Om tanken på att vara värd för en bilutställning verkligen snurrar på din motor, är du ute efter en godbit! Att planera en show kan vara en rolig upplevelse. Börja med att slå ut grundläggande saker som showtema, datum och plats. Engagera sedan resten av ditt samhälle genom att söka sponsring från lokalt ägda företag och anställa lokala leverantörer för att tillhandahålla mat, priser och underhållning. Med lite planering och organisation kan du dra en bra bilutställning och få ditt samhälle att surra av spänning.
Steg
Del 1 av 3: Detaljer och logistik
Steg 1. Välj ett tema eller biltyp för föreställningen så det känns sammanhållet
Ett tema ger riktlinjer för dina deltagare och ger deltagarna en uppfattning om vad de kan förvänta sig på showdagen. Populära teman inkluderar klassiska bilar, antika bilar, racerbilar, lågåkare, lyxbilar och utländska bilar. Var noga med att inkludera temat på dina reklamblad och meddelanden så att bilägare vet om de är berättigade. Till exempel:
- "Alla utländska lyxbilar och exotiska racerbilar är inbjudna att delta."
- "Showen är öppen för alla hotspöar före 1948 och amerikanska klassiska bilar."
- "Ägare av modifierade tuners och avancerade, mycket modifierade exotiska bilar är välkomna att registrera sig."
Steg 2. Håll ditt evenemang på en lördag eller söndag för att dra den största publiken
Helger är bäst för bilutställningar eftersom de flesta är lediga och letar efter något kul att göra. När du väl har valt ett datum och en tid, kontrollera online för att bekräfta att det inte finns andra lokala program eller evenemang som händer samtidigt. På så sätt behöver du inte tävla med dem om närvaro.
- Välj 2-3 möjliga datum om det första inte fungerar.
- Håll din show på våren eller hösten när vädret är milt. De flesta showbilsägare vill inte ta ut sina fordon under vintern, och värmen i mitten av sommaren kan också hindra människor från att dyka upp.
Steg 3. Ange en budget för evenemanget
Ta reda på hur mycket du har att spendera och vilken storlek du vill att showen ska vara. Räkna med att spendera cirka $ 2 000 för en liten show (50-100 bilar). För en medelstor show med 100-150 bilar, budgeta minst $ 5 000. Skapa sedan en löpande lista över uppskattade utgifter för att se till att du kan täcka allt. Typiska kostnader inkluderar lokaluthyrning, leverantörsavgifter, biljettförsäljning, tillstånd, försäkring, reklam, flygblad, underhållning och priser.
- Var noga med att justera din budget efter att varje post har slutförts. På det sättet arbetar du alltid med exakta siffror.
- Fråga lokala företag om sponsring om du har ont om pengar! Bra alternativ inkluderar bildelar/underhållsbutiker, anpassade karosseributiker och bilklubbar. Fördelar för sponsorer inkluderar varumärkesexponering, deras logotyp framträdande på all skyltning och en möjlighet att ställa in en leverantörsbod på mässan.
Steg 4. Boka en plats som rymmer din showstorlek och behov
Om du driver en bilaffär själv är den mest idealiska platsen din egen parkeringsplats. Leta annars efter lokala arenor med stora parkeringsplatser. Ring runt för att diskutera priser och se till att leta efter varje plats innan du fattar ett slutgiltigt beslut. Tänk dig var bilarna kommer att placeras, var du ska placera registreringsområdet och så vidare. Om det inte finns toaletter på plats, planerar du att hyra Port-a-Potties för evenemanget. Tänk på platser som:
- Gemenskapscentra eller VA -hallar
- Lokala bilföretag eller racerbanor
- Parker eller evenemangsområden
- Lokala företag med fina parkeringsplatser
- Skolans parkeringsplatser
Steg 5. Köp en försäkring för att täcka oväntade kostnader eller skador
I allmänhet dikterar lokalen vilken försäkring som krävs för att driva sin egendom. Fråga platsen och fråga lokala krav om täckningskrav. Om föreställningen är på din egen fastighet, kontakta din försäkringsagent.
De flesta bilutställningar har dyra och/eller klassiska bilar inblandade, och dessa bilar är dyra. Det är en bra idé att få försäkring för att täcka eventuella problem, för säkerhets skull
Steg 6. Få tillstånd som krävs av lokala stads-, län- eller kommuntjänstemän
För att fungera lagligt behöver du förmodligen minst 1-2 lokala tillstånd. Leta efter information online eller kontakta stadskontor direkt för att ta reda på vad du behöver göra, eventuella relevanta tidsfrister och tillståndskostnader. Starta den här processen så snart du kan så att du är redo att gå på visningsdatumet. Några av de tillstånd du kan behöva:
- Gatustängning
- Byggnad och säkerhet
- Hälsovårdstjänster (för livsmedelsförsäljare)
- Trafik kontroll
- Brand-/polisavdelningar
Steg 7. Konfigurera föranmälan så att folk kan registrera sig tidigt
De flesta shower tillåter förregistrering och registrering på plats, men seriösa deltagare brukar föredra att göra det i förväg. För små föreställningar, inkludera din kontaktinformation på flygbladet och uppmuntra människor att kontakta dem direkt för att registrera sig. För större shower, skapa en showwebbplats och rikta folk dit för att registrera sig och betala inträdesavgiften.
- Erbjud en rabatterad registreringsavgift som ett incitament för tidig registrering.
- Information att fånga för registrering: Deltagarens fullständiga namn, hemadress och e -postadress. Bilens märke, modell, färg och år.
- Skicka ut registreringspaket till deltagarna 2 veckor före showen. Varje kit bör innehålla en karta, ett förbetalt fönsterklistermärke, parkeringsinformation och andra speciella instruktioner.
Steg 8. Häng upp eventblad och skicka inbjudningar på sociala medier
Designa ett attraktivt flygblad för ditt evenemang och lägg ut kopior på lokala butiker och bilevenemang. Skapa sedan en Facebook -evenemangssida och uppmuntra människor att svara och dela länken för att hjälpa dig att få ut ordet. Andra sätt att marknadsföra ditt evenemang:
- Skapa ett Twitter -konto och twittra eventlänken till dina följare
- Annonsera på lokalradio och tv
- Placera annonser i din lokala tidning
Del 2 av 3: Leverantörer och underhållning
Steg 1. Boka en lokal cateringfirma eller matbil för ditt evenemang
Om du har en liten bilutställning kan du förmodligen komma undan med att bara sätta upp några grillar. För större evenemang, gå med en lokal cateringfirma eller matbilschaufför. Ring runt för prissättning och boka din matleverantör så tidigt du kan. Fråga leverantören om:
- Deras minimisatser
- Om de rymmer storleken på din show
- Vad de planerar att debitera gästerna
- Insättningsränta och deadline
- Eventuella extra avgifter
Steg 2. Anlita en DJ eller ett lokalt band för att tillhandahålla musik
Musik är en traditionell del av alla bilutställningar och kan skapa en riktigt rolig atmosfär för ditt evenemang. Tänk på vilken typ av musik som är vettig för din förväntade publik innan du fattar några beslut. Samarbete med en lokal radiostation kan också vara ett bra alternativ. De kommer att tillhandahålla musik, sända live och marknadsföra showen samtidigt!
- Om du anlitar en DJ, överväga att prata med dem om catering till publiken.
- Att anlita ett lokalt band för att tillhandahålla levande musik kan skapa extra hype.
Steg 3. Skapa en MC om du behöver ett sätt att meddela på mässan
MC kan ge hype, engagera publiken och göra nödvändiga tillkännagivanden som att vinna lotteri nummer, trofé vinnare, och så vidare. Om detta är något din show behöver, kolla in lokala MC: er som kan göra jobbet.
Om du anlitar en DJ, fråga om de är villiga att överväga MC -uppgifter tillsammans med att snurra musiken
Steg 4. Hitta ett lokalt företag för att designa och ge troféer till dina vinnare
Om din bilutställning är en tävling behöver du priser och troféer för dina vinnare. Se dina showkategorier och domarböcker så att du vet hur många troféer du behöver. Kontakta sedan ett lokalt företag för design och produktion. Sikta på minst 3-5 stora troféer.
Steg 5. Hyr ett hopphus om du väntar barn på utställningen
Om du förväntar dig en äldre publik är detta inte nödvändigt. Men om du tror att ditt evenemang kommer att locka många samhällsfamiljer, överväg att erbjuda någon form av underhållning för barn. Fler människor kan dyka upp om de kan ta med sina barn. Annan barnvänlig underhållning att tänka på:
- Ansiktsmålning
- Ballonger/ballongdjur
- Clown eller trollkarl
Steg 6. Välj dina domare och förbered dem på kategorier och poäng
Du och din personal kan vara domare, eller så kan du ta in experter/entusiaster från lokala bilklubbar för att göra jobbet. Ställ in grundregler före showen och se till att alla är snabba på kategorierna och specifika poängsystem om du använder dem.
- Sikta på 3-5 huvudkategorier som: Best in Show, Best Custom Mods, Best Performance, och så vidare.
- Ett färdigt bedömningsblad kan innehålla ett avsnitt för varje kategori, en uppdelning av detaljer i varje kategori och en förklaring av poängsystemet/hur man använder det.
Del 3 av 3: Show Day
Steg 1. Sätt upp skyltar och hinder för att vägleda deltagare och deltagare
Se till att badrumsskyltar är tydligt markerade och lätta att hitta. Ställ in in- och utreseskyltar som hjälper dig att kontrollera trafikflödet. Sätt vid behov upp skyltar med "ingen parkering" i begränsade områden. Markera nödutgångarna och tilldela en person eller sätt upp hinder för att hålla dessa vägar tydliga.
- Köp robusta skyltar med tydlig skrift så att alla enkelt kan se dem.
- Om du behöver hinder, be din lokala regering att tillhandahålla dem i förväg.
Steg 2. Avmarkera parkeringsplatser för dina showbilar med vit sprayfärg
Varje deltagande bil behöver ett specifikt utrymme att parkera i, så avmarkera dessa platser flera timmar innan showen börjar. Ta med dig ett par insatser och snöre så att du kan göra snygga, snygga linjer med vit sprayfärg.
Om du numrerar parkeringsplatserna, se till att spruta måla varje nummer tydligt på rätt plats
Steg 3. Rikta leverantörerna och underhållningen till sina områden för installation
Be leverantörer och underhållning att anlända 1 timme tidigt för installation. Visa matleverantören vart du ska gå och hjälp DJ: n eller bandet att ställa upp på en central plats på plats. Se till att nätkablar och generatorer är på plats innan någon kommer.
Steg 4. Skapa ett registreringsområde vid ingången till evenemanget
Tilldela en av dina teammedlemmar att ansvara för att föra en logg över deltagare och ta inträdesavgifter. Ge varje registrerad deltagare ett fönsterkort med sitt namn, fordonsinformation och fordonsklass på det. Tilldela varje bil ett specifikt numrerat utrymme eller tydligt markerad parkeringsplats så att de vet vart de ska gå.
