. Visa och berätta för mottagaren att du uppskattar deras tid
Att använda en tydlig ämnesrad och komma direkt till din e -post visar respekt för den andra personens tid. Det är också en bra idé att specifikt ange en eller två gånger i meddelandet att du uppskattar den tid de ägnar åt dig. Att överdriva det med smicker är inte nödvändigt eller till och med till hjälp, men att visa lite respekt förbättrar alltid dina chanser till ett snabbt svar.
- Till exempel: "Jag vet att du är riktigt upptagen den här tiden på året och jag uppskattar den tid du har ägnat åt att interagera med mig."
- Eller:”Tack igen för att du tog dig tid att svara på mina frågor i torsdags. Jag har bara en snabb förfrågan till.”
- Om personen har haft för fullt för att komma tillbaka till dig, är det ett bra sätt att locka dem att svara och visa hur mycket du uppskattar deras tid.
