Om din arbetslinje kräver att du kommer i kontakt med kunder via telefon, är chansen stor att du lämnar många röstmeddelanden. Men vad exakt ska du säga efter pipet? Det kan vara nervepirrande att försöka återkalla all relevant information du behöver för att komma över, och viktiga detaljer lämnas ut som ett resultat. Lämna de spridda, improviserade meddelandena genom att ta fram ett system för att lämna röstmeddelanden. Genom att gå igenom en snabb checklista i ditt huvud kan du se till att du har tillhandahållit all information du behöver för att vidarebefordra till mottagaren och förbättra dina chanser att få ett samtal tillbaka.
Steg
Del 1 av 3: Identifiera dig själv
Steg 1. Använd rätt ton
Så snart du börjar spela in ditt meddelande, tala med en tydlig, hörbar röst. Muttra inte eller prata för snabbt. Försök ditt bästa för att låta intresserad och energisk för att engagera lyssnarens uppmärksamhet. Även om mottagaren inte kan se dig kommer din allmänna ton att komma över telefonen, så se till att du förmedlar den rätta.
- Uttala allt du säger. Dåligt mottagande kan snedvrida din röst och få dig att stänga av. Även en vanlig talande röst kan bli förvirrad över telefonen.
- Kvaliteten på din röst bör på lämpligt sätt återspegla samtalets sätt. Till exempel är det okej att låta upphetsad när du lämnar en röstbrevlåda för att gratulera din brorson till hans gymnasieexamen. Om du erbjuder kondoleanser till en sörjande vän, bör du dock hålla din ton högtidlig och respektfull.
Steg 2. Nämn ditt namn
Ge mottagaren ditt namn först. På så sätt kommer personen du ringer att veta vem du är direkt. Ett enkelt "det här är (ditt förnamn)" gör i de flesta situationer, eller en mer inledande "mitt namn är (fullständigt namn)" om personen du ringer inte har träffat dig tidigare. Vänner och släktingar känner igen dig utan ytterligare identifiering. Om det är ett professionellt samtal kommer de att ha ett namn att koppla till rösten och meddelandet, vilket hjälper till att öppna en mer personlig kommunikationslinje.
- Detta steg verkar vara givet, men det glöms ofta av uppringare när de sätts på plats.
- Om du har en jobbtitel eller en beskrivning av dig själv som kan visa sig användbar för mottagaren i ett uppföljande samtal, ange det efter ditt namn, dvs "Jag heter Dr. Holdsworth, senior radiolog vid Sacred Heart Medical Center", eller "det här är Gloria Carpenter, jag är Chloes mamma från skolan."
Steg 3. Lämna ditt telefonnummer
Uppge ditt telefonnummer omedelbart efter ditt namn. De flesta som ringer väntar till slutet av röstmeddelandet för att lämna sina kontaktuppgifter, men om mottagaren inte får det första gången tvingas de lyssna på hela meddelandet igen. Kom ihåg att tala långsamt och meddela när du lämnar ditt telefonnummer så att det är begripligt.
- Ett enkelt sätt att erbjuda ditt telefonnummer i början av meddelandet är att säga något som "detta är (ditt namn), mitt nummer är (ditt telefonnummer)" eller "mitt namn är (namn) ringer från (nummer).”
- Trots förekomsten av nummerpresentationsfunktioner är det alltid lämpligt att lämna ditt telefonnummer om personen du ringer inte har ditt nummer sparat, eller om du begär att de ska ringa tillbaka ditt samtal till en annan anknytning.
Steg 4. Gör en anslutning
När de lyssnar på affärsrelaterade röstmeddelanden eller meddelanden från okända avsändare börjar människor bli misstänksamma eller ointresserade om de inte vet vem du är eller varför du ringer. Lugna dem genom att nämna en gemensam vän eller referens som har gett dig deras nummer. Återigen får detta samtalet att kännas mer personligt. Röstmeddelandet kommer att verka mindre invasivt och du kommer sannolikt att få ett svar.
- Prova att göra en kort introduktion som kommer att leda till lyssnaren, till exempel "Jag fick ditt nummer från Pat, som säger att du är intresserad av att sälja din båt."
- Även om du inte ringer ett företag kan en uppkoppling hjälpa till att göra din mottagare bekvämare. "Det här är Bob, din granne tvärs över gatan" är mer personligt än "Det här är Robert Henderson."
Göra
0 / 0
Del 1 Quiz
Om du lämnar ett meddelande till en vän eller släkting, hur ska du presentera dig själv?
Med bara ditt förnamn.
Exakt! Om du ringer någon som känner dig väl, kommer de att kunna identifiera dig från bara ditt förnamn. Att lämna ditt fullständiga namn för en familjemedlem eller vän låter bara stelt och besvärligt. Läs vidare för en annan frågesportfråga.
Med bara ditt efternamn.
Försök igen! Om du inte följer ditt efternamn med dina vänner är det konstigt att presentera dig själv på det sättet i ett röstmeddelande. Och många av dina familjemedlemmar har sannolikt samma efternamn, så det hjälper dem inte att identifiera dig. Gissa igen!
Med ditt fulla namn.
Inte riktigt! Du bör lämna ditt fullständiga namn om du lämnar en röstbrevlåda för någon du aldrig har träffat. Men en familjemedlem eller vän behöver inte ditt fullständiga namn för att identifiera dig. Gissa igen!
Egentligen behöver du inte ge ditt namn till någon som känner dig väl.
Inte nödvändigtvis! Kom ihåg att prata i telefon stör din röst. Därför kanske inte personer som känner dig väl känner igen din röst via telefon. Välj ett annat svar!
Vill du ha fler frågesporter?
Fortsätt testa dig själv!
Del 2 av 3: Uppge ditt företag
Steg 1. Fundera på vad du ska säga i förväg
Ha en klar uppfattning om vad du ska säga innan du börjar lämna en röstbrevlåda. Detta borde inte vara ett stort problem om du ringer med en specifik avsikt, men att höra pipen i andra änden och veta att de spelas in kan få många som ringer att göra ett tomt. Dela upp informationen i punktpunkter och slå var och en innan du lägger på.
- För röstmeddelanden som är särskilt pressande eller viktiga, överväg att skriva ut ett grovt manus i förväg.
- Om du får dig att skilja dig åt, fokusera bara på att få ut ditt namn, återuppringningsnummer och anledning att ringa med några ord.
- Bild att du skickar en röstmeddelande för att följa upp med ett romantiskt intresse om kvällens datum. Att mentalt redogöra för ditt budskap innan du spelar in det kan innebära skillnaden mellan att bli kall, lugn och samlad och ett stammande nervöst vrak.
Steg 2. Håll ditt meddelande kort
Begränsa ditt röstmeddelande till 20-30 sekunder. Det kommer sällan att finnas ett tillfälle då en röstbrevlåda behöver vara längre. Du vill inte tröttna på mottagaren med en alltför lång, slingrande introduktion eller berättelse. Håll dig spetsig och saklig. Ett kort meddelande kan faktiskt skapa nyfikenhet och övertyga en person att ringa tillbaka när de kanske inte hade gjort något annat.
- Å andra sidan, om du lämnar en röstbrevlåda som är för kort, kan din mottagare tycka att det är oviktigt och ta bort det utan att ens lyssna på det. Detta är särskilt troligt om du ringer från ett olistat nummer.
- Poängen med att lämna en röstbrevlåda är att tvinga någon att ringa tillbaka dig, inte att ladda ur all information du skulle dela med dem under samtalet.
Steg 3. Öppna med den viktigaste informationen
Koppla av och förklara varför du ringer. Om du bara rör vid basen, säg det; meddela mottagaren om du har ett försäljningserbjudande eller följer upp en transaktion eller bekräftar ett möte. Din lyssnare tappar snabbt intresset och kan ta bort meddelandet om du inte informerar dem om ditt syfte i förväg.
- Du har bara en kort tid att få fram din poäng. Om du slår runt busken kan din lyssnare ge upp meddelandet innan de kommer till någon viktig information.
- Det är mycket bättre att förmedla svåra nyheter som "pappa är på sjukhuset", men inte använda resten av meddelandet för att trösta och förklara än att dansa runt ämnet och få din lyssnare att oroa sig.
Steg 4. Var personlig och organisk
Motstå trangen att glida in i en stilad, generiskt klingande "telefonröst". Var bara artig, var dig själv och prata naturligt. Människor kan berätta när någon försöker sälja dem något eller komma ifrån på ett visst sätt, och det är mycket mer troligt att de ger dig tid på dagen om de känner att du närmar dig dem på lika villkor.
Att låta som om du läser från ett manus kommer att ge din lyssnare intrycket att de bara är ett annat samtal du måste ringa
Göra
0 / 0
Del 2 Quiz
Hur mycket information ska du ge under din röstbrevlåda?
Så lite som möjligt, t.ex. ditt namn och nummer.
Nej! Försök inte vara mystisk över röstbrevlådan, särskilt om du ringer från ett olistat nummer. Om du är för kryptisk kan personen du ringer bara radera din röstmeddelande som oviktig. Välj ett annat svar!
Bara nog för att förklara varför de ska ringa dig tillbaka.
Korrekt! Var kortfattad, men ge den du ringer tillräckligt med information för att veta varför du ringde. Det är mer troligt att de ringer dig tillbaka om du varken är för tillbakahållen eller för pratsam. Läs vidare för en annan frågesportfråga.
All information du skulle ha gett om de hade tagit telefonen.
Inte exakt! Röstmeddelanden ersätter inte fullständiga konversationer. Om du pratar i mer än 20 eller 30 sekunder kommer personen du ringde troligtvis att bli uttråkad eller irriterad, och de kommer förmodligen inte att ringa tillbaka. Välj ett annat svar!
Vill du ha fler frågesporter?
Fortsätt testa dig själv!
Del 3 av 3: Logga ut
Steg 1. Ställ en specifik fråga eller förfrågan
När du avslutar ditt meddelande ska du vara specifik om varför du vill att mottagaren ska ringa tillbaka dig. Ställ en exakt fråga till dem eller gör en förfrågan som motiverar dem att ta telefonen. Om de känner sig förvirrade eller osäkra om din avsikt efter att ha lyssnat på din röstmeddelande, har den inte gjort sitt jobb.
- Prova fraser som "låt mig veta hur du gillade det receptet jag skickade dig" eller "Jag är intresserad av att höra dina idéer om detta förslag."
- Människor är mer motiverade att höra av sig när du har tagit fram dem med en begäran än om du bara säger "ring mig tillbaka."
Steg 2. Gör om ditt namn och din kontaktinformation
Avsluta ditt meddelande genom att återigen ge lyssnaren ditt namn och telefonnummer. Upprepa ditt telefonnummer två gånger så att det inte finns någon chans att de får en siffra fel eller inte kan skriva ner den. Var noga med att också inkludera information som kan vara till hjälp när mottagaren återkommer ditt samtal, till exempel när du kommer och inte är tillgänglig och den bästa tiden på dagen att ringa.
- Att stava ditt telefonnummer mer än två gånger i slutet av ett samtal är överdrivet och kan till och med tolkas som oförskämt.
- Du kanske också vill stava ditt efternamn om den som ringer aldrig har träffat dig tidigare.
- Du behöver inte oroa dig för det här steget om ditt meddelande är en tillfällig för en vän eller släkting.
Steg 3. Undvik långvariga ändar
När det är dags att lägga på, lura inte eller förläng meddelandet i onödan. Om det inte är ett personligt samtal till en älskad, behöver du inte önska någon en underbar dag. Mottagarens uppmärksamhet kommer att urholkas ju längre röstmeddelandet fortsätter, så försök att inte tappa fokus i slutet. Tacka dem för deras tid och lämna nästa kommunikationsfas upp till dem.
- Vänliga stängningar som "Jag ser fram emot att höra från dig" är varmare och därför mer effektiva än generiska, kommersiella sådana som "ha en trevlig dag."
- Sammanfatta eller sammanfatta inte ditt budskap i slutet. Om mottagaren behöver höra en viss detalj igen kan de spela upp den senare.
Göra
0 / 0
Del 3 Quiz
Hur många gånger ska du säga ditt telefonnummer i slutet av ett röstmeddelande?
Ingen, förutsatt att du sa det i början av meddelandet.
Inte riktigt! Ja, du bör ange ditt nummer i början av röstmeddelandet. Men även då finns det en chans att personen missade det första gången, så det är bra att upprepa det i slutet av ditt meddelande. Klicka på ett annat svar för att hitta det rätta …
En gång
Stänga! Att säga ditt nummer en gång i slutet av ditt meddelande är definitivt bättre än att inte säga det alls. Men helst bör du upprepa det mer än en gång för att se till att personen får det. Välj ett annat svar!
Dubbelt
Japp! I slutet av ditt meddelande upprepar du ditt nummer två gånger. Det är det perfekta numret för att se till att personen hör det korrekt utan att framstå som påträngande eller oförskämd. Läs vidare för en annan frågesportfråga.
Tre gånger
Nästan! Du behöver inte ange ditt nummer tre gånger i slutet av en röstbrevlåda. Personen du ringer får ditt nummer med färre repetitioner än detta. Och värre, att upprepa det tre gånger eller mer kan bli oförskämt. Prova ett annat svar …
Vill du ha fler frågesporter?
Fortsätt testa dig själv!
Video - Genom att använda denna tjänst kan viss information delas med YouTube
Tips
- Tänk på gånger du har fått röstmeddelanden som har fått dig att tänka "vad vill den här personen?" Lämna den röstmeddelande du vill ta emot.
- Ange din e -postadress eller annan kontaktmetod utöver ditt telefonnummer när det är relevant för din interaktion med mottagaren.
- Leende! Det kommer igenom, även över telefon.
- Kom ihåg att nämna datumet om du delar tidskänslig information.
- Om du ringer om ett känsligt ämne, begränsa informationen du inkluderar i röstmeddelandet om det hörs av andra.
- I händelse av en nödsituation eller naturkatastrof, använd ditt utgående röstmeddelande för att låta folk veta att du mår bra.
Varningar
- Om du försöker få någon att ringa tillbaka, ta inte upp tidigare misslyckade samtal. Detta kan få dig att verka irriterad, och de kommer att bli mindre bekväma när de har att göra med dig.
- Under yrkesmässiga omständigheter bör du alltid lämna en röstbrevlåda om personen du ringer inte svarar. Att se flera missade samtal utan röstmeddelanden undergräver ditt företags betydelse.
