Du kanske tror att bara skollärare behöver oroa sig för närvaro, men det är faktiskt också en viktig affärspraxis. För små och stora företag kan exakta närvarodata avslöja mycket om effektivitet, lönsamhet och medarbetarnöjdhet. Tack vare modern teknik finns det många sätt att registrera anställdas närvaro och använda data effektivt.
Steg
Metod 1 av 3: Samla närvarodata
Steg 1. Använd bara ett enkelt kalkylblad om du driver ett litet företag
Om du har 5 eller färre anställda, och kanske till och med 10 eller färre, kan det vara bra att använda en mycket enkel närvaroinspelningsmetod. Du kan spåra närvaro och timmar i ett Microsoft Office- eller Google Docs -kalkylblad, till exempel, eller till och med lita på pappersark. Men välj mer avancerade spårningsalternativ om du har fler än 5-10 anställda.
- Oavsett storleken på ditt företag, använd alltid ett tydligt system för att registrera närvaro och timmar. Lita inte på ditt minne eller din anställdes ord när du försöker hålla reda på saker!
- Om du föredrar ett pappersbaserat kalkylblad, leta efter en utskrivbar mall online som passar dina behov.
Steg 2. Gör en mall för Office eller Docs för att effektivisera kalkylarket
Både Microsoft Office och Google Docs erbjuder tilläggsmallar som är utformade för att registrera anställdas närvaro och timmar. Jämfört med ett generiskt kalkylblad kan det här alternativet göra det lättare för dina anställda att ange sina timmar och för dig att spåra och analysera data.
Även om det är mer effektivt än ett vanligt papper eller elektroniskt kalkylblad, är det här alternativet bäst att lämna åt småföretag-de med upp till 20 anställda, kanske
Steg 3. Kontrahera ditt register om det är tid- och kostnadseffektivt
För många små och stora företag är det bästa sättet att registrera närvaro att betala någon annan för att göra det! I de flesta fall kommer dina anställda att ange deras närvaro och timmar i en webbportal eller app, och entreprenören kommer att vara värd för uppgifterna och ge dig regelbundna rapporter baserade på det.
Vissa företag tar ut en schablonbelopp baserat på medarbetarnivåer-till exempel $ 20 USD per månad för upp till 10 anställda-medan andra tar ut per anställd. Jämför kostnader, funktioner och tjänster när du väljer ett tredjepartsföretag för att spåra dina anställdas närvaro och timmar
Steg 4. Hantera registerföring endast om du har IT-kapacitet
Som ett medelstort eller stort företag kanske du inte trivs med att sköta ditt register, kanske av ekonomiska eller säkerhetsskäl. Att spåra närvaro och timmar på 100, 1 000 eller till och med 10 000 anställda kräver en robust IT -avdelning som kan utveckla och underhålla nödvändig datainsamling, lagring och analysinfrastruktur. Dina IT- och HR -avdelningar måste också kunna fungera bra tillsammans!
Utvärdera noggrant kostnaderna och fördelarna med att hantera dig själv kontra kontraherande med en tredje part för att göra det
Metod 2 av 3: Spåra närvaro med Tech
Steg 1. Låt anställda”svepa in” och”ut” med sina ID -kort
Detta är i grunden den moderna versionen av att få anställda att "klocka in" och "ut" med ett papperskort. Fördelen här är att data skickas direkt till din interna eller tredje parts registerinfrastruktur för lagring och analys.
Svepkortstationer fungerar bäst med anställda som håller sig till en enda plats och arbetar regelbundna timmar under sin typiska arbetsdag-till exempel kontorsarbetare, lärare eller fabriksarbetare
Steg 2. Använd biometri eller video för att begränsa”kompisstans” vid ID -skannrar
Medan det var enklare att slå in en sen eller frånvarande arbetskamrat, kallad "kompisstansning", är det fortfarande möjligt att svepa en arbetskamratens ID för dem och uppnå samma syfte. Om du är orolig för att detta är ett problem bland din personal, överväg att investera i måttliknande videokameror eller biometriska skannrar-för att öka säkerheten och noggrannheten för dina kortkortstationer.
- Biometriska skannrar, som vanligtvis kräver fingeravtrycksbehörighet, kan användas tillsammans med ID -kortskannrar.
- Att installera övervakningskameror på dina kortkortstationer kan hjälpa dig att identifiera misstänkta "kompisstötare".
Steg 3. Spåra timmar för out-of-office-anställda med en telefonbaserad app
Svepkort fungerar inte bra för anställda som arbetar hemifrån eller från flera platser. Låt dem istället "slå in" och "ut" med en app installerad på deras arbetsutfärdade eller personliga telefon. I många fall måste de helt enkelt trycka på en knapp för att starta och stoppa en löpande klocka som spårar deras närvaro och timmar.
Om ditt företag redan lägger ut sin journalföring till en tredje part kan denna typ av app ingå som en del av paketet. I det här fallet bör dina anställdas självinskrivna närvarodata integreras sömlöst i ditt övergripande register
Steg 4. Tänk på GPS -plats och tidsspårning för anställda som reser mycket
Denna typ av spårningssystem fungerar bra om du har anställda som reser mellan specifika platser under sina arbetsdagar. Deras arbetstelefons GPS kommer att spåra när de befann sig i angivna arbetszoner, som i sin tur kan användas för att fastställa deras totala arbetstid.
GPS -spårning är en valfri funktion med några "tidskort" -appar. Denna funktion bevaras definitivt bäst för användning med arbetsutfärdade telefoner, eftersom spårning av anställda på deras personliga telefoner kan kännas lite för "storebror" -liknande
Metod 3 av 3: Hantera närvarodata
Steg 1. Krossa siffrorna för att se hur närvaroproblem påverkar ditt företag
Genom att hålla noggranna medarbetarjournaler kan du beräkna hur positiva och negativa närvaromönster påverkar ditt resultat. I sin tur kan du använda dessa data för att justera din arbetsplats och HR -strategier för ökad effektivitet.
Vissa snabba beräkningar kan till exempel ge dig”incidensgraden”-antalet frånvaron per 100 anställda under en viss tidsperiod. Liknande datapunkter, till exempel "inaktivitet" och "svårighetsgrad", kan också användas för att fastställa den ekonomiska effekten av närvaro och frånvaro
Steg 2. Känn igen anställda som följer korrekta närvaroförfaranden
Lite positiv förstärkning kan räcka långt! Använd dina insamlade data för att identifiera anställda med fantastiska närvaroposter. Ge dem offentligt erkännande, beröm och möjligen belöningar-även några presentkort eller en liten bonus kan hjälpa till att uppmuntra andra att följa efter.
Tänk på att "bra närvaro" inte nödvändigtvis betyder att den anställde aldrig missar arbete. Det innebär också att vara samvetsgrann när det gäller att ta ledigt, till exempel genom att lämna ett lämpligt meddelande innan en ledig dag eller stanna hemma medan de återhämtar sig från en sjukdom
Steg 3. Möt en anställd som har närvaroproblem innan du vidtar åtgärder
När dina uppgifter identifierar en anställd med ett närvaroproblem, hoppa inte direkt till disciplin eller uppsägning. Möt istället dem (och en HR -representant eller liknande relevant part) för att diskutera frågan. Lägg en handlingsplan skriftligt som ger medarbetaren tydlig vägledning och riktmärken för att möta närvaroförväntningar.
Du kan till exempel ha att göra med en engagerad medarbetare som kämpar med några akuta frågor hemma. I det här fallet kan du kanske göra några schemaläggningar eller arbetsbelastningsjusteringar istället för att skyndsamt skära loss en värdefull arbetare
Steg 4. Navigera byråkratin noggrant när du disciplinerar eller avslutar en arbetare
Följ alltid ett tydligt och konsekvent förfarande när du utdelar disciplin till en anställd med närvaroproblem, och särskilt innan du avskedar dem. Helst bör du rådgöras av advokat med inriktning på arbetsrätt. Annars kan det som verkar som en skuren och torkad eldning resultera i en dyr rättegång.
