Att skriva ett vänligt påminnelsemail kan vara svårt. Du vill inte framstå som påträngande eller otålig, men det är viktigt att få fram ditt budskap. Ange en vänlig ton i ditt mejl med hälsningar och mjuka uttryck. Täck behovet av din påminnelse -e -post så att mottagaren tydligt vet vad du vill. Se till att du får ett felfritt e-postmeddelande så att du inte bara är så vänlig utan också professionell.
Steg
Del 1 av 3: Ställa in en vänlig ton
Steg 1. Hälsa mottagaren
I affärssituationer kan du behöva använda en vanlig hälsning, till exempel "Kära so-and-so". Men allt fler, personliga e -postmeddelanden blir standard. Några e -hälsningar som kan hjälpa dig att få en vänlig ton från början inkluderar:
- Hej John
- Hallå där
- Det var länge sedan
- Hallå!
Steg 2. Referera din anslutning till mottagaren
Om du bara håller dig till påminnelsen kan ditt meddelande bli kallt. Referera till din personliga koppling till mottagaren genom att inkludera fraser som reflekterar över din vänskap och delade erfarenheter. Dessa kan inkludera:
- Hur har det gått i skolan?
- Min vän, hur har du haft det?
- Jag hade en fantastisk tid med dig förra helgen.
- När var det sista gången vi pratade, för en månad sedan?
- Den resan vi tog tillsammans var jättebra! Vi måste göra det igen snart.
Steg 3. Mjuka upp dina uttryck
Detta är särskilt viktigt för påminnelsesdelen av e -postmeddelandet. Om det är ett tag sedan du har varit i kontakt med mottagaren kan det vara lämpligt att erbjuda en lätt ursäkt eller ursäkt för att bara komma i kontakt för en påminnelse. Några exempel på mjukade uttryck inkluderar:
- Jag vet att det var ett tag sedan vi pratade, men jag ville påminna dig om …
- Det har varit så hektiskt med den nya bebisen, jag kom bara ihåg att påminna dig …
- Jag vet att du har haft fullt upp, så jag ville inte plåga dig, men jag ville skicka en påminnelse …
Steg 4. Var artig
Om påminnelsen är viktig är det lätt att komma över för stark. Tänk på att mottagaren har saker på gång i sitt liv. Kom ihåg att säga "snälla" och "tack" och likvärdiga uttryck också. Du kan inkludera artiga fraser som:
- Ursäkta att jag stör dig, men jag ville vara säker …
- Om du kan svara på det här e -postmeddelandet så snart du har tid …
- Tack för att du tog dig tid att läsa alla svar på denna påminnelse. Jag uppskattar det.
- Jag ser fram emot ditt svar.
Del 2 av 3: Täcker de nödvändiga
Steg 1. Använd en ämnesrad
Du behöver inte skriva en smart ämnesrad. De som är tydliga och sakliga kommer att vara mest användbara. Dessa kommer att göra det möjligt för mottagaren att veta syftet med e -postmeddelandet med en blick. Några vanliga alternativ för en vänlig e -postpåminnelse kan inkludera:
- Checkar in
- Snabb påminnelse om …
- Kommande resa/evenemang/etc.
- Antal anställda för resa/evenemang/etc.
Steg 2. Kom ihåg att inkludera din påminnelse
När du försöker så mycket att vara vänlig och artig kan det vara lätt att lämna något viktigt, till exempel själva påminnelsen. Lägg din påminnelse nära början av e -postmeddelandet, kort efter hälsningen och en kort personlig anslutning. Till exempel:
- "Hallå där, Det var ett tag sedan vi pratade, Ben. Hur mår din fru och barn? Mina håller mig ganska upptagen, men jag ville checka in med dig om …"
-
Hallå!
Mormor, jag har tänkt skicka ett meddelande till dig. Ursäkta att jag har haft så fullt upp. Jag ville bara påminna dig om vårt lunchdatum …"
Steg 3. Använd kortfattat språk
Det är generellt sant att artigt språk använder längre uttryck. Till exempel skulle frasen "Arbeta hårdare" vara politer som "Det kan vara en bra idé om du skulle arbeta hårdare." Medan de är artiga kan dessa långa uttryck göra det svårt att hitta din e -post i fokus.
Använd en förenklad struktur för din e -post. Det här kan se ut ungefär som: Hälsning (öppning) → Personlig anslutning → Påminnelse → Validering (stängning)
Steg 4. Redigera onödig information
För varje mening och varje del av varje mening, fråga dig själv, "Är detta nödvändigt?" I vissa fall kan "nödvändigt" betyda något så brett som "Det är nödvändigt så att min e -post inte låter kall." Ta bort onödiga delar av e -postmeddelandet.
I allmänhet kan adverb (som "mycket", "verkligen", "verkligen", "extremt" och "definitivt") tas bort för att göra ditt budskap mer kortfattat
Steg 5. Stäng e -postmeddelandet med en valediction
"Valediction" är ett fint ord som betyder "att säga farväl". Värderingar inkluderar uttryck som "Bästa", "Hälsningar", "Med vänlig hälsning" och "Med vänliga hälsningar". Din signatur bör följa din valediction. Dessa vanliga värderingar kan dock uppfattas som opersonliga. Du kan prova något liknande:
- Din vän
- Skål
- Med vänliga hälsningar
- Ha en bra dag
- Tagga, du är det
- Ser fram emot att höra från dig
Del 3 av 3: Säkerställa ett felfritt e-postmeddelande
Steg 1. Korrekturläs din e -post
Att bläddra igenom din e -post en eller två gånger snabbt kommer att eliminera många enkla fel som kan ha smugit sig in när du skrev det. När du har skrivit klart kan du korrekturläsa din e -post för stavning och grammatik.
- Många e -posttjänster har gratis grammatik och stavningskontroll. Kvaliteten på dessa beror på din e -postleverantör. I vissa fall är dessa pjäser kanske inte särskilt exakta.
- Kom ihåg att kontrollera din ämnesrad, din hälsning och din valediction (avslutande). Det är lätt att överblicka dessa och bara fokusera på din e -post.
Steg 2. Läs din e -post högt
Om du skriver ett viktigt e -postmeddelande, eller om du verkligen vill vara särskilt vänlig eller artig mot någon, läs ditt mejl från början till slut högt. Låter det samtalande? I så fall är din e -post redo att skickas.
Skriv om meningar eller passager som låter klumpiga. Använd ditt bästa omdöme när du utvärderar detta. Detta kommer att variera från person till person, beroende på din talstil
Steg 3. Låt en annan person se över e -postmeddelandet
För viktig kommunikation, som den som är avsedd för företag, kanske du vill att en annan person ska kontrollera påminnelsen innan den skickas. Om du har skrivit ett kortfattat mejl tar det i allmänhet lite tid och kan hjälpa till att fånga även de minsta felen.
- Kontrollera din online -meddelandetjänst. Skicka ett meddelande till en vän på nätet och fråga något liknande, "Hej, kan du läsa över ett kort mejl som jag måste skicka? Det tar bara en minut."
- Kom ihåg att uttrycka din tacksamhet till alla som läser över ditt mejl. De gör dig en tjänst, trots allt.
