De flesta har skrivit otaliga mejl och undrat varför de måste vänta länge på ett svar. Att ge ett mejl en brådskande känsla är enkelt, men du måste välja dina ord noggrant. Lita på tidskänsliga ord medan du uppmanar läsaren att agera omedelbart. Så länge du håller din e -post kortfattad och konsekvent i tonen kan du få alla e -postmeddelanden att brådska.
Steg
Del 1 av 3: Skapa en ämnesrad
Steg 1. Se mottagaren i ämnesraden
Om du vänder dig direkt till den andra personen sticker din e -postadress ut mer. Du kan göra detta genom att nämna personens namn eller genom att använda orden "du" och "ditt". Dessa ord är direkta, konversativa och uppmuntrar mottagaren att öppna e -postmeddelandet.
- Till exempel, börja ämnesraden med en fras som "Hej Bill!" eller "Ringde du ännu?"
- Om du inte vet personens namn kan du referera till en personlig detalj som mottagarens plats. Säg till exempel "De bästa restaurangerna i din stad."
Steg 2. Använd brådskande språk i ämnesraden
Det är viktigt att förmedla brådskande så snart som möjligt. Uppmuntra läsaren att klicka på e -postmeddelandet genom att inkludera en uppmaning till handling eller en hänvisning till knapphet. Denna taktik tyder på att läsaren måste agera direkt för att dra nytta av e -postmeddelandet.
- Använd till exempel ord och fraser som "Skynda dig!" eller "24 timmar kvar" för att kalla läsaren att agera nu.
- Tips om att något är begränsat, till exempel genom att säga, "Den här artikeln flyger från hyllorna."
Steg 3. Tips om vad som finns i e -postmeddelandet
Följ upp det brådskande ordet med en tydlig bild av vad läsaren bör förvänta sig i e -postmeddelandet. Använd handlingsorienterade ord för att föreslå hur läsaren ska reagera. Se till att du håller ämnesraden tydlig och koncis så att titeln inte är förvirrande.
- Till exempel kan du säga något som: "Skynda dig! Det är en försäljning.”
- Du kan också förklara e -postmeddelandet genom siffror. Säg till exempel "5 sätt att minska din elräkning."
Steg 4. Ställ en fråga till läsaren om ett alternativt sätt att vara engagerande
En fråga kan vara ett bra sätt att antyda vad som finns i din e -post. Frågan måste vara relevant för läsaren. Den bör referera till en brådskande händelse eller ett ämne som läsaren behöver känna till och uppmuntra dem att läsa e -postmeddelandet direkt.
- Du kan till exempel säga "Sista chansen - har du beställt dina biljetter än?"
- Ett annat exempel är "Hur kan du vara mer produktiv idag?"
Del 2 av 3: Strukturera e -postens text
Steg 1. Led med en lösning på ett relevant problem
Förklara i texten varför du skickar e -postmeddelandet. Visa läsaren vad som gör det här e -postmeddelandet brådskande och varför de ska svara på det så snart som möjligt. Var så specifik som möjligt för att föreslå vad den andra personen får ut av att läsa ditt mejl.
- Du kan till exempel säga något som:”Trött på att gå runt på slitna skor? Vår försäljning har märkesskor till låga priser.”
- Du kan skriva "Ring kunden idag för att komma in under tidsfristen."
Steg 2. Beskriv mejlets syfte i korta meningar
Undvik att göra ett brådskande e -postmeddelande långt och förvirrande. Begränsa dig till ett par korta meningar eller stycken. Förmedla ditt budskap på ett sätt som är lätt att förstå och grammatiskt korrekt.
- För att undvika att göra ditt meddelande för långt, försök att göra en lista över de viktigaste punkterna du behöver göra.
- Många företag inkluderar en bild i e -postmeddelandet. En försäljningsannons förklarar e -postens syfte effektivt.
Steg 3. Använd en mild och icke-konfronterande ton
Genom att försöka låta brådskande kan du bli påträngande eller skrämmande. Undvik att kräva att läsaren uppmärksammar och svarar, eftersom detta slår tillbaka oftare än inte. Para istället ihop tidsrelaterade ord med förslag på åtgärder som läsaren bör vidta.
- Säg till exempel”Det finns fem platser kvar på planet. Ring idag för att boka din plats.”
- För att undvika att låta skrämmande, var lite indirekt. Säg till exempel "Identitetsstöld ökar med 5% varje år, vilket gör det viktigare än någonsin att skydda din personliga information."
Steg 4. Inkludera en uppmaning till handling i slutet
Använd den sista meningen i ditt e -postmeddelande för att vägleda läsaren till den åtgärd du vill att de ska utföra. Detta måste vara specifikt, så inkludera all information de behöver för att svara på din e -post. Detta kan vara en knapp att trycka på, en webbplatslänk eller ett telefonnummer.
- Till exempel, om du vill att någon ska ringa, säg "Ring mig idag" och följ upp ditt telefonnummer.
- Ange den exakta webbplatslänken. Om du vill att en person ska se en specifik produkt lägger du upp länken till produktsidan, inte den totala webbplatsen.
- Om du vill rikta någon till en fysisk plats hjälper det till att ge vägbeskrivningar, kartor och andra referenser.
Del 3 av 3: Förfina e -postmeddelandet
Steg 1. Använd en e -postadress som är lätt att känna igen
Många människor ser e -postadressen först, och om det inte känns igen kan de hoppa över e -postmeddelandet. Se till att din e -postadress föreslår vad den andra personen kan förvänta sig att se i e -postmeddelandet. Anpassa din e -postadress för att göra din e -post mer synlig.
- Till exempel, använd ditt namn. E -postmeddelandet ska se ut ungefär som "John Smith, wikiHow" eller "[email protected]."
- Undvik att använda slumpmässiga nummer och symboler, eftersom detta inte är professionellt och får din e -post att se ut som skräppost.
Steg 2. Skapa en deadline för svar på e -postmeddelandet
För att låta brådskande, ge av intrycket att läsaren måste agera nu. Även om du inte har en specifik deadline, låtsas att det finns en. Se till att du refererar till denna tidsfrist så ofta som möjligt under hela e -postmeddelandet.
- Du kan till exempel säga "Den här affären slutar i morgon."
- Om du inte har en specifik tidsfrist, försök att säga "Vänligen svara senast på tisdag" eller "Jag skulle uppskatta om du svarade före 17.00."
Steg 3. Läs om e -postmeddelandet för att säkerställa att det har ett konsekvent syfte
All information i e -postmeddelandet bör relatera till ditt syfte med att skicka den. Detta syfte är det som behöver betonas i ämnesraden och i hela texten. Varje detalj måste leda in i det syftet och berätta för läsaren vad de behöver veta för att agera utifrån det. Redigera alla detaljer som inte passar, eftersom de förringar den brådskande tonen.
- Om du säljer en produkt skulle du inkludera produktens funktioner och största fördelar. Långa berättelser eller små detaljer kan vara störande.
- Till exempel, om du kontaktar en kund, kanske du vill berätta för dem "Spara 20% när du handlar på min nya webbplats."
- Tänk på vad personen behöver veta. Om du redan har kontaktat någon behöver du inte upprepa det du sa tidigare.
Steg 4. Undvik att skriva med stora bokstäver eller stenografi
Bra skrivtekniker och grammatisk känsla gör din e -post så mycket lättare att förstå. Undvik att använda massor av utropstecken eller onödiga versaler. Använd rätt språk och var respektfull.
- Undvik korta ord som "u", "ur", "plz" och emojis.
- Massor av utropstecken, versaler eller siffror kan också utlösa ett skräppostfilter, vilket betyder att din e -post kanske inte syns alls.
Tips
- Håll din e -post konsekvent och användbar från ämnesraden till den sista meningen.
- Se till att e -postmeddelandet fokuserar på det du vill uttrycka. Ta bort allt som strider mot ditt meddelande.
- Läs alltid om och redigera din e -post innan du skickar den. Du hittar ofta platser som måste vara mer kortfattade och brådskande.
