Det kan tyckas svårt att begränsa ett viktigt affärsmail. Det finns så många sätt att slutföra ditt meddelande! I slutändan beror dock hur du stänger din e -post på några olika faktorer. Dessa kan innehålla saker som hur väl du känner personen du skriver till, syftet med e -postmeddelandet och om din e -post är en del av en kedja. Med dessa faktorer i åtanke, utforma en lämplig sista mening. Välj sedan rätt avloggning och bestäm vad du ska lägga i din signatur.
Steg
Del 1 av 3: Skriva dina avslutande kommentarer
Steg 1. Påminn mottagaren om syftet med ditt e -postmeddelande
Det finns många anledningar att skriva ett e -postmeddelande i en affärsmiljö. Att hitta det primära syftet med e -postmeddelandet hjälper dig att bestämma det bästa sättet att avsluta det.
- Till exempel, om du gör en begäran, avsluta med något som "Tack för din tid" eller "Tack för din omtanke."
- Om du svarar på en begäran om information eller hjälp kan du avsluta med "Jag hoppas att detta hjälper!" eller "Låt mig veta om det finns något annat sätt jag kan vara till hjälp."
- Om du inrättar ett möte ansikte mot ansikte kan du avsluta med något som "Vi ses nästa vecka!"
Steg 2. Använd en lämplig ton för din publik
Tänk på hur väl du känner personen du skriver till, vilken typ av relation du har till dem och vad du försöker åstadkomma. Ett e-postmeddelande till en chef på högre nivå eller en viktig ny klient borde förmodligen vara mer formellt än ett mejl till en välkänd medarbetare.
- Om du till exempel planerar ett möte med en klient kan ett bra avslutande uttalande vara ungefär”Jag ser fram emot vårt möte den 24: e. Om du har några frågor, vänligen kontakta mig på 555-555-5555.”
- Å andra sidan, om du ordnar ett vänligt möte med en kollega som du känner väl, kan det vara helt okej att avsluta med något i stil med:”Låter bra! Vi ses imorgon!:)”
Steg 3. Inkludera inte ett avslutande uttalande om din e -post är en del av en kedja
Om detta är ditt första e -postmeddelande om det aktuella ämnet, eller om det är ett särskilt viktigt mejl, är det förmodligen en bra idé att inkludera ett avslutande tack eller "uppmaning till handling". Men korthet är viktigt i affärsmail. Om din e -post är en del av en lång kedja behöver du kanske inte inkludera något utöver den viktigaste informationen.
Till exempel, om du avslutar en lång konversation via e -post med din chef om ett uppdrag, behöver du kanske inte säga mycket mer än "Ok. Jag kommer att ha det gjort före slutet av dagen på fredag. –M.”
Del 2 av 3: Välja en sign-off
Steg 1. Välj en sign-off som matchar tonen i ditt e-postmeddelande
Om din e -post är formell, logga av med något som "Vänliga hälsningar" eller (för en ännu mer formell touch) "Med vänliga hälsningar". För mindre formella e -postmeddelanden kan du må bra med något som "Var försiktig" eller "Skål".
Om du har fått tidigare e-postmeddelanden från personen du skriver till kan du titta på deras avbokning och matcha din ton till deras. Till exempel, om de tenderar att skriva under med något som "Varm hälsning", bör du logga ut med en liknande formalitet
Steg 2. Använd en sign-off som passar ditt syfte
Precis som den avslutande meningen kan en sign-off också spegla syftet med ditt e-postmeddelande. Till exempel, om du gör en enkel begäran eller kort uttrycker tacksamhet för något, kan du använda en sign-off som "Stort tack" eller "Tack så mycket", följt av din signatur.
Steg 3. Undvik alltför kärleksfullt
Om du inte känner personen du skriver till mycket väl, undvik allt för slangigt, informellt eller tillgiven. I allmänhet bör saker som "Love", "XOXO" eller "Kramar" inte användas i affärsmail.
Steg 4. Hoppa över inloggningen i korthet eller kedjemail
Om din e-post är en del av en lång kedja, eller om du försöker kommunicera något mycket kort och snabbt till en arbetskamrat, kan det inte vara nödvändigt att inkludera en registrering alls.
Om du inte känner dig bekväm att hoppa över avregistreringen helt och hållet, en enkel avbokning som –Bernice eller –B. borde vara bra för korta, informella mejl
Del 3 av 3: Signera din e -post
Steg 1. Inkludera din grundläggande identifieringsinformation
Hur mycket information du innehåller i din signatur beror på hur väl du känner din korrespondent och hur ofta du har kommunicerat med dem.
- Ett e-postmeddelande för första gången bör förmodligen innehålla åtminstone ditt fullständiga namn, befattning, arbetsplats och telefonnummer.
- När du kommunicerar med en arbetskamrat eller någon du mailar ofta är det förmodligen tillräckligt att skriva under med ditt förnamn eller initial.
Steg 2. Håll din signatur kort
I allmänhet är det bäst att inte störa ett företagsmejl med mycket extra text och bilder. Undvik att lägga till något onödigt i din e -postsignatur, som citat, flashig grafik eller många länkar.
Steg 3. Skapa en automatisk signatur
Om du inte känner för att skriva ut din jobbtitel och kontaktinformation varje gång du skickar ett viktigt e -postmeddelande kanske du vill skapa en signatur som din e -postklient automatiskt kan lägga till i dina meddelanden.
Vissa program, som Outlook, låter dig skapa flera signaturer, så att du kan välja den som är mest lämplig för ett givet e -postmeddelande
Tips
-
Din signatur ska se ut ungefär så här:
- Vänliga hälsningar,
- Jane Doe, marknadsanalytiker
- MegaCorp
- 214-444-1234
- Det är väldigt enkelt i de flesta e -postklienter som Outlook, etc. att skapa en signatur som bifogas varje e -post automatiskt.
Varningar
- Låt en annan person dubbelkolla ditt arbete om möjligt. Det finns inget substitut för korrekt korrekturläsning.
- Redigera och korrekturläs alla bokstäver innan du skickar dem - det vill säga läsa igenom för korrekt grammatik och stavning och ta bort skrivfel. Ändra tvetydigt språk, t.ex. ord och fraser som är oklara, eller som har en dubbel betydelse.
- Att använda en stavningskontroll är inte ofelbart eftersom programvaran ofta infogar ett korrekt stavat ord men inte rätt ord för sammanhanget. Att ha "bankrulle" ändrat till "tom rulle" ändrar verkligen meningen med meningen. Du måste också lita på din egen kunskap om grammatikens finesser, eftersom programvarans förslag inte alltid är rätt.
