E-post är nu en av de vanligaste kommunikationsformerna, tillsammans med textmeddelanden, telefonsamtal och snabbmeddelanden. Motsvarande med e -post har varit så vanligt att många människor har glömt hur man korrekt skapar ett. Ett välkomponerat e-postmeddelande återspeglar professionalism och uppriktighet i meddelandet det förmedlar, så det är absolut nödvändigt att man ska veta hur man formaterar ett e-postmeddelande.
Steg
Steg 1. Skriv ditt e -postämne
Ämnesraden i ett e -postmeddelande fungerar som en kort sammanfattning av vad meddelandet handlar om. Din ämnesrad ska vara enkel och koncis att den kan ge mottagaren en uppfattning om vad som är ämnet för din e -post med bara några enkla ord.
- Om du till exempel skriver till någon om något företag, komplicera inte ämnesraden med för många detaljer som "Jag gillar bilen du kör. Jag älskar den blå färgen och hjulen är underbara.”
- Ange tydligt ditt motiv direkt på ämnesraden. I exempel: "Intresserad köpare av din blå sedan."
Steg 2. Inkludera rätt hälsningar
Börja inte direkt med e -postmeddelandet med det du behöver säga. Inkludera vanliga hälsningar som "hälsningar" eller "god dag". Du skulle inte vilja att en slumpmässig person gick upp och omedelbart pratade med dig utan att ens hälsa dig, eller hur? Det är samma sak för mejl.
För att göra din hälsning mer personlig, inkludera mottagarens efternamn i din hälsning
Steg 3. Skriv innehållet i ditt meddelande
Beroende på vilken typ av meddelande du skriver och vem du skickar det till kan du skriva det som du vill.
- Om du skriver till någon nära dig kan du få din e -post att låta personlig; men om du skriver ett företagsbrev måste du hålla e -postmeddelandet så professionellt som möjligt.
- Du måste också komma ihåg formatet på ditt meddelande. Använd inte svårlästa typsnitt, storlekar och format, och undvik att använda versaler. Stora bokstäver, i den digitala världen, liknar skrik.
Steg 4. Inkludera en avslutande kommentar
Avsluta inte bara din e -postadress där ditt meddelande slutar. Skriv avslutande kommentarer som "Med vänliga hälsningar", "Med vänlig hälsning" eller något du tror passar bäst med det mejl du skriver.
Avslutande kommentarer bör definitivt passa bra med din e -post. Varför? För om du skriver ett affärsmeddelande skulle du inte vilja skriva "kärleksfullt ditt" som avslutande kommentarer för ditt brev; det vore olämpligt
Steg 5. Lägg till en signatur
Även om din e -postadress redan innehåller ditt namn på varje e -postmeddelande du skickar, rekommenderas det fortfarande att du inkluderar en signatur tillsammans med varje meddelande du skriver. Signaturer kan vara ren text eller, om du vill vara kreativ, bilder (som logotyper, varumärken, etc.).
Använd alternativet Signatur för vilken webbmail- eller e -postklientapplikation du än har för att skapa din egen signatur
Tips
- Bortsett från att formatera e -postmeddelanden bör du också använda e -postadresser med rätt namn. Det är okej att meddela din barndomsvän med "[email protected]", men det är inte en bra idé när du skickar affärsmail till din chef.
- Använd rätt internetetiketter när du skapar e -postmeddelanden. Skicka inte skräppost eller meddelanden till okända kontakter.
- Kontrollera alltid ditt e-postmeddelande innan du skickar ut det för att undvika att skicka flera meddelanden till en mottagare. Dina meddelanden kan markeras som skräppost om du gör det.
