Processdokument leder läsarna genom den logiska sekvensen av steg som krävs för att framgångsrikt slutföra en process. Till exempel är wikiHow -artiklar en typ av processdokument. Innehållet i ett processdokument kan vara komplicerat eller enkelt, men du måste bestämma vilka steg som måste slutföras, den logiska sekvensen för dessa steg och vad sekvensen kommer att åstadkomma om det slutförs framgångsrikt. Med dessa grunder i åtanke är det möjligt att skapa processdokumentation för allt från att koka ett ägg till att genomföra en internationell marknadsföringskampanj.
Steg
Del 1 av 3: Börja ett processdokument
Steg 1. Identifiera processen
Nästan allt kan delas upp i en process och förvandlas till ett processdokument. Några exempel inkluderar:
- Att göra pasta
- Lär dig köra
- Skriver ett brev
- Utför en trumrulle
Steg 2. Ta reda på vilka resurser dina läsare behöver
Tänk på alla resurser som dina läsare behöver för att slutföra processen du vill beskriva. Att förstå de inblandade resurserna kommer att vara praktiskt när man beslutar hur man ska beskriva vart och ett av stegen. Några exempel på nödvändiga resurser inkluderar:
- Att göra pasta: vatten, pasta, salt, gryta, durkslag, värme, tid
- Lär dig att köra: fordon, lärare, tid (både inlärning och övning), kunskap om trafiklagar
- Skriva ett brev: skriv- och stavfärdigheter, papper, penna eller penna
- Framför en trumrulle: trumset, trummor, lite erfarenhet av att spela trummor, tid
Steg 3. Tänk på din publik
Innan du går vidare bör du ta dig tid att tänka på vem din publik är och vad de redan vet om ditt ämne. Denna kunskap kan hjälpa dig att avgöra vilken information du behöver inkludera och vilken information du kanske kan utelämna.
Om du till exempel skriver ett processdokument om hur man lagar pasta för en allmän publik som kanske eller inte vet hur man lagar mat, kommer du förmodligen att vilja definiera termer som "al dente" och beskriva vad som menas med en " rullande koka.”
Steg 4. Skapa en titel
Varje processdokument behöver en tydlig titel som förklarar vilken process du beskriver. För att bestämma vad du ska kalla ditt processdokument, tänk på vad du vill att dina läsare ska lära sig hur de ska göra. Du kan till exempel kalla ditt processdokument "Gör pasta", "Lär dig att köra" eller "Skriv ett brev".
Använd den nödvändiga formen för din titel och steg. Ditt processdokument bör börja med ett närvarande verb, till exempel "göra", "laga mat", "lära" eller "skriva". Du bör fortsätta använda denna spänning för att beskriva stegen i din process
Steg 5. Använd din introduktion för att locka dina läsare
Införandet av ditt processdokument ger dig en chans att förklara vad dokumentet kommer att erbjuda och locka din läsares uppmärksamhet också. I din inledning är det en bra idé att skapa en känsla av brådska så att din läsare vill läsa vidare. Försök att skapa ett problem för dina läsare och erbjud sedan att lösa det.
Till exempel, när du introducerar ett processdokument som förklarar hur man gör pasta, kan du säga något som: "Att laga pasta kan verka enkelt, men det är lätt att överkoka eller underkoka pasta. Detta är ett problem eftersom pasta som är för seg eller för mjuk kan vara osmaklig, oavsett vilken typ av sås du lägger på den. Men om du gör pasta på rätt sätt blir din pasta lika imponerande som din sås.”
Del 2 av 3: Beskriv din process
Steg 1. Bryt ner processen
Tänk på de saker som måste hända som en del av processen du försöker beskriva. Skriv ner så många delar av processen som möjligt för att komma igång. Detta är en förskrivningsstrategi som kallas "notering". När du gör det kan du försöka bryta ner processen i små, lättförståliga steg. Om du till exempel vill förklara hur du gör pasta, kan du skriva ner:
- Ta ut en kruka och fyll den med vatten.
- Sätt grytan på spisen och sätt värmen högt.
- Ta ut pasta.
- Tillsätt pasta i vatten.
- Sänk värmen något.
- Koka den tid som anges på förpackningen.
- Häll av pastan i ett durkslag i diskbänken.
Steg 2. Gör dina steg i ordning
När du har en grundläggande lista med steg som dina läsare måste slutföra, titta över dem och se till att de är i ordning. Fundera på om det skulle vara mer meningsfullt att ge ett av dina steg tidigare eller senare i sekvensen.
- Till exempel, om du beskriver processen att göra pasta, kan du tänka på om det är mer meningsfullt att berätta för läsarna att ta ut pastan innan eller efter att vattnet värms upp.
- Om processen som du beskriver är något som är ganska komplicerat eller som du kan göra utan att tänka på, kan du behöva lägga mer tid på att överväga logiken i dina steg. Om du till exempel är en erfaren trummis som försöker beskriva hur du gör en trumrulle, kan du behöva sätta dig ner vid ditt trumset och göra några trumrullar.
- När du utför stegen i din process, tänk på vad som händer först, andra, tredje, etc. Jämför denna sekvens med din lista med steg.
Steg 3. Bestäm om du behöver erbjuda ytterligare information
Tänk på processen igen och försök att avgöra om det saknas information från processen. Försök att avgöra om det är något som läsarna måste göra innan de kan slutföra ett av dina steg.
- Du kan till exempel rekommendera dina läsare att ställa in en timer när du lägger pastan i vattnet. Eller du kan rekommendera läsarna att kolla en bit pasta innan du tömmer hela grytan.
- Testa att läsa av dina steg för en vän för att se om det är något du har missat. Förklara inte något du har skrivit, läs bara av dina steg för en vän och be om förslag.
Steg 4. Utöka dina steg
När du har utformat en solid sekvens för dina steg måste du utöka varje steg. Varje steg i ditt processdokument bör innehålla användbar information för att hjälpa dina läsare att förstå hur de ska slutföra varje steg. Försök att vara så detaljerad som möjligt.
Till exempel, när du råder läsare att ta ut en kruka och fylla den med vatten, måste du säga vilken typ av krukläsare som ska användas och hur mycket vattenläsare som ska läggas i grytan. Du kan berätta för läsarna att använda en stor gryta för att laga pasta och fylla den med 12 koppar vatten
Steg 5. Ge exempel
Exempel kan hjälpa dina läsare att få en tydligare uppfattning om hur man gör något som kan vara svårt att förstå. Försök att använda exempel som är enkla för dina läsare att relatera till och förklara hur exemplet förhåller sig till den process du beskriver.
Om du till exempel försöker förklara för läsarna hur hårt du ska hålla i en trumma för att göra en trumma, kan du använda exemplet med att hålla en penna för att beskriva hur mycket tryck som krävs. Läsarna kommer att kunna relatera till att hålla en penna eller en penna och använda den kunskapen för att hjälpa dem att hålla en trumpinne på rätt sätt
Steg 6. Ge felsökningsråd
Tänk på de vanliga misstagen som människor gör när de försöker slutföra denna process och se till att du tar itu med dessa vanliga misstag i ditt dokument. Du kan hitta ett sätt att bearbeta denna information i ett av dina steg eller så kan du tillhandahålla denna information i slutet av ditt dokument.
Till exempel kanske anledningen till att många människor tillagar sin pasta för mycket är att de glömmer att ställa in en timer. Eller kanske kämpar många med trumrullar för att de håller sina trumpinnar för hårt
Del 3 av 3: Avsluta dokumentet
Steg 1. Inkludera övergångar vid behov
Övergångar är ord som hjälper till att förbättra ditt flöde. Övergångar kan hjälpa dig att klargöra när läsare ska göra saker i din process. Du kan till exempel rekommendera dina läsare att ställa in timern rätt INNAN du lägger pastan i kokande vatten. Eller du kan rekommendera dina läsare att sätta på ugnsvantar och sedan hälla pastan i durken i diskbänken. Några andra bra övergångsord att använda i ett processdokument inkluderar:
- Nästa
- efter
- först
- sista
- också
Steg 2. Förenkla ditt språk
När du beskriver en process för en stor publik är det viktigt att se till att orden du använder är tillräckligt enkla för att de flesta ska förstå. Att använda mycket jargong (tekniskt språk) kan göra det svårt för läsarna att förstå instruktionerna. Ta en minut att läsa igenom dina instruktioner och leta efter sätt att förenkla språket.
Om du behöver använda ett speciellt ord för att beskriva din process, se till att du definierar det för dina läsare. Om du till exempel beskriver hur man gör pasta, måste du förklara vad "al dente" betyder
Steg 3. Testa processen
Det är viktigt att se till att processen du har beskrivit kan utföras framgångsrikt genom att följa dina instruktioner. Försök att slutföra processen du har beskrivit genom att följa varje steg i den ordning du har placerat dem och bara använda den information du har inkluderat.
- När du testar din process, försök att identifiera all information som saknas eller något som kan vara oklart för dina läsare.
- Be någon annan att testa din process också. Att få någon annan att testa din process kan säkerställa ännu mer noggrannhet i ditt processdokument. Be en vän eller familjemedlem att använda dina steg för att slutföra processen du har beskrivit.
Steg 4. Formatera ditt dokument
Beroende på hur du planerar att använda ditt processdokument kan du behöva formatera det. Till exempel, om ditt processdokument är avsett att formateras som en MLA -stil uppsats för en klassuppgift, måste du granska instruktörens riktlinjer och se till att ditt dokument uppfyller dem. Om du använder ditt dokument för en webbplats måste du formatera ditt dokument för att uppfylla dina behov.
