Med Microsoft Words kommentarfunktion kan flera författare kommunicera med varandra om texten i ett Word -dokument. En redaktör som används tillsammans med funktionen Spårändringar kan förklara författaren sina skäl för att göra ändringar i texten eller begära förtydligande av en viss passage, som författaren kan svara på med egna kommentarer. Versioner av Word sedan Word 2002 visar kommentarer i ballonger i dokumentets högra marginal i utskriftslayout- eller webblayoutvyn, och kommentarer kan också visas i granskningsfönstret. Du kan visa eller dölja dessa kommentarer och lägga till, redigera och ta bort dem. stegen nedan berättar hur.
Steg
Metod 1 av 8: Visa kommentarerna
Steg 1. Slå på markeringsfunktionen
Hur du aktiverar funktionen beror på vilken version av Word du använder. Word 2003 och tidigare versioner använder det äldre meny- och verktygsfältgränssnittet, medan Word 2007 och 2010 använder det nyare menyfliksområdet.
- I Word 2003 väljer du "Markup" från "View" -menyn.
- I Word 2007 och 2010 klickar du på rullgardinsmenyn Visa markering i spårningsgruppen i menyfliksområdet Granska och se till att alternativet Kommentarer är markerat.
- Om du markerar markering från menyn Visa igen i Word 2003 eller avmarkerar alternativet Kommentarer i Word 2007 eller 2010 stängs markeringsfunktionen av, döljer kommentarerna.
Steg 2. Välj rätt visningsvy om det behövs
Kommentarballonger visas bara när ditt dokument antingen finns i utskriftslayoutvyn, webblayoutvyn eller läsvyn i helskärmsläge i Word 2007 och 2010. Gör följande för att ändra visningen:
- I Word 2003 klickar du på Print Layout eller Web Layout på View -menyn.
- I Word 2007 och 2010 väljer du Utskriftslayout eller Webblayout i gruppen Dokumentvyer i menyfliksområdet Visa.
- Om du inte har rätt visningsvy kommer dina kommentarer inte att visas, men delar av texten som markerades för att kommenteras kommer att behålla sin markering och följas av kommentarnumret.
Metod 2 av 8: Lägga till kommentarer
Steg 1. Välj punkten i texten du vill kommentera
Dra markören över orden du vill kommentera, eller placera markören i slutet av en textbit.
Steg 2. Infoga kommentaren
När du väl har valt alternativet för att infoga kommentarer för din version av Word visas en ballong i högra marginalen med identifierande initialer och ett sekvensnummer om du är i utskriftslayout eller webblayoutvy. Om du är i normal- eller konturvy visas ett nummer i granskningsfönstret.
- I Word 2003 väljer du Kommentar från menyn Infoga.
- I Word 2007 och 2010 väljer du Ny kommentar i gruppen Kommentarer i menyfliksområdet Granska.
- Om din nya kommentar faller mellan befintliga kommentarer, kommer numren efter den att numreras om för att återspegla deras nya positioner i kommentarsekvensen.
Steg 3. Skriv din kommentar i ballongen
Alla textformateringsfunktioner, till exempel fetstil, kursiv och understrykning är tillgängliga för kommentartext. Du kan också infoga hyperlänkar i kommentarer.
Metod 3 av 8: Svara på befintliga kommentarer
Steg 1. Välj den kommentar du vill svara på
Steg 2. Infoga din svarskommentar
Följ samma procedur som beskrivs för att infoga kommentarer under "Lägga till kommentarer". Svarskommentarer visar svararens identifierare och ett sekvensnummer, följt av identifieraren och sekvensen för kommentaren som besvaras.
Du kan svara på dina egna tidigare kommentarer. Detta är ett bra sätt att förtydliga formuleringen i dina tidigare kommentarer om du tror att dina ursprungliga ord kan missförstås
Metod 4 av 8: Redigera kommentarer
Steg 1. Slå på kommentarskärmen, om det behövs
Följ instruktionerna under "Visar kommentarer" för din version av Microsoft Word.
Steg 2. Klicka på den ballong vars kommentar du vill redigera
Om du inte kan se hela texten i kommentaren i kommentarsballongen kan du slå på granskningsrutan för att granska hela texten i din kommentar där. Se instruktionerna under "Visa granskningsfönstret".
Steg 3. Gör de textändringar du vill ha
Metod 5 av 8: Ta bort kommentarer
Steg 1. Högerklicka på kommentaren du vill radera
Detta visar en popup-meny.
Steg 2. Välj Ta bort kommentar från snabbmenyn
Kommentarballongen försvinner och sekvensnumren för kommentarerna efter den minskas var och en med 1.
Metod 6 av 8: Skriva ut kommentarer
Steg 1. Visa ditt dokument i utskriftslayoutvyn
Se steget i "Visa dina kommentarer" om hur du väljer rätt visningsvy för instruktioner om hur du gör detta.
Steg 2. Slå på kommentarsdisplayen om den inte redan är påslagen
Återigen, se "Visa dina kommentarer" för instruktioner för din version av Word.
Steg 3. Bestäm vilka kommentarer du vill visa och skriva ut
Du kan välja att visa och skriva ut kommentarerna från alla granskare av dokumentet eller bara kommentarer från en enda granskare. Metoden varierar något beroende på din version av Microsoft Word.
- I Word 2003, välj Visa i granskningsverktygsfältet, välj sedan Granskare och välj antingen Visa alla granskare för att visa varje granskares kommentarer eller välj identifieraren för en specifik granskare för att bara visa den granskarens kommentarer.
- I Word 2007 och 2010 väljer du Visa markering från gruppen Spårning i menyfliksområdet Granskning och väljer antingen Alla granskare från undermenyn Granskare för att visa varje granskares kommentarer eller markera identifieraren för en specifik granskare för att endast visa den granskarens kommentarer.
Steg 4. Skriv ut ditt dokument
Visa dialogrutan Skriv ut i din version av Word och välj "Dokument som visar markering" för att skriva ut de markerade kommentarerna tillsammans med dokumentet.
- För att komma till dialogrutan Skriv ut i Word 2003, välj Skriv ut på Arkiv -menyn.
- För att komma till dialogrutan Skriv ut i Word 2007, klicka på Microsoft Office -knappen i det övre vänstra hörnet och välj "Skriv ut" från menyn.
- För att komma till dialogrutan Skriv ut i Word 2010, klicka på fliken Arkiv och välj "Skriv ut" från Arkiv -menyn till vänster på sidan.
- Om du vill skriva ut dokumentet utan kommentarer väljer du "Dokument" i dialogrutan Skriv ut.
Metod 7 av 8: Visa granskningsfönstret
Steg 1. Öppna granskningsfönstret
Metoden för att göra detta beror på din version av Microsoft Word.
- I Word 2003 väljer du Granska fönster i granskningsverktygsfältet. (Om verktygsfältet Granskning inte redan visas, välj Verktygsfält på menyn Visa och välj sedan Granska.)
- I Word 2007 och 2010 väljer du Granska fönster från spårningsgruppen i menyfliksområdet Granska och väljer Granska fönster vertikalt för att visa rutan bredvid dokumentet eller Granska fönster horisontellt för att visa rutan under dokumentet.
Steg 2. Stäng granskningsrutan när du är klar
Klicka på "X" i det övre högra hörnet.
Metod 8 av 8: Ändra kommentarsidentifieraren
Steg 1. Visa dialogrutan Alternativ eller Ordalternativ
Microsoft Word använder det användarnamn och initialer som du uppmanades att ange när du installerade Microsoft Office. (Om du inte angav ditt eget namn och initialer just nu använder Word och andra Office -program namnet "Ägare" och initialen "O.") Du kan ändra namn och initialer efter installationen genom att använda dialogrutan Alternativ i Word 2003 eller dialogrutan Word -alternativ i Word 2007 och Word 2010.
- I Word 2003 väljer du Alternativ på menyn Verktyg. Välj fliken Användarinformation.
- I Word 2007 klickar du på Microsoft Office -knappen och väljer ordalternativ. Du kan också välja Ändra användarnamn från rullgardinsmenyn Spårändringar i spårningsgruppen i menyfliksområdet Granska.
- I Word 2010 klickar du på fliken Arkiv och väljer Alternativ på Arkiv -menyn till vänster. Du kan också välja Ändra användarnamn från rullgardinsmenyn Spårändringar i spårningsgruppen i menyfliksområdet Granska.
Steg 2. Ange ditt namn och initialer i fälten under "Anpassa din kopia av Microsoft Office
Steg 3. Klicka på OK
Detta stänger dialogrutan Word -alternativ och ändrar användarnamn och initialer till dina poster.
Även om kommentarer du gör efter att du har ändrat dina initialer återspeglar den nya identifieraren, kommer kommentarer som gjorts före ändringen fortfarande att visa den identifierare du använde tidigare
Video - Genom att använda denna tjänst kan viss information delas med YouTube
Tips
- Kommentarer är färgkodade enligt granskarens identitet och när de skapades. Inledande kommentarer visas vanligtvis i rött, medan kommentarer som visas av den senaste granskaren före den aktuella granskaren vanligtvis visas i blått.
- Du kan identifiera kommentatorns fullständiga namn och datum då kommentaren gjordes genom att vila muspekaren på kommentarballongen. Informationen visas i ett verktygstips.
