Microsoft Project är ett program för programhantering som är märkt under Microsoft Office -paketet. Programmet tillåter användare att styra alla aspekter av att hantera ett projekt, inklusive budget, schemaläggning och resurshantering. Av denna anledning används programvaran kraftigt inom bygg- och verkstadsindustrin. En av de viktigaste men ofta förbisedda delarna av projektledningsprocessen är att fördela resurser ordentligt. När ett projektschema väl har skapats måste det vanligtvis ändras för att undvika överallokering av en viss resurs (till exempel en underleverantör), vilket gör att schemat hålls uppe. Att veta hur man fördelar resurser i Microsoft Project hjälper dig att hålla kontrollen över ditt projekt från början till slut.
Steg
Steg 1. Tänk på resurstillgänglighet när du uppskattar uppgiftslängder
Detta steg är avgörande men förbises ofta. Resurser måste beaktas under konstruktionen av schemat, inte bara efteråt. Var särskilt uppmärksam på samtidiga uppgifter (de som händer samtidigt) som använder samma resurser. Till exempel kan du med rätta anta att både inre och yttre väggar i en byggnad kan ramas in samtidigt. Om du bara har en snickare på projektet kommer det dock inte att vara möjligt.
Börja dina uppskattningar av uppgiftslängden genom att uppskatta det totala antalet arbetstimmar som behövs för att slutföra uppgiften. Genom att fokusera på arbetstider snarare än totala arbetsdagar tar du hänsyn till hur många resurser som kommer att behövas
Steg 2. Skapa och organisera alla dina resurser
Det bästa sättet att hålla dina resurser organiserade är genom resursbladet. För att komma åt det här bladet, klicka på "View" -menyn och välj "Resource Sheet". Se till att alla dina resurser har tydliga namn och se till att du åtminstone anger resurstypen.
- Arbetsresurser är de mest användbara och bör användas för att kategorisera personer som kommer att lägga tid på att arbeta med uppgifter. På ett litet projekt kan den här typen av resurser referera till varje teammedlem vid namn. På ett större projekt kan den här resursen ange olika underleverantörer.
- Materialresurser bör hänvisa till material som tar slut under arbetet, som virke, spik och bensin.
- Kostnadsresurser bör användas för att spåra resurser som har en tydlig kostnadssats. Dagspriset för att hyra en kran eller en släpvagn kan spåras som en kostnadsresurs.
Steg 3. Tilldela varje arbetsuppgift till en resurs
När du har skapat schemat i Gantt -diagramvyn måste du ange vilka resurser som är kopplade till varje uppgift. För att göra detta, hitta uppgiftens rad i den vänstra panelen och klicka på cellen i kolumnen "Resurs". En rullgardinsmeny visas med alla resurser du har skapat. Välj lämplig resurs; till exempel kan en uppgift som kallas "Wire light fixtures" tilldelas resursen "Elektriker".
Steg 4. Kontrollera resursfördelningen i resursgrafvyn
När du har skapat ditt schema och tilldelat resurser kan du söka efter överallokering. För att göra detta, klicka på "View" och välj "Resource Graph". Du kommer att få välja varje resurs och se dess fördelning under hela projektet. Varje arbetsdag visas längs den horisontella axeln och resursanvändning uttrycks som en procentsats längs den vertikala axeln.
- Varje punkt där en resurs överstiger 100 procents användning representerar en överallokering (vilket betyder att resursen omöjligt kan utföra alla uppgifter som tilldelats den under den angivna tiden). Överallokering visas i rött. För att åtgärda detta, öka uppgiftslängden, tilldela fler resurser till uppgifterna eller flytta samtidiga uppgifter för att skapa mindre överlappning.
- Varje punkt där resursen används mycket lite kan peka på ineffektiv underallokering. Överväg att minska uppgiftslängden eller använda färre totala resurser.
