Många företag använder Microsoft Excel för att spåra avdelningar eller totala företagskostnader. Eftersom Excel nu ofta samlas med persondatorer som använder Windows -operativsystemet, kan du spåra dina räkningar om du har Excel på din hemdator. Ett antal mallar finns tillgängliga för att spåra dina utgifter från Microsofts och andra webbplatser, och de senaste versionerna av Excel innehåller en mall för att spåra dina räkningar bland de förinstallerade mallarna. Du kan också skapa ett eget kalkylblad för att spåra dina räkningar i Excel. Nedan följer instruktioner för båda tillvägagångssätten.
Steg
Metod 1 av 2: Arbeta med en Excel -mall
Steg 1. Välj en förinstallerad mall
De senaste versionerna av Excel inkluderar en mall för spårning av personliga utgifter tillsammans med mallar för vanliga affärsprogram. Du kan komma åt dessa mallar och använda dem för att spåra dina räkningar i Excel.
- I Excel 2003 väljer du "Ny" från "Arkiv" -menyn. Välj "På min dator" i aktivitetsfönstret "Ny arbetsbok" för att visa dialogrutan "Mallar".
- I Excel 2007 väljer du "Ny" från "Arkiv" -knappmenyn. Detta visar dialogrutan "Ny arbetsbok". Välj "Installerade mallar" från "Mallar" -menyn i den vänstra rutan. Välj "Personlig månadsbudget" från "Installerade mallar" i mittfönstret och klicka på "Skapa".
- I Excel 2010 klickar du på fliken "Arkiv" och väljer "Ny" från "Arkiv" -menyn. Välj "Exempelmallar" i det övre avsnittet i fönstret "Tillgängliga mallar", välj sedan "Personlig månadsbudget" från visningen av exempelmallar och klicka på "Skapa".
Steg 2. Välj en online -mall
Om den personliga budgetmallen som förinstalleras med Microsoft Excel inte fungerar för att spåra dina utgifter kan du välja en mall online. Du kan antingen ladda ner en mall från en tredje parts webbplats eller använda Excel för att ansluta till Microsoft Office Online.
- För Excel 2003 kan du välja en lämplig mall från Microsoft Office Online-biblioteket på https://office.microsoft.com/en-us/templates/. (Du kan också hitta mallar avsedda för senare versioner av Excel här också.)
- I Excel 2007 väljer du "Budget" i avsnittet Microsoft Office Online i dialogrutan "Ny arbetsbok". Du måste ha en fungerande internetanslutning för att kunna ansluta till Office online mallbibliotek.
- I Excel 2010 väljer du "Budget" från avsnittet Office.com i fönstret Tillgängliga mallar. Du måste ha en fungerande internetanslutning för att kunna ansluta till Office online mallbibliotek.
Steg 3. Ange din information i lämpliga celler
Den exakta informationen beror på kalkylbladsmallen du använder.
Steg 4. Spara kalkylbladet
Du kan antingen använda det namn som mallen ger för ditt kalkylblad eller ändra det till något mer meningsfullt. Det bör räcka med att lägga till ditt namn och år till det befintliga filnamnet.
Metod 2 av 2: Designa ditt eget kalkylblad för kostnadsspårning
Steg 1. Öppna Excel
Steg 2. Ange ett namn för kalkylarket i cell A1
Använd ett meningsfullt namn som "Personal Budget", "Personal Expense Tracking" eller något liknande. (Uteslut citattecken när du anger namnet; de används här bara för att visa att namnen är exempel.)
Steg 3. Ange kolumnrubriker i rad 2
Föreslagna titlar och beställningar är "Datum", "Betalningsmottagarkategori" (eller "Betala till"), "Memo", "Utgifter", "Intäkter" (eller "Inkomst" eller "Insättning") och "Saldo". Ange dessa titlar i cellerna A2 till G2; du kan behöva justera kolumnbredderna för att rymma långa kolumnrubriker eller poster.
När du har konfigurerat kalkylarkets rubrik och kolumnrubriker använder du funktionen "Frysrutor" för att behålla dessa rubriker högst upp på skärmen medan du bläddrar genom dina poster. Freeze Panes finns på "View" -menyn i Excel 2003 och tidigare och i "Window" -gruppen i menyfliksområdet "View" i Excel 2007 och 2010
Steg 4. Ange din första utgiftspost i cellerna i rad 3
Steg 5. Ange balansformeln i cell G3
Eftersom detta är den första balansposten kommer saldot att bestämmas genom att ta skillnaden mellan utgiften och intäkten. Hur du ställer in detta beror på om du vill titta på utgifter eller kontanter till hands.
- Om du ställer in kalkylarket för att i första hand titta på dina utgifter skulle saldoformeln vara = E3-F3, där E3 är cellen som representerar utgiften och F3 är cellen som representerar intäkterna. Att sätta upp formeln på detta sätt kommer att göra totalen av dina utgifter till ett positivt antal, vilket blir lättare att förstå.
- Om du ställer in kalkylarket för att hålla en löpande flik på dina kontanter till hands, skulle saldosformeln vara = F3-E3. Om du ställer in kalkylarket på detta sätt visas saldot som positivt när ditt kassaflöde överstiger dina utgifter och negativt när du har fler utgifter än intäkter.
Steg 6. Ange din andra utgiftspost i cellerna i rad 4
Steg 7. Ange balansformeln i cell G4
Eftersom den andra och efterföljande posten kommer att behålla ett löpande saldo måste du lägga till resultatet av skillnaden mellan utgifter och intäkter till värdet av saldot för föregående post.
- Om du ställer in kalkylarket för att i första hand titta på dina utgifter, skulle saldoformeln vara = G3+(E4-F4), där G3 är cellen som representerar det tidigare saldot, E4 är cellen som representerar utgiften och F4 är cellen representerar intäkterna.
- Om du ställer in kalkylarket för att hålla en löpande flik på dina kontanter till hands, skulle saldosformeln vara = G3+(F4-E4).
- Paranteserna runt cellerna som representerar skillnaden mellan kostnader och intäkter är inte nödvändiga; de ingår bara för att göra formelkonceptet lite tydligare.
- Om du vill behålla cellen med saldot tom tills en fullständig post har gjorts kan du använda en IF -sats i formeln så att om ett datum inte har angetts kommer saldocellen inte att visa ett värde. Formeln för detta, för den andra posten, läser = IF (A4 = "", "", G3+(E4-F4)) om du ställer in kalkylarket för att spåra utgifter, och det läser = IF (A4 = " "," ", G3+(F4-E4)) om du ställer in kalkylarket för att visa kontanter till hands. (Du kan utelämna parentesen runt cellerna som representerar utgifter och intäkter, men inte den yttre uppsättningen parenteser.)
Steg 8. Kopiera balansformeln till de andra cellerna i kolumn G (kolumnen Balans)
Högerklicka på Cell G3 och välj "Kopiera" från popup-menyn; dra sedan för att markera cellerna under den i kolumnen. Högerklicka på de markerade cellerna och välj "Klistra in" från popup-menyn för att klistra in formeln i de markerade cellerna. (I Excel 2010 väljer du antingen alternativet "Klistra in" eller "Klistra in formler" på popup -menyn.) Formeln uppdaterar cellreferenserna automatiskt för att ange utgifter, intäkter och datum (om de används) från den aktuella raden och balansreferensen från raden ovanför den aktuella raden.
Steg 9. Spara kalkylbladet
Ge kalkylarket ett meningsfullt namn, till exempel "Expense Tracking.xls" eller "Personal Budget.xls". Som med ett mallbaserat budgetkalkylblad kan du inkludera ditt namn och år i filnamnet. (Återigen, notera att citattecknen endast används för att visa exempelnamnen och inte ska skrivas in. Du skriver inte heller in filändelsen; Excel tillhandahåller det åt dig.)
Excel 2003 och äldre sparar kalkylarkfiler i det äldre ".xls" -formatet, medan Excel 2007 och 2010 sparar kalkylblad i det nyare XML-baserade ".xlsx" -formatet men kan också läsa och spara kalkylblad i det äldre ".xls" -formatet. Om du har flera datorer och planerar att behålla detta kalkylblad på dem alla, använd det äldre formatet om någon av dina datorer har Excel 2003 eller äldre på dem och det nyare formatet om alla dina datorer har minst Excel 2007
Video - Genom att använda denna tjänst kan viss information delas med YouTube
Tips
- Använd "Autoslutför" på utgifts- och intäktskategorier för att säkerställa konsekvent stavning.
- För att skilja betalda räkningar från obetalda men förväntade utgifter kan du fetstil eller färglägga texten för betalda räkningar eller använda cellskuggning.
- För att undvika att en formel eller kolumnrubrik av misstag ändras kan du skydda dessa celler från ändringar. Markera cellerna du vill ändra (datum, kategori av betalningsmottagare, utgifter, intäkter och memovärden) och lås upp dessa celler och tillämpa sedan skydd på hela kalkylarket.
