Access är en relationsdatabashanterare som låter dig importera en eller flera Excel -databaser till sitt system så att du kan matcha vanliga fält mellan eller bland dem. Eftersom en enda Access -fil kan innehålla flera Excel -kalkylblad är programmet också ett bra sätt att aggregera eller analysera stora mängder information. Först måste du dock importera Excel -kalkylbladet till Access. Detta kräver bara några få viktiga steg.
Steg
Del 1 av 3: Förberedelser för att importera Excel till Access
Steg 1. Öppna båda programmen på din dator
Du måste köpa och ladda ner ett Microsoft Office -paket som innehåller både Excel och Access. Du kan göra detta online via Microsofts webbplats.
- När programmen har laddats ner klickar du på "Start" i Windows och väljer "Alla program".
- Klicka på "Microsoft Office" och välj sedan "Access" (eller "Excel") från rullgardinsmenyn. Du kanske redan har skapat ett Excel -kalkylblad som någon annan skickade till dig eller som du laddade ner från någon annanstans. Med Office på din dator kan du öppna det.
Steg 2. Rensa upp ditt Excel -kalkylblad innan du importerar det till Access
Det kommer att underlätta om du gör några enkla steg innan du importerar Excel -kalkylbladet till Access. Nyckeln är att dina data måste vara konsekventa mellan importerade kalkylblad.
- Det är en bra idé att se till att den första raden i Excel -kalkylbladet innehåller dina kolumnrubriker (eller fältnamn), och att dessa är mycket tydliga och lätta att förstå. Till exempel, för en kolumn som innehåller människors efternamn, kanske du vill kalla kolumnrubriken/fältnamnet "efternamn". Var tydlig och exakt eftersom det kommer att underlätta när du försöker matcha kolumnrubriker i ett Excel -ark med ett annat.
- Access låter dig länka vanliga fält mellan två eller bland många kalkylblad. Låt oss säga att du har ett Excel -blad som innehåller löneinformation. Det innehåller människors för- och efternamn, adresser och löner. Låt oss för argumentets skull säga att du vill matcha det bladet i Access till ett andra Excel -blad som innehåller information om kampanjfinansieringsbidrag. Detta andra blad innehåller människors namn, adresser och donationer. Vad Access låter dig göra är att matcha olika kolumnrubriker med varandra. Du kan länka namnrubriker för att se vilka personer med samma namn som visas i båda databaserna, till exempel.
- Skanna Excel -arken för att se till att varje typ av data hanteras på samma sätt och rengör den innan du importerar den till Access. Det måste vara vad Access kallar "relationellt". Till exempel, om det hypotetiska kalkylbladet för lönehantering innehöll förnamn, efternamn och mellersta initial i en kolumn, men det andra kalkylarket endast innehöll förnamn och efternamn i separata kolumner, registrerar Access detta som ingen matchning. Det måste finnas matchande kolumnrubriker/fält.
Steg 3. Dela information i en kolumn i Excel
För att ta hand om det här problemet kanske du vill dela information i en kolumn i Excel, så att den inte felaktigt registreras som en "ingen matchning" i Access.
- Som ett exempel kanske du vill dela upp förnamnet i en egen kolumn, mellaninitialen i en egen kolumn och efternamnet i en egen kolumn. Om det redan har gjorts på samma sätt i det andra kalkylarket, när du länkar, säg, efternamn med efternamn i Access, bör det generera matchningar när namnen är desamma.
- Om du vill dela en kolumn i Excel markerar du den kolumn som innehåller information som du vill dela i den. Klicka på "data" i verktygsfältet i Excel -programmet. Klicka på "text till kolumner". I allmänhet väljer du alternativet "avgränsat". Klicka på nästa.
Steg 4. Fortsätt använda guiden för att dela sammanslagna kolumner
Nu är du redo att slutföra processen med att dela upp sammanfogad information i en kolumn i flera kolumner.
- Välj hur data i kolumnen "avgränsas". Det betyder att varje information i kolumnen är åtskild med något. De vanligaste alternativen inkluderar ett mellanslag, ett kommatecken eller ett semikolon. Ofta är informationen bara åtskild av ett mellanslag. Som i följande exempel: låt oss säga att namnet "John A. Doe" visas i en enda kolumn. Förnamnet John är åtskilt från den mellersta initialen A med ett mellanslag. Efternamnet Doe är åtskilt från den mellersta initialen A med ett mellanslag. Så välj utrymme i den avgränsade guiden.
- Klicka på nästa. Klicka på Slutför. Programmet bör dela upp John, A. och Doe i tre kolumner. Du kan sedan ge de nya kolumnerna nya rubriknamn för att ange vilken typ av information som finns i dem (efternamn, förnamn, etc.). Det är en bra idé att skapa flera tomma kolumner till höger om data du delar upp innan du gör det eftersom det kommer att skjuta in data i de nya tomma kolumnerna (istället för kolumner som redan innehåller information).
Del 2 av 3: Importera Excel till Access
Steg 1. Öppna Access -programmet på din dator
Gå till startmenyn, välj Microsoft Office och klicka på Microsoft Access. Du måste öppna en ny tom Access -databas för att importera Excel -arket till den.
- Välj "tom skrivbordsdatabas" för att skapa en ny databas i Access -programmet.
- Ge det ett nytt namn om du vill. Klicka på "skapa".
Steg 2. Importera ett Excel -kalkylblad till Access
Nästa steg är att dra Excel -kalkylbladet (eller mer än ett) till Access -databasen.
- Klicka på "Externa data" i verktygsfältet när du är i Access -databashanteraren. Välj "Excel." I vissa versioner av Access hittar du den här funktionen genom att klicka på "fil" i verktygsfältet och "Hämta externa data".
- Där det står "filnamn" klickar du på "bläddra". Detta gör att du kan hitta ditt Excel -ark på din dator.
- Låt rutan vara markerad med texten "importera källdata till en ny tabell i den aktuella databasen." Det kommer att kontrolleras som standard.
- När du hittar Excel -kalkylbladet som du vill importera till din dator klickar du på det. Klicka på "OK". Detta tar dig till guiden för att importera Excel till Access.
Del 3 av 3: Använd guiden för att slutföra importprocessen
Steg 1. Gå igenom stegen i guiden som visas i Access
För att slutföra processen med att importera ditt kalkylblad måste du slutföra stegen i guiden.
- Välj kalkylbladet i Excel -kalkylbladet som du vill importera. Ibland är detta enkelt eftersom Excel -kalkylbladet bara är ett ark. Men ibland skapar människor flera sidor i ett enda Excel -kalkylblad, vilket du kan se genom att klicka på flikarna längst ner i kalkylarket. Om så är fallet måste du berätta åtkomstguiden vilket kalkylblad du väljer. Klicka på nästa.
- På nästa sida finns en ruta som frågar om den första raden i Excel -arket har kolumnrubriker. Detta betyder raden i ett kalkylblad som identifierar data i varje kolumn (t.ex. efternamn, adress, lön, etc.). Det är en bra idé om du städade ditt Excel -ark först för att se till att den första raden har klart definierade kolumnrubriker. Kontrollera sedan bara att den första raden innehåller kolumnrubriker. Detta är det enklaste sättet. Klicka på nästa.
- Om din första rad inte innehåller kolumnrubriker frågar du nästa sida om du vill byta namn på det som kallas "fält" i Access (det här är kolumnrubriker). Om du inte redan namnger varje fält något klart och lätt att känna igen innan du importerar (rekommenderas), kan du göra det här.
Steg 2. Slutför importprocessen
Det finns bara några få steg kvar i importprocessen. Nästa sida i guiden frågar om du vill identifiera en primär nyckel.
- Du behöver inte göra det här, men du kan. En primär nyckel betyder att datorprogrammet kommer att tilldela varje informationsrad ett unikt nummer. Detta kan vara till hjälp senare när du sorterar data. Klicka på nästa.
- Den sista skärmen i guiden har ett mellanslag som ger ett standardnamn. Du kan ändra namnet på det Excel -blad du importerar (det blir en "tabell" i Access på vänster sida av sidan när du har importerat det).
- Klicka på "import". Klicka på "stäng". Du kommer att se ditt bord på vänster sida av skärmen. Den importeras nu inom Access.
- Om du vill länka mer än en datauppsättning, upprepa denna process med ett annat eller flera Excel -kalkylblad. Nu är du redo att matcha data i arken i Access.
Video - Genom att använda denna tjänst kan viss information delas med YouTube
Varningar
- Om Excel -filen är från en annan version av Office än Access kan du ha problem med att importera filer smidigt.
- Det kan inte understrykas tillräckligt: Du måste städa upp ditt Excel -kalkylblad innan du importerar det. Dels innebär det att analysera de data du har för problem.
- Spara alltid en kopia av dina ursprungliga kalkylblad, så om du förstör dem kan du upprepa processen.
- Du kan inte importera mer än 255 fält till Access.
