Har du någonsin önskat att det fanns en raderingsknapp för telefonmeddelanden? Hör pipen och glöm allt du tänkte säga? Har du sedan hamnat och råkat ut och vidare? Denna artikel är till för att hjälpa dig att lämna ett effektivt budskap.
Steg
Steg 1. Innan du tar upp telefonen, planera vad du ska säga
Det kan ta några minuter, men hoppa inte över det. Du kommer inte tro skillnaden det gör.
Steg 2. Kontrollera din plan och se till att du har inkluderat ditt namn, namnet på personen du ringer efter (om det är en delad linje), anledningen till att ringa, den tid du ringde, vilken tid mottagaren ska ringa tillbaka (behövs inte i vissa meddelanden) och ditt telefonnummer (om du vill att de ska ringa tillbaka)
Var vänlig, artig och kortfattad och se till att du kommer rätt till sak.
Steg 3. Om det hjälper, säg ditt meddelande högt innan du ringer
Om du inte gillar hur det låter kan du alltid ändra det.
Steg 4. Ta upp telefonen, ta ett djupt andetag och slå numret
Se till att det inte finns något bakgrundsljud (stäng av musik, högljudda apparater etc.).
Steg 5. Var beredd på att någon ska hämta
Du kan fortfarande följa konturerna i ditt meddelande om det hjälper.
Steg 6. Om du får telefonsvararen, vänta på pipen och säg sedan ditt meddelande
Se till att du inte viskar, vandrar, pausar i onödan eller lägger till ord som öh, du vet, um, som … du förstår det. Skrik inte, utan tala högt och tydligt och säg upp. Kom ihåg helhetsintrycket som du lämnar med ditt meddelande. Din ton kan vara mycket viktig, reaktionen från vem du ringde kan variera beroende på din röst. Såsom: Om du låter ledsen kan det hända att personen inte ringer upp dig eller ringer tillbaka för att vara sympatisk eller till och med nyfiken på att hitta vad som var fel. Detta kan vara irriterande, särskilt om inget var fel. Försök att låta så normalt som möjligt.
Steg 7. Säg ett ordentligt adjö eller få ett bra slut på ditt budskap
I slutet av ditt meddelande kan du överväga att lägga till något i stil med "Hoppas vi ses snart" eller "Ha en bra dag".
Tips
- Le- det kommer att visas i din röst.
- Vilket nummer ska mottagaren ringa tillbaka till? Detta är viktigt och bör inte hoppas över. Även om de flesta hemtelefoner (och mobiltelefoner) har uppringnings -ID, antar du att den här personen inte har det (även om de gör det). Även om de gör det är oddsen stora att de kanske inte kan kontrollera uppringnings -ID: t direkt, så lämna bara ett återuppringningsnummer. Se till att du lämnar det två gånger. En gång när du ger meddelandet, och om du redan avslutade meddelandet med ett återuppringningsnummer, upprepa det för att se till att mottagaren kan komma ihåg numret väl. Säg något i stil med "Ring mig på (123) 456-7890, igen om du inte fattade att det var (123) 456-7890."
- Börja med att säga vem du är. Om du lämnar ett bra meddelande, förutom vem du är, kan det vara mycket gissningar som mottagaren kanske inte gillar. Något bra att börja med är (till exempel) "Hej Chris, det här är Randi, …"
- Om du stökar … verkligen röra … (som att lämna fel telefonnummer eller glömma att ange anledningen till att ringa), ring tillbaka, förklara varför du ringer igen och se till att du har allt rätt den här gången. Och oroa dig inte för mycket om det. Chansen är stor att mottagaren inte bryr sig- och i längden spelar det ingen roll.
- Om du vill träna kan du försöka ringa ditt hem/mobil från en annan telefon och lämna ett meddelande till dig själv. Prova det med och utan en plan för vad du ska säga, och märk om det gör skillnad i hur meddelandet låter.
- Det kan hjälpa att upprepa ditt telefonnummer, särskilt om den som ringer inte känner dig väl och kanske inte har det till hands. Säg inte numret på en gång- något som "Du kan ringa mig tillbaka på 123 (paus)- 456 (paus)- 7890"
Varningar
- Håll dig till ämnet
- Men skynda inte på ditt meddelande heller
- Försök att inte säga något slang eller ord som gör att ditt meddelande låter slarvigt eller svårt att förstå.
- Vandra inte eller pausa för länge
