Med tanke på det faktum att över 300 miljarder e -postmeddelanden skickas och tas emot varje dag, är det inte förvånande att människor har utvecklat "e -posttrötthet". Det är därför det är så viktigt att skriva effektiva e-postmeddelanden som tydligt och koncist förklarar din poäng-du vill inte att folk inte läser din mötesinbjudan helt och hållet eftersom den är för lång eller oklar. Oroa dig inte-den här wikiHow kommer att leda dig igenom allt du bör göra när du skriver ett e-postmeddelande för en mötesinbjudan, till exempel hur du skriver en stark ämnesrad, vad du ska säga i brödtexten i ditt e-postmeddelande och hur du kan använda en kalenderapp för att göra saker enklare.
Steg
Metod 1 av 3: Skriva en stark ämnesrad
Steg 1. Skriv en kort, relevant ämnesrad med datum och ämne för mötet
Att inkludera dessa detaljer betyder att människor kommer att veta när det är och vad som ska diskuteras utan att ens öppna e -postmeddelandet. Du kan till exempel skriva "Möte 12/8: Nya rapporteringsriktlinjer."
Varning:
Att lämna ämnet för mötet kommer förmodligen att få folk att svara och fråga om det är relevant för deras avdelning eller om deras närvaro är obligatoriskt, så var noga med att ange ämnet!
Steg 2. Be om bekräftelse på närvaro i ämnesraden
Om du behöver veta vem som ska komma till mötet, be om bekräftelse i ämnesraden. På så sätt vet de att de måste svara så snart som möjligt redan innan de öppnar e -postmeddelandet. Du kan skriva, "Fredag 10/6 HR -möte, bekräfta ASAP."
Du kan också skriva "Snälla svar: HR -möte 10/6."
Steg 3. Låt dem veta om det är ett akut möte i ämnesraden
Om det är en pressande eller tidskänslig fråga som motiverar ett möte direkt, lägg till en känsla av brådska i ämnesraden. Du kan till exempel skriva något i stil med "Nödmöte måndag 2/31: Cybersäkerhet."
Det är viktigt att notera ämnet för mötet också för att ge dem en uppfattning om vad de kan förvänta sig
Steg 4. Ange om närvaro är obligatorisk eller föreslagen
Om du arbetar för ett stort företag kanske vissa personer inte är närvarande för varje möte. Ange relevant avdelning i ämnesraden eller meddela mottagarna om de måste delta. Du kan till exempel skriva "Obligatoriskt marknadsföringsmöte 10/6."
Om mötet inte krävs kan du skriva: "Föreslaget möte 10/6 om effektiv forskningstaktik."
Steg 5. Använd hela ord i ämnesraden för att undvika förvirring
Förkortningar kan verka effektiva, men de är inte lika specifika som fullständiga ord och kan orsaka förvirring. Till exempel kan "SAP" betyda "system och bearbetning" eller "provtagnings- och analysplan" beroende på vem som är och inte känner till ditt språk.
Det är dock okej att använda vanliga förkortningar som "RSVP", "HR" och "Ons"
Metod 2 av 3: Utforma din e -post
Steg 1. Skriv en kort, vänlig introduktion och en kort anteckning
Att presentera dig själv är nödvändigt om du arbetar på ett stort företag eller om du inte känner alla ännu. Det är också viktigt att nämna i denna korta introduktion om några dokument eller tillbehör måste fyllas i och/eller tas med till mötet.
Gör din introduktion personlig eller relevant för arbetet. Till exempel "Hej team, jag ser fram emot att det nya programmet lanseras nästa vecka!"
Dricks:
Påminn mottagarna om de behöver utföra några uppgifter eller ta med något till mötet. Till exempel, "Som en påminnelse, ta med fyra tryckta kopior av dina leverantörskontaktlistor."
Steg 2. Lista mötesdatum och tid på sin egen rad så att det sticker ut
Detta är viktig information för att människor ska delta i mötet, så du vill att det ska vara tydligt och sticka ut från resten av texten. Inryck 2 rader ovanför och under det och/eller sätt det med fetstil.
- Exempel:”6 oktober, 10:30 - 11:45”
- Om mötet är online, lista tidszonen så att människor i olika tidszoner inte missar på grund av felkommunikation. Du kan till exempel skriva:”6 oktober, 10:30 - 11:45 (PST)”
Steg 3. Lista platsen efter datum och tid
Få platsen att sticka ut lika mycket som datum och tid-särskilt om du träffas på en ny plats, om det är svårt att hitta eller om du vet att några av mottagarna inte känner till platsen. För virtuella möten (antingen via ett liveforum eller videochatt), ange en länk till forumet eller videosamtal för enkel åtkomst.
Var så detaljerad som möjligt när du ger anvisningar. Som exempel:”Kom till konferensrum 592 i Timaren -byggnaden (Nix St. 209). Rum 592 ligger i byggnadens andra nivå, så du måste ta hissen upp från bottenvåningen, gå ut på 12 och använda hissarna på byggnadens södra sida (till vänster) för att gå upp till 59: e våningen.”
Steg 4. Dela syftet med mötet
Låt mottagarna veta vad mötet kommer att åstadkomma. Att erbjuda en kort agenda för mötet hjälper dem att inse vilka uppgifter som måste utföras i förväg. Du kan helt enkelt ange ämnet (som "Cybersecurity Update") eller så kan du ge en tidslinje:
- 10:30 - 10:45 Dela statusuppdateringar för projektet
- 10:45 - 11:10 Jämför och välj genomförbara erbjudanden
- 11:10 - 11:30 Brainstorming och mål för lansering
Steg 5. Korrekturläs din e -post för grammatiska och sakliga fel
De viktigaste sakerna att korrekturläsa är datum, tid och plats för mötet, så se till att du har de rätta! Du kan också korrekturläsa din introduktion, agenda eller andra anteckningar som du kan ha inkluderat för att se till att du har täckt alla grunderna.
Läs din e -post högt för att se till att ditt skrivande är tydligt och koncist innan du skickar ut det
Metod 3 av 3: Använda Outlook eller ett integrerat kalenderprogram
Steg 1. Klicka på "Nytt möte" under fliken Start i Outlook
Om ditt företag använder en kommunikationsdatabas med en integrerad kalender, som Outlook, kan du använda den för att konfigurera ditt möte. Det är vanligtvis den föredragna kontaktpunkten för personer du arbetar med.
Om ditt företag inte använder Outlook eller något liknande kan du skicka inbjudan med ditt arbetsrelaterade e-postmeddelande
Steg 2. Välj en tid och ett datum i fönstret”Schemaläggningsassistent”
När du har skapat ett nytt möte kommer kalenderfönstret att dyka upp. Klicka på "Schemaläggningsassistent" och markera en tillgänglig tid och datum för ditt möte.
Se till att det är en tid då du och de avsedda deltagarna är tillgängliga. Beroende på ditt företags applikation kan du behöva justera dina visningsinställningar för att visa allas schema (utöver ditt eget)
Steg 3. Lägg till deltagare genom att skriva in deras namn eller använda din adressbok
Klicka på textfältet för att mata in namn manuellt eller bläddra igenom din adressbok och välj deras namn från listan. Använd funktionen "Schemaläggningsassistent" för att kontrollera andras tillgänglighet.
Om personer inte är tillgängliga visas deras namn markerade. Assistenten kommer även att visa rekommenderade tidsluckor som passar dig och deltagarnas scheman
Steg 4. Ange start- och sluttider för mötet
Se till att mötets datum är det datum du valde tidigare och klicka på kalenderknappen för att göra eventuella ändringar om det behövs. Använd sedan rullgardinspilarna till höger om tidlistorna för att välja rätt start- och sluttid.
Att lägga till sluttider är mest respektfullt för människors tid så att de vet vad de kan förvänta sig och kan planera sin pendling eller arbeta runt mötet
Steg 5. Klicka på”Möte” under fliken”Möte” högst upp på skärmen
Genom att klicka på den här knappen återgår du till den allmänna mötesskärmen och du bör se din post planerad. Härifrån kan du lägga till ett ämne, plats och anteckningar.
Om du inte ser din post planerad på mötesskärmen, gå tillbaka och upprepa processen tills den dyker upp
Steg 6. Var specifik när du anger ämnet, platsen och anteckningarna
Låt mottagarna veta vad mötet handlar om med några korta ord (t.ex. "Kommande produkttestning"). Var specifik om platsen, ge vägbeskrivningar om det inte är en typisk mötesplats eller om det är svårt att komma till. Lägg till ytterligare anteckningar (som alla förarbeten) som är relevanta för mötet.
- Ange adressen till platsen, även om du tror att de redan vet det.
- Klicka på "skicka" när du är klar.
Dricks:
Undvik alltför breda ämnen som "brainstorming" eftersom det inte berättar mycket för syftet med mötet. Istället kan du säga "brainstorma leverantörer för ny produkt."
Tips
- När du korrekturläser din e -post eller inbjudan, håll den kort och saklig.
- Använd en vänlig, professionell skrivton.
- Dubbelkolla mottagarlistan för att se till att alla som behöver vara där är inbjudna.
- Skriv adresser på raden "bcc" om du vill att alla adresser ska förbli dolda för mottagarna.
Varningar
- Skicka inte inbjudan eller e -postmeddelandet utan datum, tid och plats. Det kommer sannolikt att frustrera dina inbjudna och du får en massa svar som ber om den informationen.
- Skriv inte med versaler, det tolkas som skrikande och är mycket oprofessionellt.
