Denna wikiHow lär dig hur du automatiserar rapportering av data i Microsoft Excel. För extern data kommer denna wikiHow att lära dig hur du frågar och skapar rapporter från alla externa datakällor (MySQL, Postgres, Oracle, etc.) från ditt kalkylblad med hjälp av Excel -plugins som länkar ditt kalkylblad till externa datakällor.
För data som redan finns lagrade i ett Excel -kalkylblad använder vi makron för att bygga rapporter och exportera dem i en mängd olika filtyper med ett tryck på en knapp. Som tur är kommer Excel med en inbyggd steginspelare vilket innebär att du inte behöver koda makron själv.
Steg
Metod 1 av 2: För data som redan finns i Excel
Steg 1. Om data som du behöver rapportera om redan lagras, uppdateras och underhålls i Excel kan du automatisera rapporteringsarbetsflöden med hjälp av makron
Makron är en inbyggd funktion som låter dig automatisera komplexa och repetitiva uppgifter.
Steg 2. Öppna Excel
Dubbelklicka (eller klicka om du använder en Mac) på Excel-appikonen, som liknar ett vitt "X" på en grön bakgrund och klicka sedan på Tom arbetsbok på mallarsidan.
- På en Mac kan du behöva klicka Fil och klicka sedan på Ny tom arbetsbok i den resulterande rullgardinsmenyn.
- Om du redan har en Excel-rapport som du vill automatisera dubbelklickar du istället på rapportens fil för att öppna den i Excel.
Steg 3. Ange kalkylbladets data om det behövs
Om du inte har lagt till de kolumnetiketter och siffror som du vill automatisera resultaten för, gör det innan du fortsätter.
Steg 4. Aktivera fliken Utvecklare
Som standard är Utvecklare fliken visas inte högst upp i Excel -fönstret. Du kan aktivera det genom att göra följande beroende på ditt operativsystem:
- Windows - Klicka Fil, klick alternativ, klick Anpassa band på vänster sida av fönstret, markera rutan "Utvecklare" längst ned till höger i fönstret (du kan först behöva rulla nedåt) och klicka på OK.
- Mac - Klicka Excel, klick Preferenser …, klick Ribbon & Toolbar, markera rutan "Utvecklare" i listan "Huvudflikar" och klicka på Spara.
Steg 5. Klicka på Utvecklare
Denna flik ska nu vara högst upp i Excel -fönstret. Om du gör det visas ett verktygsfält högst upp i Excel -fönstret.
Steg 6. Klicka på Spela in makro
Det finns i verktygsfältet. Ett popup-fönster visas.
Steg 7. Ange ett namn för makrot
I textrutan "Makronamn" skriver du in namnet på ditt makro. Detta hjälper dig att identifiera makrot senare.
Till exempel, om du skapar ett makro som gör ett diagram av din tillgängliga data, kan du namnge det "Diagram1" eller liknande
Steg 8. Skapa en genvägstangentkombination för makrot
Tryck på ⇧ Skift -tangenten tillsammans med en annan tangent (t.ex. T -knappen) för att skapa kortkommandot. Det här är vad du kommer att använda för att köra ditt makro senare.
På en Mac kommer genvägskombinationen att bli ⌥ Alternativ+⌘ Kommando och din nyckel (t.ex. ⌥ Alternativ+⌘ Kommando+T)
Steg 9. Lagra makrot i det aktuella Excel -dokumentet
Klicka på listrutan "Spara makro i" och klicka sedan på Denna arbetsbok för att säkerställa att makrot kommer att vara tillgängligt för alla som öppnar arbetsboken.
Du måste spara Excel -filen i ett speciellt format för att makrot ska sparas
Steg 10. Klicka på OK
Det är längst ner i fönstret. Om du gör det sparas dina makroinställningar och placerar dig i inspelningsläge. Alla steg du tar från och med nu tills du stoppar inspelningen kommer att spelas in.
Steg 11. Utför de steg som du vill automatisera
Excel spårar varje klick, tangenttryckning och formateringsalternativ du anger och lägger till dem i makroens lista.
- Om du till exempel vill välja data och skapa ett diagram utifrån det markerar du dina data, klickar på Föra in högst upp i Excel -fönstret, klicka på en diagramtyp, klicka på diagramformatet som du vill använda och redigera diagrammet efter behov.
- Om du ville använda makrot för att lägga till värden från celler A1 genom A12, klickar du på en tom cell, skriver in = SUMMA (A1: A12) och trycker på ↵ Retur.
Steg 12. Klicka på Stoppa inspelning
Det är i Utvecklare flikens verktygsfält. Detta stoppar din inspelning och sparar alla steg du tog under inspelningen som ett enskilt makro.
Steg 13. Spara ditt Excel-ark som en makroaktiverad fil
Klick Fil, klick Spara somoch ändra filformatet till xlsm istället för xls. Du kan sedan ange ett filnamn, välja en filplats och klicka på Spara.
Om du inte gör det sparas makrot inte som en del av kalkylarket, vilket innebär att andra personer på olika datorer inte kommer att kunna använda ditt makro om du skickar arbetsboken till dem
Steg 14. Kör ditt makro
Tryck på tangentkombinationen som du skapade som en del av makrot för att göra det. Du bör se ditt kalkylblad automatisera enligt ditt makro steg.
Du kan också köra ett makro genom att klicka Makron i Utvecklare fliken, välj makrons namn och klicka Springa.
Metod 2 av 2: För externa data (MySQL, Postgres, Oracle, etc)
Steg 1. Ladda ner Kloudios Excel -plugin från Microsoft AppSource
Detta gör att du kan skapa en beständig anslutning mellan en extern databas eller datakälla och din arbetsbok. Denna plugin fungerar också med Google Kalkylark.
Steg 2. Skapa en anslutning mellan ditt kalkylblad och din externa datakälla genom att klicka på knappen + på Kloudio -portalen
Skriv in din databas (databastyp, referenser) och välj eventuella säkerhets-/krypteringsalternativ om du arbetar med konfidentiell eller företagsdata.
Steg 3. När du har skapat en anslutning mellan ditt kalkylblad och din databas kommer du att kunna söka och bygga rapporter från externa data utan att lämna Excel
Skapa dina anpassade rapporter från Kloudio-portalen och välj dem sedan från rullgardinsmenyn i Excel. Du kan sedan tillämpa eventuella ytterligare filter och välja hur ofta rapporten ska uppdateras (så att du kan få ditt försäljningskalkylblad att uppdateras automatiskt varje vecka, dag eller till och med timme.)
Steg 4. Dessutom kan du också mata in data i ditt anslutna kalkylblad och låta datan uppdatera din externa datakälla
Skapa en uppladdningsmall från Kloudio -portalen så kan du manuellt eller automatiskt ladda upp ändringar i kalkylarket till din externa datakälla.
Video - Genom att använda denna tjänst kan viss information delas med YouTube
Tips
- Ladda bara ner Excel -plugins från Microsoft AppSource, såvida du inte litar på tredjepartsleverantören.
- Makron kan användas för allt från enkla uppgifter (t.ex. lägga till värden eller skapa ett diagram) till komplexa (t.ex. beräkna cellens värden, skapa ett diagram från resultaten, märka diagrammet och skriva ut resultatet).
- När du öppnar ett kalkylark med ditt makro inkluderat kan du behöva klicka Aktivera innehåll i en gul banner högst upp i fönstret innan du kan använda makrot.
Varningar
- Makron kan användas skadligt (t.ex. för att radera filer på din dator). Kör inte makron från otillförlitliga källor.
- Makron genomför bokstavligen varje steg du gör under inspelningen. Se till att du inte av misstag anger fel värde, öppnar ett program som du inte vill använda eller tar bort en fil.
