E-post är till sin natur inte lika formellt som brevskrivning. Men du kommer fortfarande att ha tider när du behöver vara mer formell i din e -postskrivning. Tänk på vem mottagaren är och välj sedan en hälsning som passar situationen. När du har förstått det kan du gå vidare till att formatera hälsningen och skriva inledningsmeningarna.
Steg
Del 1 av 3: Med tanke på mottagaren
Steg 1. Bestäm hur formell du behöver vara
Även om du skriver ett "formellt" e -postmeddelande, hur formellt det e -postmeddelandet är beror på personen som tar emot det. Till exempel skulle du inte använda samma formalitet när du skriver en professor som du skulle göra när du sökte ett jobb.
När du först kontaktar någon är det bättre att vara mer formell än du behöver vara, bara för att vara på den säkra sidan
Steg 2. Hitta personens namn
Gör lite forskning för att gräva upp personens namn om du inte redan vet det. Att känna personens namn gör att hälsningen verkar mer personlig, även när du använder formella tekniker för din e -post.
Steg 3. Följ personens ledning
Om personen redan har mailat dig går det bra att kopiera sin hälsningsstil. Till exempel, om de använder "Hej" och ditt förnamn, är det acceptabelt att svara i samma stil genom att använda "Hej" och personens förnamn när du adresserar e -postmeddelandet.
Del 2 av 3: Att välja en hälsning
Steg 1. Gå tillbaka till "Dear
"" Kära "(följt av personens namn) är en gammal vänteläge av en anledning. Det är formellt utan att vara täppt, och eftersom det används så ofta blir det ofta osynligt i en hälsning, vilket är bra. Det gör du inte vill att din hälsning ska sticka ut eftersom det är olämpligt.
Steg 2. Prova "Hälsningar" när du inte vet personens namn
Hälsningar är en relativt formell hälsning som du kan använda i affärsmail, särskilt om du inte vet personens namn. Det är dock alltid bättre att ta reda på personens namn om möjligt.
Du kan också använda "Till vem det kan oroa" om e -postmeddelandet är särskilt formellt och du inte vet personens namn. Men denna hälsning kan vara förskräckande för vissa människor
Steg 3. Tänk på "Hej" eller "Hej" i lite mindre formella mejl
E -postmeddelanden tenderar att vara mindre formella än bokstäver i allmänhet, så du kan komma undan med något som "Hej" i ett något formellt mejl. Till exempel, om du mailar din professor, särskilt en du faktiskt interagerar med, borde "Hej" eller "Hej" fungera bra.
Steg 4. Hoppa över "Hej
"Medan" Hej "kan vara acceptabelt i ett halvformellt mejl, är" Hej "förmodligen inte det. Det är en mycket informell hälsning, även i tal, så du bör undvika det i någon form av formellt mejl. Även om du känner din chef ganska bra, till exempel är det förmodligen bäst att hoppa över "Hej" när du mailar dem.
Steg 5. Använd en titel istället för ett namn vid behov
Ibland, när du skriver till en person, vet du bara deras titel inom företaget eller organisationen. I så fall kan du bara personens titel istället för personens namn, till exempel "Dear Hiring Manager", "Dear Hiring Committee" eller "Dear Professor".
Steg 6. Lägg till personens hedersbetygelse för att göra det mer formellt
Om möjligt, lägg till "Mr.", "Mrs.", "Dr." eller "Professor" före personens namn för att göra det mer formellt. Använd också personens efternamn eller fullständiga namn för att vara mer formellt, snarare än bara personens förnamn.
Del 3 av 3: Formatera och börja e -posten
Steg 1. Lägg hälsningen på första raden
Den översta raden bör vara den hälsning du valt, följt av personens namn. Använd en titel för personen när det är möjligt, till exempel Herr, Fru eller Dr, följt av deras för- och efternamn.
Steg 2. Använd ett komma
I allmänhet använder du ett komma efter hälsningen. I formella brev kan du använda ett kolon, men det är vanligtvis för formellt för ett e -postmeddelande, till och med ett formellt. Ett komma räcker i de flesta fall, även om du kan använda ett kolon om du skriver ett personligt brev i ett e -postmeddelande.
Steg 3. Gå till nästa rad
Hälsningen går på en egen rad högst upp, så när du har skrivit den trycker du på returtangenten för att gå till nästa rad. Om du använder radbrytningar istället för indrag för att göra stycken måste du lämna en tom rad mellan hälsningen och det första stycket.
Steg 4. Presentera dig själv i den inledande meningen, om det behövs
Om du skriver någon för första gången bör du ge en introduktion, även om du känner personen i verkligheten. Att ge personen en aning om vem du är uppmuntrar dem att fortsätta läsa.
- Du kan till exempel skriva "Jag heter Jessica Hills och är marknadsdirektör för XYZ Company." Du kan också inkludera hur du känner personen: "Jag heter Robert Smith och jag går i din marknadsföringsklass (Marketing 101 som träffas tisdagar och torsdagar vid middagstid)."
- Om du redan känner personen och har skrivit dem tidigare kan du använda den första meningen som en hälsning. Till exempel kan du säga "Tack för att du kom tillbaka till mig så snabbt" eller "Jag hoppas att du har det bra."
Steg 5. Kom till sak
De flesta formella e -postmeddelanden måste komma till saken snabbt. Det betyder att din första eller andra mening bör presentera anledningen till att du skriver till mottagaren. Kom ihåg att vara så kortfattad som möjligt när du beskriver ditt syfte.
