Om du behöver flytta en lista eller tabell med data från Word till Excel behöver du inte kopiera och klistra in varje enskild information i sin egen cell i kalkylarket. Genom att ordentligt formatera ditt Word -dokument först kan du enkelt importera hela dokumentet till Excel med bara några klick.
Steg
Metod 1 av 2: Konvertera en lista
Steg 1. Förstå hur dokumentet kommer att konverteras
När du importerar ett dokument till Excel används vissa tecken för att avgöra vilken data som går in i varje cell i Excel -kalkylbladet. Genom att utföra några formateringssteg innan du importerar kan du styra hur det slutliga kalkylarket ser ut och minimera mängden manuell formatering du måste utföra. Detta är särskilt användbart om du importerar en stor lista från ett Word -dokument till Excel.
Denna metod fungerar bäst när du har en lista med flera poster, var och en formaterad densamma (adresslista, telefonnummer, e -postadresser etc.)
Steg 2. Skanna dokumentet efter eventuella formateringsfel
Innan du börjar konverteringsprocessen vill du se till att varje post formateras på samma sätt. Det innebär att rätta till skiljetecken eller omorganisera alla poster som inte matchar resten. Detta säkerställer att data överförs korrekt.
Steg 3. Visa formateringstecknen i ditt Word -dokument
Att visa de normalt dolda formateringstecknen hjälper dig att bestämma det bästa sättet att dela upp posterna. Du kan visa dem genom att klicka på knappen "Visa / dölj styckemärken" på fliken Hem eller genom att trycka på Ctrl+⇧ Skift+*
De flesta listor kommer antingen att ha ett stycke i slutet av varje rad, eller ett i slutet av raden och ett i den tomma raden mellan poster. Du kommer att använda märkena för att infoga de tecken som används i Excel för att skilja mellan celler
Steg 4. Ersätt stycke markeringarna mellan varje post för att bli av med extra utrymme
Excel kommer att använda utrymme mellan poster för att bestämma raderna, men du måste bli av med det för att hjälpa formateringsprocessen. Oroa dig inte, du kommer att lägga till det om lite. Detta fungerar bäst när du har ett stycke i slutet av en post och ett i mellanslag mellan poster (två i rad).
- Tryck på Ctrl+H för att öppna fönstret Sök och ersätt.
- Skriv ^p ^p i fältet Sök. Detta är koden för två stycke i rad. Om varje post är en enda rad och det inte finns några tomma rader mellan dem, använd en enda ^p istället.
- Ange ett avgränsande tecken i fältet Ersätt. Se till att det inte är ett tecken som visas någonstans i dokumentet, till exempel ~.
- Klicka på Ersätt alla. Du kommer att märka att posterna kan kombinera sig själva, men det är inte ett problem just nu så länge det avgränsande tecknet är på rätt plats (mellan varje post)
Steg 5. Separera varje post i separata fält
Nu när dina poster är separerade så att de visas i efterföljande rader, vill du definiera vilken data som ska visas i varje fält. Till exempel, om varje post är ett namn på den första raden, en gatuadress på den andra raden och ett tillstånd och postnummer på den tredje raden, kan du
- Tryck på Ctrl+H för att öppna fönstret Sök och ersätt.
- Ta bort en av ^p -markeringarna i fältet Sök.
- Ändra tecknet i fältet Ersätt till ett komma,.
- Klicka på Ersätt alla. Detta kommer att ersätta de återstående styckesymbolerna med kommaseparatorn, som kommer att separera varje rad i ett fält.
Steg 6. Ersätt det avgränsande tecknet för att avsluta formateringsprocessen
När du har gjort de två stegen Sök och ersätt ovan ser listan inte ut som en lista längre. Allt kommer att vara på samma linje, med kommatecken mellan varje data. Det sista sök-och-ersätt-steget kommer att återställa dina data till en lista samtidigt som kommatecknen som definierar fälten behålls.
- Tryck på Ctrl+H för att öppna fönstret Sök och ersätt.
- Ange ~ (eller vilket tecken du valde ursprungligen) i fältet Sök.
- Ange ^p i fältet Ersätt.
- Klicka på Ersätt alla. Detta kommer att dela upp dina poster i enskilda grupper separerade med kommatecken.
Steg 7. Spara filen som en vanlig textfil
Nu när formateringen är klar kan du spara dokumentet som en textfil. Detta gör att Excel kan läsa och analysera dina data så att de går i rätt fält.
- Klicka på fliken Arkiv och välj "Spara som".
- Klicka på rullgardinsmenyn "Spara som typ" och välj "Vanlig text".
- Namnge filen som du föredrar och klicka på Spara.
- Om fönstret Filkonvertering visas klickar du bara på OK.
Steg 8. Öppna filen i Excel
Nu när du har sparat filen i vanlig text kan du öppna den i Excel.
- Klicka på fliken Arkiv och välj Öppna.
- Klicka på rullgardinsmenyn "Alla Excel-filer" och välj "Textfiler".
- Klicka på Nästa> i textimportguiden.
- Välj "Komma" i listan Avgränsare. Du kan se hur posterna kommer att separeras i förhandsvisningen längst ner. Klicka på Nästa>.
- Välj dataformat för var och en av kolumnerna och klicka på Slutför.
Metod 2 av 2: Konvertera en tabell
Steg 1. Gör en tabell i Word med dina data
Om du har en lista med data i Word kan du konvertera den till ett tabellformat i Word och sedan snabbt kopiera tabellen till Excel. Om dina data redan finns i tabellformat, hoppa ner till nästa steg.
- Markera all text som du vill konvertera till en tabell.
- Klicka på fliken Infoga och klicka sedan på tabellknappen.
- Välj "Konvertera text till tabell".
- Ange antalet rader per post i fältet "Antal kolumner". Om du har en tom rad mellan varje post, lägg till en till summan.
- Klicka på OK.
Steg 2. Kontrollera formateringen av ditt bord
Word skapar en tabell baserat på dina inställningar. Dubbelkolla det för att se till att allt är där det ska vara.
Steg 3. Klicka på den lilla "+"-knappen som visas i det övre vänstra hörnet av tabellen
Detta kommer att dyka upp när du håller musen över bordet. Om du klickar på detta markeras all data i tabellen.
Steg 4. Tryck på
Ctrl+C för att kopiera data.
Du kan också klicka på knappen "Kopiera" på fliken Hem.
Steg 5. Öppna Excel
När data har kopierats kan du öppna Excel. Om du vill lägga in data i ett befintligt kalkylblad, ladda upp det. Placera markören i cellen som du vill att den övre vänstra cellen i tabellen ska visas.
Steg 6. Tryck på
Ctrl+V för att klistra in data.
De enskilda cellerna från Word -tabellen placeras i separata celler i Excel -kalkylbladet.
Steg 7. Dela eventuella kvarvarande kolumner
Beroende på vilken typ av data du importerar kan du ha ytterligare formatering som du behöver göra. Om du till exempel importerar adresser kan staden, statens förkortning och postnummer vara alla i samma cell. Du kan låta Excel dela upp dessa automatiskt.
- Klicka på kolumnrubriken för den kolumn du vill dela för att markera hela kolumnen.
- Välj fliken "Data" och klicka på knappen "Text till kolumner".
- Klicka på Nästa> och välj sedan "Komma" i fältet Avgränsare. Om du använder exemplet ovan kommer detta att skilja staden från statens förkortning och postnummer.
- Klicka på Slutför för att spara ändringarna.
- Välj den kolumn som fortfarande behöver delas och upprepa processen, välj "Mellanslag" istället för "Komma" som avgränsare. Detta kommer att skilja statens förkortning från postnumret.
