Även om de inte används så ofta idag, är en faxmaskin fortfarande en viktig enhet för att snabbt och effektivt överföra viktiga dokument, formulär och handskrivna anteckningar, särskilt på kontorsmiljö. En faxmaskin använder en aktiv fast telefon för att skicka och ta emot dokument, och att använda ett är lika enkelt som att slå ett telefonnummer. När du väl har ställt in din fax och bekantat dig med metoderna för att skicka och ta emot ett fax skickar du enkelt dokument på ett ögonblick!
Steg
Del 1 av 3: Konfigurera din faxmaskin
Steg 1. Placera faxmaskinen
Placera faxmaskinen på en plan yta nära eluttag och ett telefonuttag. Se till att pappersmatningen är vänd utåt. Detta förhindrar att inkommande fax och skannade dokument fastnar mellan väggen och maskinen och förhindrar att de skadas.
Steg 2. Anslut strömkällan
Anslut faxmaskinen till närmaste vägguttag. Se till att anslutningen är sund och att kontakten sitter ordentligt i uttaget. När faxmaskinen är ansluten till strömkällan, se till att den är avstängd under resten av konfigurationen.
Steg 3. Säkra telefonlinjen
En faxmaskin använder en telefonlinje för att skicka och ta emot data för att skapa och skriva ut dokument. De fungerar inte via en internetbaserad telefonlinje. Se till att ha en aktiv telefonlinje och ett telefonnummer till faxmaskinen så att din maskin kan sända och ta emot signaler för att skapa dokumenten.
Ring din kabel- och telefonleverantör för att ställa in en fast telefon om det behövs
Steg 4. Anslut telefonkabeln
En vanlig telefonkabel bör anslutas till faxmaskinens telefonuttag, som vanligtvis finns på maskinens baksida. Den andra änden av sladden ska fästas direkt i närmaste telefonjack i väggen. Dubbelkolla för att se att sladden är ansluten till maskinen och väggens telefonuttag.
Steg 5. Lägg till papper och bläck
Faxet kräver en mängd papper och bläck för att skapa och skriva ut inkommande dokument. Se till att du har dessa tillbehör till hands.
- Innan du lägger i papperet ska du fläta eller bläddra i pappersbunten så att de inte håller ihop. Detta förhindrar papperstrassel.
- Varje maskin kommer att innehålla en viss typ, storlek och antal bläckpatroner. Var noga med att läsa igenom maskinens instruktioner för att avgöra vilket bläck som fungerar bäst med din maskin.
Steg 6. Kontrollera anslutningen
När din faxmaskin är ansluten och papper och bläck har satts i, slå på maskinen och kontrollera telefonanslutningen. Anslutningen måste vara säker för att faxmaskinen ska kunna användas.
- Kontrollera att fasttelefonen är korrekt ansluten genom att ta upp faxmaskinens mottagare om den är tillgänglig på din enhet. Mottagaren ska likna en telefon. Lyssna efter summarens brus från en kopplingston, vilket indikerar att anslutningen är säker.
- Om faxet inte har någon mottagare kan du ansluta en telefon via det externa telefonuttaget på faxmaskinen. Du bör höra summande brus från en kopplingston om anslutningen är ljud.
Del 2 av 3: Skicka ett fax
Steg 1. Slå på maskinen
Se till att maskinen är påslagen och att telefonsladden sitter ordentligt på plats innan du skickar ett dokument. Du kanske vill kontrollera mottagarens kopplingston för att säkerställa att anslutningen är säker.
Steg 2. Använd ett omslag
Ett försättsblad är ett bra sätt att garantera att ditt dokument kommer till rätt person. Detta är särskilt användbart när du skickar fax till ett företag där flera anställda kan använda samma enhet. Ett försättsblad ska innehålla mottagarens namn, deras faxnummer och ditt, din kontaktinformation och antalet sidor som mottagaren bör förvänta sig att få i faxet.
Att inkludera sidräkningen på omslaget är användbart för mottagaren så att de vet om de har fått alla nödvändiga sidor
Steg 3. Beställ dokumenten ordentligt
Var noga med att lägga till sidnummer och placera dokumentets sidor i den ordning du vill att de ska tas emot. Du vill inte att mottagaren ska pussla ihop sidorna. Detta kan orsaka förvirring och kan störa den avsedda innebörden bakom dokumentet. Att beställa sidorna och numrera dem kommer att säkerställa en effektiv överföring av information.
Steg 4. Sätt i dokumenten i skannern
De flesta faxmaskiner kräver att du placerar dokumentet antingen med framsidan uppåt eller nedåt i faxmaskinens skannerdel. Det finns ingen standardmetod för alla enheter. De flesta faxmaskiner anger vilken metod som ska användas med en lättläst symbol på enhetens framsida.
Steg 5. Slå mottagarens faxnummer
Använd knappsatsen på faxets framsida och slå mottagarens faxnummer, inklusive riktnummer. Om du faxar ett dokument internationellt måste du ange landskoden. Om det finns ett företagsnummer som används för extern uppringning (ofta "7" eller "9"), se till att slå den siffran före riktnummer eller landskod och faxnummer.
Steg 6. Skicka dokumenten
När du har slagit numret kräver de flesta faxmaskiner att du trycker på en "skicka" eller "start" -knapp för att överföra dokumentet. Se till att dokumentet överförs om det uppstår ett fel eller papperstrassel. När dokumentöverföringen har lyckats skrivs faxet ut med en lägesrapport eller en bekräftelsesida. Om du får ett felmeddelande kan du försöka skicka dokumentet igen.
Del 3 av 3: Ta emot ett fax
Steg 1. Kontrollera anslutningen
Se till att faxmaskinen är påslagen. Det är också viktigt att se till att faxmaskinen är ansluten till en strömkälla och telefonuttaget för att ta emot fax. Du kanske vill ta upp mottagaren och lyssna på kopplingston för att säkerställa korrekt anslutning.
Steg 2. Kontrollera pappers- och bläckförsörjningen
Du kommer att vilja ge tillräckligt med papper och bläck i faxmaskinen. Om du får många dokument via en faxmaskin ska du kontrollera dessa förbrukningsmaterial ofta. Annars kan detta hindra dig från att ta emot ett dokument i sin helhet eller försena dess ankomst.
Steg 3. Lyssna efter ringsignalen
Faxmaskinen ringer eller ger ett uppringt ljud när den tar emot ett inkommande dokument. Maskinen är inställd på att automatiskt behandla dessa dokument, så du behöver inte göra något just nu. Undvik att trycka på knapparna på maskinen under denna tid annars kan anslutningen störas eller kopplas bort.
Steg 4. Granska dokumentet
När faxmaskinen har mottagit dokumentet kommer den att skriva ut sidorna i den ordning de skickades av avsändaren. Granska försättsbladet för att se till att du är den avsedda mottagaren och att alla sidor har skickats och skrivits ut.
Steg 5. Uppföljning med avsändaren
Om du vill bekräfta att du har fått faxet, eller om du är orolig för att du inte har fått all nödvändig information, kan du följa upp avsändaren via telefon eller e-post. Kontaktuppgifterna kan vara listade på försättsbladet, så hänvisa till den här sidan om du inte har avsändarens information till hands.
