Du har skrivit ett bra mejl, men när det är dags att skriva dina avslutande uttalanden vet du bara inte vad du ska säga. Det är helt normalt. Att hitta ett tydligt, kortfattat sätt att avsluta ett mejl kan vara frustrerande, men det är inte omöjligt. Allt du behöver göra är att lägga till en snabb sammanfattning av dina poäng, erbjuda en vänlig avslutning och logga av med rätt ord eller fras.
Steg
Metod 1 av 3: Avsluta en formell e -post
Steg 1. Bekräfta ditt syfte med att skriva
Detta är inte nödvändigt för korta mejl eller snabba svar på någons fråga. Om du skrev ett långt e -postmeddelande eller om du har att göra med flera ämnen eller problem, lägg till en kort avslutande mening för att sammanfatta din information eller begäran.
Om du till exempel söker ett jobb kan du inkludera information om dina meriter och erfarenheter. Du kan sedan sammanfatta ditt e -postmeddelande genom att skriva "Baserat på min bakgrund och erfarenhet tror jag att jag skulle vara en utmärkt kandidat för den här tjänsten."
Steg 2. Lägg till en avslutande rad
I en mening, avsluta din e -post med ett uttryck för tacksamhet eller en begäran om kontakt. Om du når någon annan kan du skriva "Tack för din tid" eller "Jag ser fram emot att träffa dig." Om du svarar på någon kan du avsluta med: "Vänligen kontakta mig om du har ytterligare frågor."
Den exakta stängningen du ska använda beror på ämnet för din e -post. Kom bara ihåg att hålla din avslutning kort, artig och relevant för din e -post
Steg 3. Välj din avloggning
Avskrivningar förväntas alltid när ett formellt mejl avslutas. När du avslutar ett formellt mejl vill du välja en artig och respektfull avregistrering. Prova en avslutning som "Hälsningar", "Med vänliga hälsningar", "Tack" eller "Bästa hälsningar".
- Undvik att använda stenografi eller förkortningar. Det är alltid bäst att skriva ut fullständiga ord i en formell avskrivning.
- Försök att undvika stängningar som är för nära eller formella. Avskrivningar som "Kärlek" är för personliga för ett formellt mejl, medan "Respektfullt ditt" är endast lämpligt när man vänder sig till regeringstjänstemän.
Steg 4. Skriv in ditt fullständiga namn
När du avslutar ett formellt mejl vill du alltid använda ditt för- och efternamn. Du vet inte hur många som heter John eller Lisa som mottagaren känner till. Att lägga till ditt efternamn hjälper dem att komma ihåg dig snabbare och tydligare.
Metod 2 av 3: Avsluta ett informellt e -postmeddelande
Steg 1. Ange en anledning för att avsluta e -postmeddelandet
Avsluta försiktigt din e -post genom att ge en snabb avslutande kommentar innan du loggar ut. Det ska vara vänligt och behöver inte innehålla mycket detaljer. En mening som, "Hur som helst, jag måste slå böckerna!" är en perfekt avslutningsanmärkning.
Steg 2. Håll kommunikationslinjen öppen
Lägg till ett snabbt uttalande så att din mottagare vet att du vill höra från dem. Att skriva "Låt mig veta om du behöver något annat" eller "Jag kan inte vänta med att höra vad du har gjort" är vänlig och avslappnad.
Steg 3. Logga ut
Att avsluta ett informellt mejl kan vara mycket mer avslappnat än ett formellt mejl. Beroende på din mottagare kan avregistreringar innehålla:
- Kärlek
- Skål
- Vi ses
- Din
- Hejdå
Steg 4. Skriv ditt namn
Med ett informellt mejl behöver du vanligtvis inte skriva hela ditt namn. Mottagaren vet redan vem du är. Det är helt acceptabelt att bara skriva ditt förnamn.
Om du skriver någon nära dig kan du också använda ett smeknamn. Om vänner eller familjemedlemmar ringer dig med ett smeknamn kan det vara roligt och vänligt att använda det när du loggar ut
Metod 3 av 3: Använda ett signaturblock
Steg 1. Bestäm om en signatur är nödvändig
Om du skickar ett personligt e -postmeddelande behövs det ingen signatur. Ett signaturblock innehåller information inklusive din titel, din kontaktinformation och ditt företags eller organisations information. Oroa dig inte för att inkludera denna information om du skickar ett informellt eller personligt e -postmeddelande. Skriv istället bara ditt namn.
- Ofta kommer ditt företag eller din organisation att kräva en signatur och de kommer att meddela dig vilken information de behöver. Fråga ditt företag om de har ett standardiserat signaturblock som de vill att du ska använda.
- Om ditt företag inte tillhandahåller ett standard signaturblock kan du också kopiera ett block från någon annan i din organisation och ersätta deras kontaktuppgifter med dina.
Steg 2. Lägg till din information
Ditt signaturblock bör innehålla några grundläggande saker. Åtminstone bör det ha ditt för- och efternamn, din titel, ditt telefonnummer och din e -postadress. Du kan också välja att inkludera ditt företags eller organisations logotyp, webbplats och länkar till sociala medier som LinkedIn, YouTube och Facebook.
- Om ditt företag eller din organisation inte har ett standardsignaturformat följer du detta grundläggande flöde: Sätt ditt namn först, följt av din titel på nästa rad. Lägg sedan till din e -post och telefonnummer och lägg din företags- eller gruppinformation sist.
- Försök att hålla din signatur kort och enkel. Använd tre eller fyra rader text. Lägg till en logotyp istället för att skriva ut ditt företagsnamn och använd en serie ikoner för sociala nätverk istället för att skriva ut webbadresser.
- Var försiktig med att inkludera för mycket information om sociala medier. Länkar ska gå till ditt företags sociala medieinformation. Om ditt företag inte har konton på sociala medier är det i allmänhet inte lämpligt att länka till dina egna konton om det inte uttryckligen uppmanas att göra det.
Steg 3. Spara din signatur för upprepad användning
De flesta e -postklienter inklusive Gmail och Outlook låter dig spara din signatur så att du kan lägga till den med ett klick istället för att skriva ut den. Kontrollera under dina e -postinställningar för att konfigurera din signatur.
