Så mycket som du kan använda ett arkivskåp och filmappar för att organisera pappersdokument, kan du använda din dator som ett elektroniskt arkiveringssystem för att hantera digitala filer inklusive fotografier och dokument.
Steg
Metod 1 av 2: Skapa ett filsystem i Windows
Steg 1. Välj vilka filer du vill organisera
Om du vill välja flera filer som listas tillsammans i Utforskaren klickar du på den första filen du vill markera och håller sedan ned ⇧ Skift och klicka på den sista filen.
Steg 2. Välj en plats för arkiveringssystemet
Windows har standardmappnamn som Mina dokument, Mina bilder och Min musik eller så kan du välja var mappen ska skapas.
Steg 3. Skapa en ny mapp
Den här mappen fungerar som ditt arkivskåp och innehåller andra organiserade undermappar.
- I Utforskaren högerklickar du där du vill skapa mappen.
- Klick Ny.
- Klick Mapp. Mappnamnet Ny mapp är markerat.
- Skriv det mappnamn du vill använda.
- Tryck på ↵ Enter.
Steg 4. Lägg till undermappar i huvudmappen
Dubbelklicka på huvudmappens namn för att öppna den mappen. På samma sätt som du skapade huvudmappen skapar du undermappar för att organisera dina filer.
Steg 5. Flytta filerna till de nya mapparna
Du kan öppna två versioner av Utforskaren sida vid sida och sedan dra filer från den ursprungliga platsen till den nya mappen.
Steg 6. Säkerhetskopiera dina organiserade filer
Använd Windows Backup för att regelbundet kopiera dem till en extern hårddisk eller till en molnserver. Om datorns hårddisk misslyckas kan du använda din säkerhetskopia för att återställa filerna till en ny hårddisk.
- Klick Start.
- Skriv i sökrutan Säkerhetskopiering.
- Klick Säkerhetskopiering och återställning.
- Klick Upprätta backup och följ stegen i guiden.
Metod 2 av 2: Skapa ett filsystem på Mac
Steg 1. Välj vilka filer du vill organisera
Om du vill markera flera filer som listas tillsammans klickar du på den första filen du vill markera och håller sedan ned ⇧ Skift och klicka på den sista filen.
- Kontrollklicka på en av filerna och klicka sedan på Ny mapp med markering.
- Skriv ett namn för den nya mappen.
- Tryck på ⏎ Retur.
Steg 2. Lägg till undermappar i huvudmappen
För att öppna huvudmappen, håll ned ⌘ Kommando medan du dubbelklickar på mappen. På samma sätt som du skapade huvudmappen skapar du undermappar för att organisera dina filer.
Steg 3. Säkerhetskopiera dina organiserade filer
Använd Time Machine för att kopiera dem till en extern hårddisk, till Time Capsule eller till en OS X -server och ditt nätverk. Om datorns hårddisk misslyckas kan du använda din säkerhetskopia för att återställa filerna till en ny hårddisk.
- Klicka på i Time Machine -menyn Time Machine Preferences.
- Klicka på Välj Backup Disk knapp.
- Välj var du vill säkerhetskopiera dina filer. Detta kan vara en extern hårddisk eller Time Capsule. Välj enheten och klicka på Använd Disk.
- Om du vill säkerhetskopiera på flera enheter kan du välja Lägg till eller ta bort säkerhetskopieringsdiskett och detta ger dig möjlighet att lägga till en annan säkerhetskopieringsenhet. Detta är ett extra säkerhetssteg som tillval.
Tips
- Du kanske vill byta namn på filerna så att de innehåller det datum då filen skapades så att du enkelt kan sortera filerna alfabetiskt för att se dem i den ordning de skapades. När du byter namn på dina filer till datumet som en del av filnamnet, använd formatet ÅÅÅÅ. MM. DD, till exempel 2010.09.29. Du kan hoppa över seklet och prickarna och helt enkelt använda 100929.
- Om du vill sortera filerna efter namn i Utforskaren i Windows klickar du på namn rubrik.
- När du ansluter en extern hårddisk till din dator kan du bli tillfrågad om du vill använda enheten för säkerhetskopiering, antingen med Windows Backup eller Mac Time Machine.
