En kunddatabas kan eliminera mycket pappersarbete för ett företag och tillhandahålla ett enda arkiv för värdefull kundinformation som kan användas av säljteam, kundsupportpersonal och till och med redovisningsteamet. Även om det är möjligt att köpa mjukvaruprodukter som tillhandahåller grundläggande format för denna typ av databas, kan anpassade databaser skapas genom att ha några grunder om form och funktion i åtanke.
Steg
Steg 1. Köp programvara för skapande av databaser
Välj en produkt som är kompatibel med ordbehandlingen och andra programverktyg som används i verksamheten. Detta kommer att göra det lättare att importera eller exportera data från andra källor, vilket gör det möjligt att undvika att mata in en stor mängd data i den nyskapade databasen.
Steg 2. Bestäm vilken typ av information som kommer att finnas i kunddatabasen
De flesta mönster kommer att innehålla information som företagsnamn, postadress, fysisk adress, kontaktnamn, telefon- och faxnummer och e -postadresser. Ytterligare data som information om avtalsvillkor, prissättning och anteckningar om väntande uppgifter som är kopplade till varje klient ingår ofta i data som samlas in och underhålls i denna typ av elektronisk resurs.
Steg 3. Tänk på möjliga användningsområden för databasen
Tillsammans med att tillhandahålla en centraliserad resurs för att hämta viktiga data, tänk i termer av vilka typer av rapporter som kan skapas med hjälp av data, eller om databasen är avsedd att användas som en resurs för att skapa e -postetiketter, e -postlistor eller till och med listor att använda vid faxsändning. Att ha detta i åtanke hjälper till att bestämma hur man namnge vart och ett av fälten som kommer att innehålla data, och underlätta processen att skapa rapportformat som hämtar från dessa fält.
Steg 4. Ordna datafälten
Skapa en enkel mall som följer en logisk sekvens när det gäller att ange namn, adresser och annan kontaktinformation. Om du gör det blir det lättare att flytta från ett fält till nästa med ett minimum av avbrott och slutföra inmatningen av ett nytt kundrekord inom rimlig tid.
Steg 5. Ange behörigheter för vart och ett av fälten
Detta inkluderar att identifiera vilka fält som ska ingå i rapportformat samt vilka som kan fungera som grund för att sortera eller söka i databasposterna. Att tilldela rätt behörighet till varje fält kommer att påskynda hämtning av rätt data när och när det behövs.
Steg 6. Förbered rapportformat
Några grundläggande format som kan användas ofta kommer ofta att vara tillräckliga, även om nyckelanvändare kan ges möjlighet att skapa anpassade rapporter som innehåller fält som är relevanta för användarens jobbposition och åtkomstnivå till kunddata.
Steg 7. Upprätta inloggningsuppgifter och åtkomsträttigheter
En fungerande kunddatabas innehåller möjligheten att skapa inloggningsuppgifter som endast tillåter behöriga anställda att komma åt informationen. Att gå vidare och tilldela olika nivåer av rättigheter säkerställer att varje användare kan se, ändra och ange data som är relevanta för hans eller hennes arbetsansvar, men inte kan se annan information som är till nytta för annan personal.
Steg 8. Granska och testa kunddatabasen innan den släpps
Prova att använda betaversionen med en liten grupp anställda för att se till att alla funktioner fungerar som tänkt. Använd resultaten från denna testgrupp för att stryka ut eventuella problem med prestanda, format och användarvänlighet. När alla problem har åtgärdats och lösts kan den slutliga versionen rullas ut till hela företaget.
Tips
- Försök att designa databasen så att det finns utrymme att lägga till fler fält eller funktioner när företagets behov förändras. Detta kommer att göra det möjligt att fortsätta använda produkten under ett antal år utan att behöva ersätta den med en mer robust produkt.
- Det är inte ovanligt att en ny kunddatabas tar en längre tid att utvecklas. Även om du använder programvara som gör det enkelt att utföra ett antal uppgifter kan det ta veckor att komma fram till det perfekta formatet.
