Denna wikiHow lär dig hur du gör en sammanslagning i Microsoft Office eller OpenOffice.org. E -postfusion är en superpraktisk funktion som låter dig automatiskt anpassa ett dokument för varje mottagare som det skickas till. På så sätt behöver du inte individuellt ändra dokumentet för varje mottagare. Det är en enorm tidsbesparing, och det är väldigt enkelt att göra! Stegen nedan kommer att leda dig genom hela processen steg för steg.
Steg
Metod 1 av 3: Beredning
Steg 1. Skapa en datafil
Detta kan vara en kalkylfil, databasfil eller till och med ett textdokument med rätt formatering. Kalkylarkfiler används oftast; den här guiden förutsätter att du använder ett kalkylblad.
-
Din datafil ska ha all information som måste ändras från kopia till kopia. Om du till exempel skriver ett formulärbrev innehåller din datafil namn och eventuellt adresserna till alla du tänker skicka brevet till.
Lägg en information i varje cell längs en rad, så att varje typ av information (förnamn, efternamn, honorific och så vidare) finns i sin egen kolumn
-
Gör vettiga kolumnnamn. Mail merge läser data i kolumner. Det antar att den första posten i varje informationskolumn är det allmänna namnet på den typen av information, så använd namn som är vettiga för dig.
Till exempel, starta en kolumn med förnamn genom att skriva "förnamn" och lägg sedan alla förnamn under det. När du blir ombedd vilket fält du ska infoga i ditt brev ser du "förnamn" som ett alternativ och kommer ihåg vad som finns i den kolumnen
- Microsoft Office-användare som också använder Outlook för sin e-post kan använda sin Outlook-adressbok som en datafil istället, om så önskas.
Steg 2. Spara datafilen
Spara det någonstans kan du enkelt hitta det, och ge det något du lätt kommer ihåg.
Steg 3. Skriv ut ditt primära dokument
Detta är det dokument du kommer att infoga information i. Om du till exempel skriver ett formulärbrev är det primära dokumentet brevet. Alla objekt som går ihop med e -post kommer att fylla i för dig (t.ex. namn) ska lämnas tomma för tillfället.
Metod 2 av 3: Mail Merge i MS Office
Steg 1. Öppna rutan för sammanfogning av e -post
Klicka på rutan i ditt primära dokument för att öppna det. Om du inte ser det öppnar du Verktyg -menyn och väljer E -postkoppling från listan.
Steg 2. Svara på MS Office frågor
Verktyget för sammanfogning av e -post i Office har några steg som är utformade för att göra ditt liv enklare genom att slå ihop dina filer smartare och mer exakt.
- Börja med att berätta vilken typ av dokument du skriver. Klicka på den bästa passformen och klicka sedan på Nästa.
- Berätta vilket "startdokument" (primärt dokument) du vill använda. Om du har följt dessa steg bör du kunna välja "använd det här dokumentet". Klicka på Nästa.
Steg 3. Välj den fil som ska sammanfogas
Detta är den datafil du skapade tidigare. Välj lämplig alternativknapp och klicka på Nästa för att söka efter filen och ansluta den till ditt primära dokument.
Om du föredrar att använda din Outlook -adressbok klickar du på det alternativet istället
Steg 4. Välj vilken data som ska användas
Med Office kan du välja eller avmarkera rader med information som du vill. Detta gör att du kan välja vilka informationsobjekt i datafilen du vill slå ihop till det primära dokumentet, vilket gör datafilen mer användbar över tiden när du använder den för olika saker. När du är nöjd klickar du på Nästa.
Data kan sorteras genom att klicka på rubrikerna i varje kolumn. Detta kan vara användbart om du snabbt behöver söka igenom mycket information
Steg 5. Infoga datafält
På nästa sida i aktivitetsfönstret uppmanas du att skriva ditt dokument om du inte redan har gjort det, och du får en rad alternativ för att infoga data från filen i dokumentet.
-
Infoga ett datafält genom att placera markören där fältet ska gå och klicka sedan på lämplig knapp i aktivitetsfönstret för att infoga det där.
Du kan radera felplacerade eller dubbla datafält genom att trycka på Delete -tangenten, samma som en vanlig bokstav eller siffra
-
De förinställda alternativen ändras något beroende på vilken typ av dokument du berättade för Office att du skrev. Office gör sitt bästa för att fylla i lämplig information från de uppgifter du ger den. Om du till exempel skriver ett affärsbrev kan du se ett alternativ för att infoga ett adressblock som innehåller varje mottagares för- och efternamn och fullständiga adress, ordnat på några rader.
- Några av de förinställda alternativen öppnar ytterligare fönster där du kan fylla i lämplig information. Dessa är alla mer eller mindre okomplicerade och lätta att förstå.
- Om du använder en förinställning och det inte verkar kunna hitta rätt information, klicka på knappen "Matcha fält" för att lära programmet vilka av dina fältnamn som motsvarar dess standardnamn. Till exempel kan du visa den att den ska använda kategorin "Familjenamn" i din datafil för att fylla i "Efternamn" -data i ett adressblock.
- För att använda dina egna fält, klicka på "fler alternativ". Du kommer att kunna se namnen du gav varje kolumn och använda dem istället.
Steg 6. Kontrollera dina bokstäver
E -postsammanfogning visar inte den specifika informationen i de fält du använder för ditt primära dokument förrän du har skrivit ut den, men Office erbjuder en förhandsgranskningsfunktion som låter dig kontrollera och se till att informationen visas korrekt enligt hur du placerade fält i ditt dokument. Använd den gärna tills du är nöjd med att allt är i sin ordning.
Steg 7. Slutför sammanslagningen
Den sista skärmen i uppgiftsfönstret för sammanslagning informerar dig om att allt är på plats och det är klart att skriva ut dina dokument. En uppsättning information kommer att visas per dokument som skrivs ut, och programmet kommer att skriva ut lika många kopior som det finns uppsättningar information.
Om du vill göra enskilda redigeringar av specifika bokstäver kan du också göra det från den här aktivitetsfönstret genom att först klicka på "redigera enskilda bokstäver"
Metod 3 av 3: Mail Merge i OpenOffice.org
Steg 1. Skapa en databas
I OpenOffice.org krävs alltid en databasfil för en sammanslagning av e -post; men du kan fortfarande skapa dina data i ett kalkylblad först.
- Öppna Arkiv -menyn från ditt primära dokument och välj att skapa en ny databasfil.
- I fönstret som visas väljer du alternativet "anslut till en befintlig databas". I rullgardinsmenyn väljer du "kalkylblad" och klickar sedan på Nästa.
- På nästa skärm, rikta OpenOffice.org till den kalkylarkfil du vill använda. Du kan välja om du vill lösenordsskydda databasen eller inte genom att markera rutan under filplatsen. Klicka på Nästa när du är klar.
-
På den här skärmen väljer du om du vill registrera databasen för enklare åtkomst senare och bestämmer om du vill öppna databasfilen för att redigera den just nu. (Du behöver förmodligen inte göra det om du just skapade kalkylarkfilen.) Klicka på Slutför för att spara databasen.
Var noga med att ge databasen ett namn som du enkelt kan komma ihåg
Steg 2. Infoga dina fält
Nu när du har länkat din information till en databas som OpenOffice.org kan förstå, är det enkelt att använda den databasen för sammanslagning av e -post, så länge du vet var du ska leta.
- Välj "fält" på menyn Infoga och sedan "annat …" från undermenyn. Alternativt kan du skriva kontroll-F2.
- Klicka på fliken "databas" i fönstret som visas.
-
Klicka på knappen Bläddra i den nedre högra delen av fönstret och hitta databasfilen du just skapade.
När du väl har valt din databas kommer den att visas i listan "databasval" till höger i fönstret
- I listan "typ" till vänster i fönstret väljer du "fält för sammanfogning av e -post".
- Klicka på + bredvid din databas och en kalkylfil ska visas under den. Klicka på + bredvid den där, och du kommer att se de fältnamn du valde när du skapade kalkylarket.
-
Välj vilket fält du vill infoga och klicka på Infoga för att placera fältet i ditt primära dokument.
- Kom ihåg att placera markören där du vill att ditt fält ska infogas innan du infogar, annars måste du klippa och klistra in för att flytta det till rätt position.
- Precis som i Office behandlas textfält som alfanumeriska tecken i ditt primära dokument. Du kan flytta dem med mellanslagstangenten och radera dem med raderingsknappen.
Steg 3. Slutför sammanslagningen
Dubbelkolla varje fält för korrekt placering. När du är klar skriver du ut ditt primära dokument. Med brevkoppling skrivs en kopia ut för varje uppsättning poster i filen du slog samman med dokumentet.
Tips
- Ordbehandlingsprogram har ofta mallar som du kan använda för att skapa primära dokument.
- Var noga med att dela upp fälten i de mest specifika termerna. Till exempel kan du använda artighetstitel (Mr., Mrs., Miss), förnamn och efternamn för namnet. Det är tre fält för namn, så använd tre separata kolumner med en typ av fält i varje kolumn.
