Denna artikel fokuserar på hur man direkt jämför information mellan två olika Excel -filer. När du väl har börjat manipulera och jämföra informationen kan du använda Look Up, Index och Match för att hjälpa din analys.
Steg
Metod 1 av 4: Använda Excel: s sida vid sida -funktion
Steg 1. Öppna de arbetsböcker du behöver jämföra
Du hittar dessa genom att öppna Excel, klicka Fil sedan Öppenoch välja två arbetsböcker att jämföra från menyn som visas.
Navigera till mappen där du har Excel -arbetsböcker sparade, välj varje arbetsbok separat och håll båda arbetsböckerna öppna
Steg 2. Klicka på fliken Visa
När du har öppnat en av arbetsböckerna kan du klicka på Se fliken längst upp i mitten av fönstret.
Steg 3. Klicka på Visa sida vid sida
Detta ligger i fönstergruppen i menyfliksområdet för Se menyn och har två blad som ikon. Detta kommer att dra upp båda kalkylblad till mindre fönster staplade vertikalt.
- Det här alternativet kanske inte är synligt under Se fliken om du bara har en arbetsbok öppen i Excel.
- Om det finns två arbetsböcker öppna kommer Excel automatiskt att välja dessa som dokument att visa sida vid sida.
Steg 4. Klicka på Ordna alla
Med den här inställningen kan du ändra arbetsböckernas riktning när de visas sida vid sida.
I menyn som dyker upp kan du välja att ha arbetsböckerna Horisontell, Vertikal, Kaskad, eller Kaklat.
Steg 5. Aktivera synkron rullning
När du har båda kalkylbladen öppna klickar du på Synkron rullning (ligger under Se sida vid sida alternativ) för att göra det lättare att bläddra igenom båda Excel-filerna rad för rad för att kontrollera om det finns skillnader i data manuellt.
Steg 6. Bläddra igenom en arbetsbok för att bläddra igenom båda
När synkron rullning är aktiverat kan du enkelt bläddra igenom båda arbetsböckerna samtidigt och jämföra deras data lättare.
Metod 2 av 4: Använda sökfunktionen
Steg 1. Öppna de arbetsböcker du behöver jämföra
Du hittar dessa genom att öppna Excel, klicka Fil sedan Öppenoch välja två arbetsböcker att jämföra från menyn som visas.
Navigera till mappen där du har Excel -arbetsböcker sparade, välj varje arbetsbok separat och håll båda arbetsböckerna öppna
Steg 2. Bestäm vilken cell du vill att användaren ska välja från
Det är här en rullgardinslista kommer att visas senare.
Steg 3. Klicka på cellen
Gränsen ska mörkna.
Steg 4. Klicka på fliken DATA i verktygsfältet
När du har klickat på den väljer du GODKÄNNANDE i rullgardinsmenyn. En popup ska visas.
Om du använder en äldre version av Excel kommer DATA -verktygsfältet att dyka upp när du väljer DATA flik och display Datavalidering som alternativ istället för Godkännande.
Steg 5. Klicka på Lista i listan ALLOW
Steg 6. Klicka på knappen med den röda pilen
Detta låter dig välja din källa (med andra ord, din första kolumn), som sedan kommer att bearbetas till data i rullgardinsmenyn.
Steg 7. Välj den första kolumnen i listan och tryck på Retur
Klick OK när datavalideringsfönstret visas. Du bör se en ruta med en pil på, som kommer att rullas ned när du klickar på pilen.
Steg 8. Markera cellen där du vill att den andra informationen ska visas
Steg 9. Klicka på flikarna Infoga och Referens
I äldre versioner av Excel kan du hoppa över att klicka på Föra in fliken och klicka bara på Funktioner fliken för att dra upp Sökning och referens kategori.
Steg 10. Välj Lookup & Reference från kategorilistan
Steg 11. Hitta sökning i listan
När du dubbelklickar på den ska en annan ruta visas och du kan klicka OK.
Steg 12. Markera cellen med rullgardinsmenyn för lookup_value
Steg 13. Välj den första kolumnen i listan för Lookup_vector
Steg 14. Välj den andra kolumnen i listan för Result_vector
Steg 15. Välj något från rullgardinsmenyn
Informationen ska automatiskt ändras.
Metod 3 av 4: Använda XL Comparator
Steg 1. Öppna din webbläsare och gå till
Detta tar dig till XL Comparators webbplats, där du kan ladda upp två Excel -arbetsböcker för jämförelse.
Steg 2. Klicka på Välj fil
Detta öppnar ett fönster där du kan navigera till ett av de två Excel -dokument som du vill jämföra. Var noga med att välja en fil för båda fälten.
Steg 3. Klicka på Nästa> för att fortsätta
När du har valt det här ska ett popup-meddelande visas högst upp på sidan som informerar dig om att filöverföringsprocessen har börjat och att det tar längre tid att bearbeta större filer. Klick Ok för att stänga detta meddelande.
Steg 4. Välj de kolumner du vill skanna
Under varje filnamn finns en rullgardinsmeny som säger Välj en kolumn. Klicka på rullgardinsmenyn för varje fil för att välja den kolumn du vill markera för jämförelse.
Kolumnnamn kommer att synas när du klickar på rullgardinsmenyn
Steg 5. Välj innehåll för din resultatfil
Det finns fyra alternativ med bubblor bredvid dem i denna kategori, varav ett måste du välja som formateringsriktlinjer för ditt resultatdokument.
Steg 6. Välj alternativen för att underlätta kolumnjämförelse
I den nedre cellen i jämförelsesmenyn ser du ytterligare två villkor för din dokumentjämförelse: Ignorera versaler/gemener och Ignorera "mellanslag" före och efter värden. Markera kryssrutan för båda innan du fortsätter.
Steg 7. Klicka på Nästa> för att fortsätta
Detta tar dig till nedladdningssidan för ditt resultatdokument.
Steg 8. Ladda ner ditt jämförelsedokument
När du har laddat upp dina arbetsböcker och ställt in dina parametrar har du ett dokument som visar jämförelser mellan data i de två filerna som är tillgängliga för nedladdning. Klicka på den understrukna Klicka här text i Ladda ner jämförelsesfilen låda.
Om du vill köra andra jämförelser klickar du på Ny jämförelse i det nedre högra hörnet av sidan för att starta om filöverföringsprocessen.
Metod 4 av 4: Få åtkomst till en Excel -fil direkt från en cell
Steg 1. Leta reda på din arbetsbok och bladnamn
-
I det här fallet använder vi tre exempel arbetsböcker som är placerade och namngivna enligt följande:
- C: / Compare / Book1.xls (innehåller ett blad med namnet "Sales 1999")
- C: / Compare / Book2.xls (innehåller ett blad med namnet “Sales 2000”)
- Båda arbetsböckerna har den första kolumnen "A" med produktens namn och den andra kolumnen "B" med mängden såld varje år. Den första raden är namnet på kolumnen.
Steg 2. Skapa en jämförelse arbetsbok
Vi kommer att arbeta med Book3.xls för att göra en jämförelse och skapa en kolumn som innehåller produkterna, och en med skillnaden mellan dessa produkter mellan båda åren.
C: / Compare / Book3.xls (innehåller ett blad med namnet “Jämförelse”)
Steg 3. Placera kolumnens titel
Endast när "Book3.xls" öppnas, gå till cell "A1" och skriv:
- = 'C: / Jämför [Book1.xls] Försäljning 1999'! A1
- Om du använder en annan plats, ersätt "C: / Compare \" med den platsen. Om du använder ett annat filnamn tar du bort "Book1.xls" och lägger till ditt filnamn istället. Om du använder ett annat bladnamn, ersätt”Sales 1999” med namnet på ditt blad. Se upp så att du inte öppnar filen du hänvisar (“Book1.xls”): Excel kan ändra referensen du lägger till om du har den öppen. Du kommer att få en cell som har samma innehåll som den cell du hänvisade till.
Steg 4. Dra ned cell "A1" för att lista alla produkter
Ta den från den nedre högra rutan och dra den och kopiera alla namn.
Steg 5. Namnge den andra kolumnen
I det här fallet kallar vi det "Skillnad" i "B1".
Steg 6. (Till exempel) Uppskatta skillnaden för varje produkt
I det här fallet, genom att skriva i cell "B2":
- = 'C: / Compare [Book2.xls] Sales 2000'! B2-'C: / Compare [Book1.xls] Sales 1999 '! B2
- Du kan utföra alla normala Excel -operationer med den refererade cellen från den refererade filen.
