ATTN är en kort form av ordet "uppmärksamhet" och används ofta i mejl och skriftlig korrespondens för att indikera den avsedda mottagaren. Det bästa sättet att använda ATTN i e -postkorrespondens är att inkludera detta i ämnesraden. På så sätt är det tydligt vem meddelandet är till för och det är mer troligt att din e -post kommer att läsas av rätt mottagare.
Steg
Metod 1 av 3: Lägga till ATTN till ett e -postmeddelande
Steg 1. Börja ämnesraden med ATTN
I vissa fall, till exempel en jobbansökan, kanske du bara har ett generiskt e -postmeddelande för ett företag, men vill få uppmärksamhet från en viss person eller avdelning. Det bästa sättet att göra detta är att skriva i ämnesraden som "ATTN: John Smith."
Alternativt, om du inte känner till några namn, kan du skriva "ATTN: Hiring Manager" eller "ATTN: Marketing Department."
Steg 2. Inkludera annan relevant information i ämnesraden
Tillsammans med att få uppmärksamhet från en viss person eller grupp av människor, bör du också inkludera några viktiga detaljer om innehållet i din e -post. Detta kommer att göra det mer relevant och det kommer sannolikt att öppnas och läsas snabbare.
Till exempel kan du säga "ATTN: John Smith re: Content Marking Position"
Steg 3. Starta själva e -postmeddelandet med ATTN när ämnesraden är full
Du kan också inkludera ett ATTN -meddelande i brödtexten i ett e -postmeddelande eller i ett bifogat dokument. På så sätt kommunicerar du fortfarande vem meddelandet är avsett för och du kan använda ämnesraden enbart för att ange syftet med e -postmeddelandet. Detta kan vara nödvändigt när du svarar på ett e -postmeddelande och ämnesraden redan har skapats.
- Du kan till exempel starta meddelandets brödtext genom att säga "ATTN: Sandeep Kumar"
- Du kanske vill inkludera ATTN -indikatorn i både ämnesraden och e -postmeddelandet.
Metod 2 av 3: Bestämma när ATTN ska användas i e -post
Steg 1. Använd ATTN när du inte har e -postadressen till önskad mottagare
Om du inte känner till den direkta e -postadressen till personen eller avdelningen som du behöver nå kan du skicka ett e -postmeddelande till kontaktadressen som finns på en företags webbplats. Sedan bör du ange i ämnesraden, med hjälp av ATTN, vem meddelandet ska riktas till.
Steg 2. Inkludera ATTN på intern kommunikation
Använd ATTN när du skriver ett internt memo som kan vara relevant för ett antal personer inom din avdelning eller grupp, men kräver direkt uppmärksamhet från en eller två personer. På så sätt håller du fortfarande alla informerade, men prioriterar också vem meddelandet direkt talar till.
Du kan skriva”ATTN: Mary Smith re: sales goals” men skicka meddelandet till hela säljteamet
Steg 3. Ange att din e -post är viktig med hjälp av ATTN
Du kan också indikera att något behöver omedelbar uppmärksamhet genom att använda förkortningen ATTN i ämnesraden. Till exempel kan du skriva "Löneutdrag kräver brådskande ATTN."
Metod 3 av 3: Se till att dina e -postmeddelanden uppmärksammas
Steg 1. Inkludera en ämnesrad
När du skickar ett e -postmeddelande är det mycket viktigt att du alltid inkluderar en ämnesrad. Detta är ett tillfälle för dig att få din e -post att sticka ut och också ge några detaljer om innehållet i e -postmeddelandet. Ett e -postmeddelande som inte innehåller en ämnesrad är mer troligt att det raderas eller försvinner i inkorgen, eller det kommer att irritera mottagaren eftersom de tvingas öppna e -postmeddelandet för att ta reda på vad det handlar om.
Steg 2. Håll ämnesraden kort
De flesta e -postkorgen visar bara cirka 60 tecken från ämnesraden och en mobiltelefon visar bara cirka 25 till 30 tecken. Som ett resultat bör du hålla ämnesraden kort och skriva den viktigaste informationen först.
Korta former, till exempel “ATTN” och “RE” gör det lättare att inkludera mer information i ämnesraden
Steg 3. Skriv något iögonfallande
Inkorgar översvämmas ofta av skräppost och reklammaterial och många människor tar bort e -post innan de ens öppnas. Om du mailar någon du inte känner direkt är det viktigt att din e -post sticker ut. Du kan få mottagarens uppmärksamhet genom att skriva en iögonfallande och kreativ ämnesrad.
- Du kan skriva”Jag vill inte ha något från dig” om du når någon du beundrar, men aldrig har träffat personligen. Till exempel kan detta vara en favoritförfattare eller någon du ser upp till i din bransch.
- Alternativt kan du säga "tjäna mer pengar genom att utöka din kundbas." Detta skulle vara användbart om du vill skapa affärsförbindelser och vill att dina e -postmeddelanden ska öppnas.
Steg 4. Inkludera viktiga detaljer
Det är mycket viktigt att du alltid innehåller viktig information om innehållet i e -postmeddelandet. Om du skriver ett e-postmeddelande till ett samarbete om ett projekt, se till att du anger projektets titel i ämnesraden. På så sätt vet din medarbetare vad det handlar om och kan prioritera det efter behov.
- Du kan också säga något som "svar behövs". Detta kommer sannolikt att göra din e -post mer prioriterad.
- Alternativt kommer att skriva "snabb fråga om: lunchmöte" sannolikt få uppmärksamhet eftersom det indikerar att det blir ett enkelt svar.
