Att börja ett e -postmeddelande med rätt hälsning kan vara svårt. När du skickar ett professionellt e -postmeddelande eller skriver till någon du inte känner väl, är din bästa insats vanligtvis att välja en enkel, mångsidig hälsning som "Hej" innan du tilltalar personen med efternamnet. Om du skriver till en vän, familjemedlem eller någon annan du har en mer avslappnad relation med, är det okej att helt enkelt hänvisa till dem med deras förnamn.
Steg
Metod 1 av 4: Välja en lämplig hälsning
Steg 1. Säg "Hej" för att starta din e -post med en vänlig anteckning
Ett enkelt "Hej" följt av personens namn fungerar bra för de flesta e -postmeddelanden. Det är avslappnat och personligt utan att kännas alltför formellt eller avslappnat. Och eftersom det är så kort och direkt, kommer det inte att distrahera din läsare eller se ut på sin plats.
Du kan också använda "Hej" när du adresserar flera mottagare samtidigt, som i "Hej alla"
Dricks:
"Hej" gör en stor, upprörd, allsidig hälsning, oavsett om din e-post är avsedd för en vän, en handledare eller en främling.
Steg 2. Öppna med "Dear" för mer formella meddelanden
"Dear" är en mångsidig hälsning-det är mer korrekt än "Hej", men har fortfarande en varm, trevligt gammaldags ring. Detta gör det till ett perfekt sätt att bjuda in korrespondens med både nära och kära och människor du inte känner särskilt väl.
Denna hälsning kan också användas för vänner och familj också
Steg 1.
- Ordet "Dear" bär också med sig en anmärkningsvärdhet och respekt som mindre formella hälsningar inte gör.
- En nackdel med denna öppnare är att den kan anses vara lite för formell för vissa, särskilt i en affärsmiljö.
Steg 2. Använd en anonym hälsning om du inte känner till mottagarens namn
"Hälsningar" och "Till vem det kan gälla" är två av de vanligaste, oförargliga anonyma hälsningarna. De är en säker satsning för de tider då du inte är säker på vem som kommer att läsa ditt meddelande.
- Du kan också testa något tvetydigt som "Dear Sir or Madam", även om det kan bli lite täppt i alla utom de mest formella e -postmeddelandena.
- Anonyma hälsningar används oftast när man skriver till grupper, till exempel företag och organisationer, snarare än individer.
Steg 3. Sätt personens namn i sig själv om du vill komma rätt till sak
Om du är förvånad över vilken hälsning du ska använda eller om du hellre vill låta ditt meddelande stå i centrum, är det helt okej att ange mottagarens namn och lämna det där. Lägg bara till ett komma, hoppa över en rad och säg vad du vill säga.
- "Fröken. Thompson”låter inte mer eller mindre formellt än” Hej fru Thompson”, och det låter dig kringgå obeslutsamheten att välja den mest lämpliga hälsningen.
- Att använda personens namn som en hälsning i sig kan också vara till hjälp vid uppföljningskorrespondens när du inte nödvändigtvis vill välja en ny hälsning varje gång.
Metod 2 av 4: Adressering till din mottagare
Steg 1. Kalla personen vid förnamnet om du känner dem väl
Denna regel är ganska enkel: om du är på förnamn med någon är det okej att använda deras förnamn. Annars är det en bra idé att hålla sig till deras efternamn för att undvika att vara övermodig och potentiellt gnugga dem på fel sätt. F
När du skriver till en välkänd bekant kan du antingen leda med namnet i sig själv eller bifoga en mer avslappnad hälsning som en introduktion (dvs "Hey Jackie")
Varning:
Hänvisa aldrig till någon du inte har träffat med deras förnamn om de inte specifikt säger till dig att det är okej. Det är bara inte artigt!
Steg 2. Hänvisa till professionella och okända kontakter med deras efternamn
Välj en lämplig hälsning (kom ihåg, "Hej", "Kära" och "Hälsningar" är alla användbara för en mängd olika situationer), och fortsätt sedan på personens efternamn. De flesta e -postmeddelanden du skickar kommer förmodligen att börja med mottagarens efternamn, särskilt om de gäller arbete.
- Om personen du e -postar är kvinna, gå med prefixet "Ms." istället för "Mrs." om du inte vet att hon är gift.
- Att göra en poäng med att använda mottagarens efternamn skapar en artig och respektfull ton för korrespondensen att följa.
Steg 3. Använd en term som "Alla" när du hälsar mer än en mottagare
Stora grupper kan innehålla många olika typer av människor, och du vill inte göra några antaganden om deras kön eller bekantskapsnivå. Eftersom termer som "grabbar" och "mina damer och herrar" kan tolkas som könsbegränsande, går de bäst över till förmån för något mer inkluderande.
- Var noga med att undvika alltför tillfälliga hälsningar som "folk" eller "alla" också.
- Att kasta ut fel kollektivt pronomen kan få en av dina läsare att känna sig marginaliserad eller helt ignorerad.
Steg 4. Nämn personens titel eller position om det är relevant för ditt meddelande
Under normala omständigheter kan det låta konstigt att starta ett mejl med "Greetings Chief Customer Service Representative." Om personens position är direkt relaterad till din anledning till att skriva, kan det dock vara ett bra sätt att förklara dem för en fråga, förfrågan eller klagomål.
- Adressera ett e -postmeddelande till "Kommunikationsdirekt" snarare än till "Mr. Everett”kommer att låta din mottagare veta att den aktuella saken handlar om att utföra sina individuella uppgifter.
- På samma sätt, när du kommer i kontakt med ledaren för en organisation, kan du ta hand om det med en hälsning som "Dear Salt Lake City Union Organizer."
Metod 3 av 4: Undvik vanliga hälsningsfel
Steg 1. Kom ihåg att alltid inkludera en hälsning
Regeln nummer ett för att skriva en e -posthälsning är att se till att det finns en där. Det kan vara skrämmande att öppna ett mejl och konfronteras med ett textblock utan introduktion eller personliga trevligheter, och det tar bara några sekunder att skriva ut några ord för att sammanfatta avsikten med din kommunikation.
Ett e -postmeddelande utan hälsning kommer av många att ses som ofullständigt. Som ett resultat kan det reflektera dåligt om dig eller din förmåga att kommunicera effektivt
Dricks:
Tänk inte över det-om du inte är säker på vad du ska lägga till, välj ett enkelt "Hej" och kanalisera din hjärnkraft till att komponera resten av ditt e-postmeddelande.
Steg 2. Undvik "Hej" om du inte är nära den du skriver
"Hej" är ungefär lika avslappnat som det blir. Av denna anledning är det ett acceptabelt sätt att starta ett e-postmeddelande till din bästa vän eller en kollega med samma ranking, men inte ett till en högre eller någon som du kommunicerar med för första gången.
- Även om de kanske låter ofarliga, kan alltför informella hälsningar som "Hej" oavsiktligt signalera brist på respekt för din mottagare.
- Andra avslappnade adresslägen, till exempel "What's up" eller "Yo", bör aldrig användas i e-postmeddelanden. Dessa hälsningar är bättre reserverade för utbyte av textmeddelanden.
Steg 3. Var försiktig när du använder tidsspecifika hälsningar som”God eftermiddag
”Att referera till den tid du skriver kan ge ditt e -postmeddelande en mer personlig känsla och låta dig bättre relatera till din mottagare. Du bör dock bara göra detta när du är säker på att de är i samma tidszon. Om du inte är det kan du se ut som om du inte vet eller är hänsynslös.
- Att säga”God morgon” till någon som bor på andra sidan världen kan orsaka förvirring, särskilt om din e-post innehåller tidskänslig information.
- Om du har bestämt dig för att använda en av dessa hälsningar kommer det inte att skada att ta en stund för att se vilken tid (och datum!) Det är på den plats där din mottagare kommer att läsa ditt meddelande.
Steg 4. Håll din skiljetecken enkel och lämplig
Det bästa sättet att formatera alla hälsningar är att skriva ut din hälsning och ditt mottagares namn och sedan infoga ett kommatecken för att hjälpa deras ögon att övergå till e -postens kropp. Du kanske tror att ett utrop är mer uttrycksfullt, men det finns en chans att det kan läsas som ung eller oprofessionellt.
- I vissa fall kan du också avsluta din hälsning med ett kolon eller bindestreck för en mer formell respektive avslappnad effekt.
- Att förmedla för mycket spänning kan till och med irritera personen du skriver till om de inte delar din entusiasm.
Steg 5. Se till att du stavar mottagarens namn korrekt
Dubbelkolla stavningen av personens namn som det visas i ett tidigare e-postmeddelande eller originaldokument innan du trycker på "skicka". Ett oskyldigt stavfel är inte slutet på ordet, men att göra samma fel mer än en gång säger att du inte bryr dig tillräckligt för att få det rätt.
- Om du stöter på ett särskilt utmanande eller ovanligt namn, se om du kan kopiera och klistra in det direkt i din e -post från en extern källa.
- Du riskerar att främja din läsare genom att stava deras namn på fel sätt inkonsekvent.
Metod 4 av 4: Skapa öppningsraden för din e -post
Steg 1. Ange syftet med din e -post direkt
Använd din första mening för att berätta för mottagaren exakt varför du skriver. På så sätt kommer de inte att hänga kvar. Detta är vanligtvis så enkelt som att destillera det du kommer att diskutera i ditt budskap till en central idé och göra det till en kort introduktion.
- En solid öppnare för ditt e -postmeddelande kan vara "jag skriver för att fråga …" eller "jag ville få din åsikt om …"
- Trötta inte din mottagare med en långvarig ingress eller onödig information. Det finns ingen anledning att slå runt busken-hoppa bara in i den.
Steg 2. Tacka din mottagare om du skriver ett svar
När du återkommer till någon om ett meddelande som de skickade dig är det vanligt att ta en stund att tacka. Att bli tackad för något kan vara mycket glädjande, och ett litet uttryck för tacksamhet hjälper dig att se till att din korrespondens börjar på rätt fot.
- När du formulerar din första mening, se till att erkänna eller sammanfatta syftet med det ursprungliga e -postmeddelandet, som i "Tack för att du kontaktade Acme Corporation om din senaste erfarenhet", eller "Tack för att du svarade så snabbt."
- Om din korrespondens inte är relaterad till affärer kan du öppna med något som "Tack för att du hör av dig. Det var så länge sedan vi pratade!"
Steg 3. Hälsa nära kontakter med en mer personlig anteckning
Om du känner din mottagare någorlunda väl kan du välja att ta ett mer sentimentalt tillvägagångssätt genom att kolla in dem eller be om uppdateringar om deras liv. Personliga hälsningar har en intim känsla och tjänar till att skapa en vänlig, innerlig dynamik.
- Du kan använda en ledlinje som, "Grattis till den nya bebisen!" eller "Jag var precis i Brooklyn och det väckte många bra minnen" för att påminna en släkting eller en tjusig kontorspartner om att de tänker på dig.
- Se till att alla personliga kommentarer eller frågor du inkluderar är lämpliga med tanke på din relation med din mottagare. Fråga: "Hur tycker du om din nya lägenhet?" kan smyga ut någon du bara har träffat en eller två gånger.
Steg 4. Arbeta med lite humor som en uppmärksammad isbrytare
Även om humor ofta avskräcks i yrkeslivet, kan det ge ett ögonblick av välkommen lättnad från den tråkiga naturen i den praktiska dagliga kommunikationen när den används med förnuft. De flesta människor är vana vid att skumma torra, till-punkten e-postmeddelanden, så roliga hälsningar kan leda till att du läser din läsare och gör dem mer engagerade.
”Om du vill underlätta lite kan du prova en inledande rad som” Är det fredag ännu?” eller, "Jag vet hur mycket du älskar att höra från mig först på morgonen."
Varning:
En kvick ordning eller lite dumt ordspel kan vara användbart för att liva upp färglösa professionella mejl, men bara när situationen kräver det.
Tips
- Trots att det är kort är hälsningen en av de viktigaste delarna av ett företagsmejl. Det ger i huvudsak din mottagare sitt första intryck av dig och professionella förhållningssätt.
- De flesta givna eller föredragna namn finns i avsändarinformationen eller själva e -postadressen.
- Om du råkar lära dig en anonym mottagares namn efter din första e -post, var noga med att inkludera det i efterföljande meddelanden för att bekräfta ändringen och slå ett mer personligt ackord.
